计算机技术档案信息化管理初探

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摘要：计算机技术的快速发展对档案管理工作的影响十分巨大，尤其是计算机存储器内存的不断扩展与记忆功能的不断发展在很大程度上提升了档案信息管理的方便性与效率，并且能够促进档案信息化发展进程。但是，在计算机技术的应用过程中还存在一些问题影响计算机技术在档案信息管理工作中充分发挥作用，限制计算机技术的充分发展与应用。因此，加强对档案信息化管理过程中计算机技术的重要性研究与分析，更有利于相关工作人员重视计算机技术的应用与推广，对提高档案信息化管理也有较大的促进作用。

关键词：档案信息化管理；计算机技术；问题分析；重要性研究

1档案信息化管理中计算机技术应用的问题

1.1计算机档案管理机制不完善。因为将计算机技术应用在档案管理工作中的时间较短，传统的档案信息管理制度并不能完全适应电子档案管理工作，因此，电子档案管理机制不完善，管理工作的基础相对薄弱是当前档案信息化管理中存在的主要问题。表现在以下两方面：一方面是很多企业缺乏完善的电子档案管理硬件设备，尤其是一些计算机设备的配置费用相对较高，很多企业就会尽可能节省这笔费用支出。这直接导致电子档案管理设备配置不完善，在一定程度上限制了电子档案管理效率的提升。另一方面是缺少必要的软件设施。档案信息化管理工作中的重要组成部分就是专业的软件系统设施，这是保证档案信息化管理水平的重要基础。但是，目前我国很多企业进行电子档案管理时并没有使用相同标准规范的软件系统，使档案信息管理行业缺乏标准性与系统性。甚至有的企业根本没有使用专门的档案信息管理软件，依靠人工录入进行电子档案管理，严重影响了电子档案管理的效率与质量。总之，这种不完善的电子档案管理机制对档案信息化管理的限制性相对较大。所以，企业必须重视计算机档案管理工作，加大对计算机档案信息管理的投入力度，增加档案信息化管理的设施设备条件，同时根据企业的长期发展目标与经济变化情况制定合理完善的档案信息化管理制度，提高档案信息化管理的规范化与标准化。1.2计算机档案管理中存在较大的安全隐患。计算机技术在应用过程中本身存在的最大问题就是信息安全问题，并且随着网络运行的发展，当前的网络环境中存在的安全风险与隐患更大，例如，各种病毒、木马的威胁，黑客技术的不断发展也在一定程度上增加了档案信息化管理的风险，还有一些计算机运行环境本身存在漏洞很容易导致档案信息泄露或者被盗等。这就需要企业在进行档案信息化管理时，根据信息管理的实际情况严格设置相关的安全防护措施，例如，加强对防火墙的应用，利用加密技术降低信息泄露可能性。

2计算机技术在档案信息化管理中的应用优势

将计算机技术应用在档案信息化管理工作中是近几年信息管理工作中的重要内容，主要是因为计算机技术的发展十分迅速，可以基本满足当前档案信息化管理的需求，确保档案信息化管理能够适应当前经济发展需求。一般来说，计算机技术在档案信息化管理中的应用优势表现在以下几点：2.1计算机的贮存量逐渐增加。随着经济的不断发展进步，企业的信息数据的增长量十分巨大，而储量丰富的信息数据对档案信息管理也提出了新的要求。尤其对档案信息管理的存储保管手段的要求也越来越高，而对档案信息管理的存储投入也逐渐增加，这十分不利于企业的长远发展。而为了适应信息化时代的发展，当前计算机的内存逐渐扩展，并且随着云存储技术的发展，计算机存储的资金投入也相对较低。因此，在当前档案信息化管理工作中应用计算机技术能够有效降低信息存储的成本，提高信息存储效率与质量。2.2查找信息资源的高效化与便捷化。近些年来，很多企业与单位对档案信息管理工作越来越重视，尤其是各个相关部门经常将档案信息作为工作安排与调度的重要参考依据，因此，如何快速的查找到相关部门需要的档案信息是档案信息管理工作中的重要内容。如果在档案信息管理工作中依靠传统的档案管理方式查找需要的信息资源会严重降低查找档案信息的效率与准确度，这会在一定程度上影响企业的运行效益。而计算机技术中的搜索查找功能可以帮助相关部门根据关键词对档案信息进行查找，然后根据查找出来的档案信息找到需要的信息资源，提高档案信息管理的利用率。2.3计算机技术操作方式简单灵活。使用计算机技术对档案信息进行适当的修改、复制、更改以及传输等可以提高档案信息管理的效率与水平，与传统的档案信息管理工作相比，利用专门的档案信息管理系统可以将档案信息直接导入到计算机软件系统中，然后利用软件对档案信息进行整理与分类，这样可以极大提高档案管理的效率。并且计算机可以对档案信息的图片、文字以及音像资源等进行有效整合与分析，能够确保档案信息资源管理的有效性与完整性。并且因为计算机技术的不断更新与发展，随着经济发展与社会进步，计算机技术的应用可以充分满足档案信息管理工作的需求，使档案信息管理工作紧跟时展。

