测绘档案信息化管理论文

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摘要:测绘信息化的快速发展，对测绘地理信息档案的管理提出了更高的要求，而传统的档案管理模式远远不能满足目前的需要。本文分析了现有的档案管理方式，重点从管理制度、数字化、数据和业务管理、资源共享、安全防护、基础设施和人才队伍建设等几个方面提出了档案信息化管理方式，最后论述了档案信息化管理流程。

关键词:测绘地理信息档案;管理;信息化

随着国民经济和社会信息化进程的加快以及测绘地理信息的广泛应用，测绘信息化也得到十分迅猛的发展。测绘地理信息档案作为测绘基础性战略资源，也是国民经济和社会发展不可缺少的基础性、战略性资源，其信息化是测绘信息化不可或缺的重要组成部分。长期以来，测绘生产单位一直存在着忽视档案管理和开发利用的现象，测绘地理信息档案长期处于封闭状态，给档案的有效利用带来了很大的影响。目前，大多数测绘单位对档案的管理方式仍采用手工记账式或电子文件记账式，提供测绘地理信息档案服务仍要以传统的数据刻录、纸图输出为主，档案信息的分发、交换仍采用离线拷贝和签订保密协议的方式，其管理、分发、共享交换等手段较为滞后，不能有效地对档案进行科学管理，充分发挥档案的重要价值。如何进行有效的测绘地理信息档案的管理，是急需解决的一个问题。因此，需建立一套数字化、信息化程度高的档案管理模式，来存储管理测绘地理信息档案，提高测绘成果档案的管理效率和档案资源的利用率，更好地满足社会经济建设对测绘档案资源的需求。

1档案现有管理方式

1)测绘地理信息档案数据管理方式测绘档案从中华人民共和国成立前至今，涉及不同时期、类型和来源的档案信息，内容繁杂、信息体量较大。档案一般以纸质文档或介质(磁盘、光盘、硬盘等)存储在档案室，存储空间大，维护不方便，查询检索费时，利用效率低;另外，以介质为载体的档案电子实体数据分散存储于各载体上，管理方式大部分是手工记账式或电子文件记账式，仅有少部分单位开始利用数据库存储管理，这种管理方式对于历史资料档案来说，很多信息没有统一管理起来，不便于档案信息的检索与利用，也不能很好地支持档案信息资源的数据挖掘。2)测绘地理信息档案业务管理方式档案业务管理包括资料接收、档案借阅、档案归还、档案销毁、成果分发等业务。目前，资料的接受、档案借阅与归还业务由专门的档案管理员负责，通过手工记账式进行管理;成果分发通过刻盘、打印、拷贝等离线方式进行;档案资料的查询采用手动查询或文档编目查询的方式。各种业务办理是相互独立的，彼此之间没有关联，没有形成统一的业务办理流程和一体化管理模式，办理方式也是以人工干预为主、自动化为辅，没有实现业务管理的规范化、流程化、自动化和智能化，管理机制和手段比较落后。3)档案信息共享模式测绘资料档案作为国家重要的数据资源，具有重要的价值，但档案信息资源只是以内部资料的形式进行存储和管理，测绘资料的利用受到了限制。目前，只是将档案目录在互联网中进行，仅提供档案信息的目录查询，可查阅检索档案的人员非常有限，主要是档案管理人员，其他人员则需要通过档案管理人员才可以检索或查阅，信息的不开放导致档案的利用程度较低。4)档案信息安全管理模式纸质档案分类存放于档案室档案柜中，并配置专门的档案资料管理员进行档案资料的管理，确保资料档案的存储安全。分发时，加盖测绘资料专用章，通过申请审批相关文件、签订保密协议、责任到人的方式确保涉密档案资料的安全，通过保密号、印章、版权等信息进行资料溯源。电子档案存储时，采用光盘、硬盘、磁带等多种介质存储，统一存放在档案室，并在异地进行了存储备份，确保电子资料档案的存储安全。分发时，通过刻盘、拷贝的方式以光盘、硬盘为介质进行传输，在数据精度上与原始数据保持一致，没有设置任何电子档案版权保护，只是通过申请审批相关文件、责任到人的方式进行涉密信息安全控制。目前，电子档案的安全存储、保护数据安全是档案信息化管理中的重要问题。

