医院档案信息化管理探索

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医院档案是一种特殊的数据资源，记录了医院、医疗科研成果以及病人的相关信息。随着信息技术和互联网技术的广泛应用，档案信息化管理成为当今医院档案管理的必然趋势。然而在实际的医院档案管理工作中，陈旧的档案管理意识淡薄等问题还未得到解决，新的信息化和现代化档案管理问题已经呈现，并且成为限制医院档案发展的瓶颈。本文将探讨医院档案信息化管理存在的问题，并提出相应对策以供参考。

一、医院档案信息化管理存在的问题

（一）信息化水平不高且推进缓慢。原始的纸质档案，记录的信息非常混杂，且数量庞大，要想找到自己想要的信息，需要大量人力，而且需要进行大量的整理校对，不可以直接交换信息。目前，随着社会信息化水平的不断提高，大多数医院档案管理人员选择了现代管理系统。然而，医院档案的整体信息化管理水平并不高，专业管理人员也比较缺乏。一些医院和部门仍然使用传统的手工方法获取档案数据，查询档案信息时也主要采用人工方法，这种模式的效率比较低，档案信息的准确性也得不到保证，无法适应新时代人们对档案的需求。（二）人员素质无法适应档案信息化管理。随着现代科技水平的不断提高，档案信息化提上日程，很多新的开发软件都用在了档案管理上，这在有利于档案管理的正规化和高效性的同时，也对档案管理人员提出了新的要求。然而，在实际的工作中，医院各部门却认为档案管理专业性不强，人人都可以胜任，领导层面也对档案管理投入有限，没有给予应有的重视，导致人员大多兼职或临时充当，甚至还有部分管理人员是从护理科或者从其他科室临时抽调，经过简单培训甚至没有专业培训就上岗，缺乏档案管理的热情，工作积极性和认识性都不足，档案专业性和信息化能力更无从谈起。（三）工作体制不健全影响档案信息化进程。现阶段很多医院在档案管理工作中存在着标准陈旧、部门不协调、分工不明确等问题，这就使得档案信息的收集、管理工作更加随机、盲目。很多非常有价值的医疗文件没有及时收集、整理、存档，这不仅造成了信息的混乱和查询时的困难，也导致了医疗资源的巨大浪费，极大地影响了档案管理工作的完整性和信息化。再者，医院的主要服务对象是病人，病人的诊断信息、住院时日常身体状况等信息均是医院档案的内容。然而医务人员在日常工作中没有足够的精力和能力来维护档案管理，需要专门的档案管理人员来管理档案。这就使得档案信息的收集、管理发生分离，如果缺乏信息化管理，这两个环节之间产生偏差的概率就会增加，将极大地影响医院档案管理的准确性和效率。

二、破解医院档案信息化管理难题的策略

（一）提高管理人员的专业水平，为档案信息化管理提供人力支撑。医院档案管理不仅仅是资料素材的整理与利用，还包括理念输入和意识输送等内容，本质上是一种信息服务和人才教育有机结合的过程。医院应系统地培训档案保管员，提高档案管理人员的专业水平，完善档案管理方法，促进其更加科学化，将医院档案人员的培养纳入人才培养计划中，高度重视复合型人才的培养，提高档案保管员的专业水平与综合素质，实现档案的现代化和信息化管理。（二）收集与管理快速结合，为档案信息化管理夯实基础。档案信息的收集和管理环节是分开的，不能将收集的数据及时上传并进行分析，这是当前医院档案管理工作中存在的最大问题，所以需要对档案管理方式进行不断的改进完善，以解决这一问题。应当对档案管理系统进行细化与完善，将档案管理工作与医院人员的日常工作紧密结合起来，医务人员应该成为档案的第一个管理人员，利用现代科技对信息录入过程进行简化，比如医护人员可以利用平板电脑，通过档案管理录入功能对病人情况进行记录，并及时传递到档案管理系统中，这样患者就能够随时查阅，可以很好的解决档案收集慢、程序多、管理难、数据繁等问题。将档案信息的收集、上传整合在一起，不仅能够及时将收集到的档案信息及时传递到档案管理系统，还确保了档案信息的准确性，同时还能够将上传的信息进行快速分类，确保后续档案管理工作的顺利开展，切实提高档案管理的工作效率。（三）搭建档案管理信息化系统，为档案信息化管理提供动力支持。随着电子技术的快速发展，信息技术应该整合到档案管理工作中，为医院的档案管理提供更好的服务。档案管理现代化的实现需要软硬兼备，医院可以在保存纸质档案的同时搭建档案管理信息化系统，利用计算机来管理医院档案，通过电子文件的方式将医院档案进行存储，能够大幅度降低纸质档案所占空间，促进存储范围、内容以及时间的扩大与延长，进而实现医院档案管理的网络化、现代化，病例档案和文书管理、图表等分类存储，数字化管理，存储方便，查阅容易，轻松共享，更保证了信息的时效性。纸质档案存储与档案管理信息化相结合，共同为医院档案管理可持续发展提供动力支持。按照目前医院档案管理的使用情况来看，大致可以分为以下几个子系统：一是档案储存管理子系统。它能够对所存档案进行自动编号分配和管理，在档案出入档案库时进行实时定位，方便档案管理的同时也实现了档案的动态化管理。二是档案查询管理子系统。主要是在工作人员查询档案时，提供档案目录和档案的出库指令，准确的定位到档案位置，工作人员可以很快找到。三是档案销毁管理子系统。它是在档案失去存在价值时发挥作用，每份档案在存储时都设定了存储的固定周期，档案达到设定好的保管时间时，子系统会提醒工作人员进行销毁或者是自动运行程序进行档案销毁。四是档案安全管理子系统。档案安全管理子系统的主要作用就是保证档案的安全性，通过使用安全监控等现代化的电子安全技术来对档案进行保管，当有非工作人员对档案进行违法操作时，系统会自动进行报警，发送警报至档案管理人员及安全保卫部门，从而实现对档案的安全管理。（四）做好档案的信息保护工作，为档案信息化管理化解风险。信息技术为档案管理工作带来极大便利的同时，也带来了巨大的安全风险。如果数据库的服务器发生宕机或程序产生错误，将导致数据丢失或泄漏。随着互联网的快速发展，数据面临着更多的风险，病毒以及其他网络漏洞将给档案管理工作造成巨大的损失。因此，医院在加强档案管理的信息化的同时，必须重视档案信息的保护工作。医院一方面要致力于利用先进的反攻击和反黑客技术，也要在硬件上加大对防火墙等防御设备的投入，让档案信息的保存更安全更可靠；另一方面，医院要在管理层面上来加强对档案的保护，对电子档案的管理者和设备维护人员进行专业培训、开展工作交流、加强专业知识的学习，让其认识到自身的重大责任，尽最大努力把档案的管理工作做好做强。

总之，在信息化浪潮下，医院档案的信息化管理受到越来越多的关注，也出现了一些突出问题和弊端。理清问题，有针对性的采取相应对策，才能适应新形势下的医疗体制要求，实现医院档案管理的现代化和信息化。

作者:徐刚领 单位:山东省菏泽市立医院