3档案信息化管理中计算机技术应用的重要性分析

当前计算机技术的快速发展使其在档案信息化管理中的应用优势越来越突出，对档案信息化管理工作的推动作用也越来越明显，特别是在各行各业都对档案信息管理工作越来越重视，计算机技术在档案信息行业中的重要性主要表现在以下方面：3.1社会经济发展与进步的必然趋势。随着经济朝着全球化方向发展，各个大型企业的跨国业务越来越多，为了促进大型企业的全球化发展进度，提高企业的档案信息管理水平非常重要。尤其是在信息化时代中，从某种层面上讲，信息资源是衡量经济发展水平的重要指标之一，已经成为促进企业发展的重要因素之一。因此，重视档案信息化管理工作的发展，将新兴技术应用在档案管理工作中是当前经济发展的必然选择，并且随着计算机技术的快速发展与完善，在档案信息管理过程中应用计算机技术可以帮助企业构建完善的档案信息管理平台与系统，提高企业档案信息管理的效率，并且有利于企业根据档案信息管理的结果对企业员工进行科学合理的调度与安排。3.2档案管理行业的必然发展阶段。计算机技术的快速发展使社会生产生活等各方面都出现较大变革，而档案信息管理是一个企业最基础的管理工作内容之一，对企业的正常运行有重要影响。所以，企业必须根据长期发展的目标重视档案信息管理工作，才能保证对企业员工以及工作内容等进行科学有效地安排，保证企业的运行效益。为了使企业的档案信息化管理工作得到明显提升与变化，充分发挥计算机技术在档案信息化管理中的优势十分重要，尤其是计算机内存的不断提升，云存储技术的不断发展与成熟都为档案信息化管理提供了较强的应用基础。所以，计算机技术应用在档案信息化管理工作中是当前档案管理行业的必然发展阶段。3.3有利于节约企业各种资源投入。计算机技术的自动化与智能化趋势逐渐明显会在很大程度上节省企业的人力资源投入，尤其是通过计算机软件系统可以对企业的档案信息进行智能分析与对比，在保证档案信息管理效率的同时，能够减少人工管理产生的偏差，提高档案信息管理的质量。这会在一定程度上减少对档案信息更改或者调整的资金投入。另外，因为云时代的到来，计算机内存的不断扩展，将档案信息存储在计算机硬盘或者云盘中，能够极大地节约档案存储保管投入，并且无纸化档案管理可以减少对纸张的使用，也能够有效减少自然资源的利用。因此，在档案信息化管理工作中应用计算机技术可以帮助企业节约资金投入、人力投入，并且具有一定的社会效益与生态效益。3.4有助于提高企业的服务管理水平。时代的发展变化与社会的进步对人们的生活方式与思想观念等都产生了较大影响，一般情况下，企业运营的主要目的是获得相应的经济收益，而经济收益的好坏与企业的运营效率直接系相关。为了提高企业的运营效率，必须重视企业的档案信息管理工作，不断对企业的档案信息管理进行更新与改进，提高档案信息管理的质量，进而促进企业人员调度安排的合理性，提高企业的运行效率。在档案信息化管理中应用计算机技术可以对信息资源进行更加合理有效地整合与分类，提高信息搜寻效率与准确度，可以大大提高档案信息管理的全面性、主动性与可靠性，同时能够确保档案信息的完整性与系统性。这样才能提高企业档案管理的经济效益与社会效益。

4结语

总而言之，将计算机技术充分应用在档案信息化管理工作中可以有效提高我国企业与相关单位的档案信息管理效率与质量，并且随着计算机技术的不断更新与发展，这种应用优势越来越明显，应用方式也会越来越便捷。这样可以帮助企业节省较多的人力与物力的同时，提高企业与其他单位的档案信息管理水平，并且能够在一定程度上确保档案信息存储的简单化。因此，将计算机技术应用在档案信息化管理工作中是社会发展的必然阶段与趋势。需要注意的是相关企业以及其他单位在应用计算机技术时一定要根据企业的实际情况对计算机技术进行充分应用，才能保证档案管理工作的质量。

参考文献

[1]张婧.档案信息化管理中计算机技术的重要性[J].信息通信，2015（5）：148.

[2]李晶群.探析档案信息化管理中计算机技术的重要性[J].才智，2017（16）.

[3]初良艳.试议档案信息化管理中计算机技术的重要性[J].电脑编程技巧与维护，2016（9）：62-63.

作者:赵 鸿 单位:云南省昭通渔洞水库管理局