2档案信息化管理方式

1)建立健全测绘档案管理制度，实现档案的规范化管理测绘档案管理制度是对档案管理工作的约束。信息化测绘档案的管理制度重点应针对数据档案制定相应规范和标准，重点要规范数据档案的分类、归档范围、整理立卷、著录标引、归档移交、接收检验、日常维护、异地备份、存储介质及系统升级换代、信息安全保护、共享等管理的各个环节。主要包括档案分类规范、档案建档规范、档案著录规范、档案数字化技术规定、档案共享服务模式与接口规定等方面内容。2)整理整合测绘资料档案，实现档案数字化和电子化依据建立的档案分类规范、档案数字化技术规定对存档的资料档案实体进行分类和整理，并结合档案信息化业务管理要求和数据库建设需要，对馆藏的各类资料档案进行扫描数字化和元数据采集录入，通过扫描将纸质档案转化为电子资料及电子文件，实现档案的数字化和电子化，为后期的档案信息化管理奠定基础。3)建立档案数据库和统一管理机制，实现档案数据管理信息化通过地理信息技术、数据库技术等技术手段，按一定的标准、规范建立档案数据库，并建立档案数据库管理系统，提供档案的规范化管理、数字化管理、空间化管理和信息化管理，形成档案统一管理机制，实现档案数据管理由手工管理方式向信息化管理方式的转变，满足测绘地理信息档案数据的信息化管理需求。4)建立并完善档案业务全生命周期管理机制，实现档案业务管理信息化基于测绘资料档案移交归档、贮存和共享相关标准规范，建立并完善资料接收、组卷、鉴定、归档到档案著录、保管、销毁、编研、和利用等全生命周期的档案业务信息化管理过程，形成测绘资料档案移交归档、贮存和共享的长效机制。根据档案机制，建立档案、利用一体化的管理体系，提供虚拟库房信息化、电子标签信息化、档案信息共享等手段，提升档案业务管理水平和档案资源的利用程度。5)建立档案信息分布式共享机制，实现档案信息资源共享采用计算机、数据库及网络技术，面向不同的网络环境，在分布式网络环境下，基于云架构建立档案资源信息的共享平台。在统一的平台技术架构下，建立各级节点的档案资源信息和共享机制，实现各级档案资源中心的信息，从任意一个分布式网络节点上能够检索、调用档案信息资源，实现全国范围内测绘资料档案信息的共享，较大限度地提高测绘档案信息资源的共享利用程度和信息化水平。6)建设完善档案信息化安全管理的防护措施，确保档案信息资源的安全采用较高安全的软硬件系统以及网络安全技术，提高档案信息化管理的安全防范措施。通过升级档案存储设备，建设档案管理专职队伍，制定安全管理制度，确保数字档案信息在接受、归档、存储和传输过程中的安全。采用测绘地理信息档案原始性认证技术，通过脆弱水印技术，建立测绘地理信息档案原始性认证模型，有效甄别电子档案是否被篡改，是否是原始档案数据，在哪里篡改，实现对电子档案的可靠认证;基于可逆水印技术，建立测绘地理信息电子档案精度降低模型，降低档案数据精度，使得电子档案日常能以低精度形式存储，从而保证档案的安全。在电子档案需要使用时通过可逆水印的自恢复模型进行数据的无损恢复，使得数据也能够正常使用，确保档案在分发利用过程中的安全。7)加强档案管理人才培养，提升档案信息化管理人员素质档案信息化管理工作是一项科学性很强、理论基础和业务技能相结合的工作，要求管理人员知识面广，既要有档案管理专业的知识，又要懂得相关测绘技术知识、地理信息系统知识、计算机知识和网络安全知识。推进档案管理的信息化，首先要有具备测绘档案管理能力的复合型人才。可通过函授、参加学术交流会、定期组织培训、邀请相关专业的专家进行授课等多种方式，加强档案管理人员的业务学习，提升业务素质，完成档案信息化管理的复合型人才的培养，使其具备数字化、信息化档案管理的能力。8)加强基础设施建设，保障档案管理信息化基础设施是测绘地理信息档案信息化管理的重要保障，包括机房、网络、服务器、数据库、存储备份等软硬件。利用网络技术、计算机技术等将所有设备进行集成，形成档案信息化管理的运行环境系统，满足测绘地理信息档案管理信息化稳定、高效、安全运行的需求。在机房建设上，建设符合国家GB/T50174的B级机房标准和秘密级机房建设要求的标准机房。在网络、硬件等支撑环境建设上，采用云计算技术，搭建内部私有云平台。在云平台搭建过程中，充分考虑大数据中心运行的需求，完善网络安全保障体系所需的软硬件环境，优化档案信息化所需的软件支撑环境配置。服务器系统采用虚拟化技术，实现计算资源的虚拟化管理，可动态、灵活地按需分配计算资源。档案数据存储采用SAN和NAS相结合的存储架构，利用磁盘阵列和存储虚拟化技术构建存储资源池，实现存储资源的统一整合与集中管理。档案数据备份采用一体化备份设备，实现了基于文件系统、数据库、虚拟机等不同类型数据和对象的自动备份。网络核心区域带宽为万兆，业务区域带宽为千兆。

