大学人事信息化管理的重要性

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【摘要】大学人事管理人员要适应社会的技术进步，逐渐转变工作方式，改进工作方法完成从管理型向服务型队伍转变，人事信息化管理为工作方式的转变提供了可能，人事信息化管理有着很多的优势，实行人事信息化管理可以提高人事管理人员的工作效率，提升服务水平，促进学校又好又快的发展。

【关键词】大学；人事管理；信息化

随着现代化进步、信息化发展，日益革新的新技术要求我们顺应时展，吸收先进的理念，吸纳并应用新技术，提高工作效率，提升服务水平。目前人事管理正在由管理型在向服务型转变，提升服务质量，势必要求提高工作效率，网络平台办公正在成为一种新的办公趋势。

1.人事管理的现状

1.1人事管理岗位总体偏少

大学的各个岗位数量所占比例均需在省人力资源和社会保障厅处备案，岗位设置数量受限。又由于人事处负责教职工的调离、调入及分配工作，经常有待分配的职工，暂留人事处帮忙，形成人事处的职能部门人手充足的假象。事实上待分配的人员只是短期内做一些事务性工作，但是对于处理大量的专业性、业务性事务，待分配人员无法与专门从事人事管理人员相比，而专业性、业务性事务基本为人事管理的核心工作。随着大学教育办学规模的扩张，人才队伍建设不断壮大，人事管理岗位数量变化却不大，与办学规模形成了较大的反差。

1.2人事管理的事务性工作多而复杂

与专业性、业务性事务相比，人事处事务性工作反而更多，更复杂。具体表现在，事务性工作频繁，如办理教职工的在职证明，办理教职工的收入证明，因私护照的借出及收缴管理，教职工的年度考核表及专业技术职务评审表的归档，新教职工的入职报到，数据统计等都需要大量的人手来做这些事务性工作。因而事务性工作占据的人力资源其实更多。

1.3人事工作关系到学校的安全与稳定

随着时代的进步，管理人员的思想观念也逐渐得到了改变，人事管理队伍其实是一支学习型、研究型、服务型队伍。人才争夺日趋激烈，谁能在服务水平上超越对手，谁将会吸引更多的人才到校工作。时代要求管理人员必须成为服务人员，做好各项服务工作。伴随着大学教育水平的提升，影响力不断扩大，吸引人才的能力增强，教师队伍整体上在不断壮大，人事管理人员面向服务的对象总量同时也在增加。且人事工作无大小，任何一件事情都关系到教职工的切身利益，如果服务不到位，势必会引发教职工的不满，影响学校的安全与稳定。尽管教职工数量的增长增加了工作人员的工作量，工作人员依然要保质保量的完成服务工作，因此，做人事工作必须严谨，容不得丝毫差错，这也是维护学校安全与稳定的要求。

2.人事信息化管理的优势

2.1少跑路多办事，提高工作效率

信息化管理的好处在于信息共享，操作方便。让信息及时动起来，教职工少跑冤枉路，减少教职工的等待时间，提高管理人员的工作效率，提升服务水平。人事管理人员平时要做大量的重复性事务工作，既耗费工作人员的大量时间，也在消耗教职工的宝贵时间。信息化管理恰好能够减少教职工的等候时间，且网上办公流程使管理程序更加规范化、透明化。

2.2方便数据统计，准确上报

人事处掌握着全校教职工的基本信息，因此凡是与人事相关的数据统计皆出自人事部门，这就要求人事处所掌握的基础数据必须准确无误。数据报表样式多，信息量大是数据统计的一大特征。有些报表侧重职称、年龄结构，有些报表侧重学科类别，有些报表侧重岗位类别，还有些报表侧重学历信息、留学信息等等，统计重点五花八门，各式各样。传统的Excel表格方便统计数据，但是大量的报表统计，需要的信息又不止在一两个数据库中出现，有些信息甚至分布在四五个数据库中，此时传统的Excel表格数据统计显现出了短板，报表数据统计方便程度远低于使用信息化平台数据统计。信息化管理平台可以存储大量的数据信息，可以整合各个科室的数据库，将数据高度融合统一，不管报表要求统计任何数字，均可以从信息化管理平台数据库筛选需要的字段数字，大大减小了统计使用的时间成本和劳务成本。且由统一的数据库调用数据，其统计结果不易出错，相较于几个Excel表格之间数据调用，减少了出错几率。

2.3节约资源，释放空间

实行人事信息化管理的一个优势在于，减少了纸张的使用，节约了办公用品的成本，其次纸张资料归档占据了过多的空间，给有限的办公区域带来的一定的影响，而无纸化办公既节约了纸张同时也缓解了办公空间不足的问题。另外信息化办公最重要的优势是，释放了做大量重复性事务工作的人手，这也给学校节约了人力资源成本，缓解了人事部门工作人员不足的问题。事务性工作不可避免，但是大部分事务性工作基本可以在信息平台上完成，人事管理人员要充分认识到这一点，提高工作效率，提升服务水平。

总结

大学人事信息化管理有着得天独厚的优势，与传统的人事管理相比，在于信息平台可以共享信息，可以存储大量的数据，方便数据筛选，方便教职工办理各项业务，教职工少跑路，缩短办事时间，提高管理人员的工作效率，提升管理人员的服务水平。但是实现人事信息化管理需要得到领导的重视，需要一定的财力支持，并且人事管理人员要尽快转变工作方式，适应网上办公，且要经常性对办公平台的数据进行维护，这都需要时间成本。

参考文献：

[1]刘然.地方高校人事管理信息化问题与对策[J].现代经济信息,2017,142.

作者:张辉 单位:西安科技大学人事处