3档案信息化管理流程

测绘地理信息档案信息化管理的流程主要是资料接收、组卷、鉴定、归档到档案著录、保管、销毁、编研、和利用等全生命周期的档案信息化管理过程。可分为资料接受、组卷整理、建库管理、应用服务4个阶段，如图1所示。1)第一个阶段是资料接收，测绘生产单位汇交资料，档案管理单位接收并检查资料，其中检查包括资料的完整性、准确性和一致性等检查，资料检查通过后进行资料信息的登记，建立资料接受台账。2)第二个阶段是组卷整理，包括资料整理、组卷鉴定、归档，档案整理、著录。首先根据资料档案分类整理规范，整理接收的资料和馆藏的历史档案，资料档案整理完后，对接收的资料进行组卷、鉴定和归档，对馆藏档案进行著录，完成资料档案数据的整理与著录。3)第三个阶段是建库管理，包括档案建库和档案管理。根据整理完的资料档案数据的组织结构和属性特征，进行资料建模和档案建模，依据档案分类规范，进行资料编目和档案编目，建模和编目完成后，根据模型规则，进行资料入库和档案著录，完成档案数据库建设;档案管理包括档案保管和档案销毁，通过档案数据库维护和建立管理台账的方式完成档案管理。4)第四个阶段是应用服务，包括信息、档案应用和统计分析。档案建库之后，进入档案信息阶段，通过档案共享平台完成档案元数据信息和目录的。档案信息之后进入档案应用阶段，用户通过的目录检索找到自己需要的数据，并提交成果申请，审批通过后从档案数据库中提取数据，并加水印，完成成果数据的提供;档案借阅时，用户提交档案借阅申请，审批通过之后进行档案借阅办理。最后是档案统计分析，主要包括档案业务统计、档案专题统计和档案馆藏统计等。

4结束语

测绘地理信息档案信息化管理需从档案管理制度、档案数字化、档案数据和业务管理信息化、共享利用、安全防护、基础设施和人才队伍等几个方面着手，建立档案信息化管理体系，实现测绘地理信息档案的高效、有序、安全管理，满足测绘地理信息档案信息化管理的需求，提高测绘地理信息档案的管理效率和档案资源的利用率，更好地为社会经济建设提供测绘服务。

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作者:雷瑛 王芳霞 单位:甘肃省基础地理信息中心