文书档案信息化管理思考

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一、传统文书档案管理存在的问题

（一）档案整理不够规范，人工查询费时费力。在以往文书档案管理中，几乎全靠人工来操作，而这种方式对管理人员而言是比较不利的，因为文书档案数量庞大，而且分类标准也较为含糊，因而在管理中或多或少会出现档案归类的错误。另外，文书档案是珍贵的文献资料，有很高的参考和利用价值，每天会有较大的浏览量和查询量，管理人员在档案查询以及出借登记等工作上应接不暇，对档案的规范管理更是难以实现。（二）档案资源十分有限，档案损坏现象严重。通常情况下，档案只有一份原稿，这就对档案的保存要求极高。在面临多人同时想要查阅档案时，便会形成一种冲突和矛盾。除此之外，档案还会出现不可逆的损坏。尽管可以利用现代技术对档案资料进行复印和打印，然而其价值却是难以复制的，一旦档案资料被损坏，其损失难以估量。调查发现，在文书档案管理中，每年由于损坏而造成的资料损失大约有100多万份，在这些损坏因素中，还排除了不可抗拒的自然因素，因而传统文书档案管理的改革极为迫切。（三）资金设备投入不足，缺乏管理改革勇气。在科技的推动下，社会各领域中的信息化建设在不断加强，并且取得了不菲的成绩。在文书档案管理中，信息化也发挥了十分明显的作用。然而尽管如此，就全国文书档案管理工作现状来看，信息化管理依旧难以全面开展，造成这种局面的原因可归结为以下两方面：一方面，文书档案信息化管理开展过程中，地方性差异很大，一些地区缺乏有力的财政支持，从而导致信息化建设被迫中断。众所周知，文书档案信息化管理需要大量的资金用来进行信息化网络建设以及相关设备的购置，加之文书档案并不能直接得到客观的经济产出，因而很多政府单位及企业不愿意在此方面进行投资。另一方面，一部分文书档案管理部门安于现状，止步不前，传统的文书档案管理有着固有的工作方式，已经形成了固化的管理方式，管理人员在这种固化的管理思维影响下逐渐丧失了改革管理方式的勇气。

二、文书档案信息化管理的优点

（一）极大地提升了办公效率。计算机在信息处理方面展现了其强大的能力，在传统的文书档案管理中，工作人员更多的是采取手工操作，进行资料的收集、誊写、整理、统计等工作，既耗时费力，效率也不高。而应用计算机软件之后，这一系列的工作就变得简便而有序，管理也更加高效。（二）实现了文件和文字信息的共享。在传统的文书档案管理方式下，企事业单位想要共享信息不是一件易事，这就导致大量的信息被闲置下来，既浪费资源和资金，也给文件信息的查找增加了难度。而借助计算机进行档案管理以后，档案管理更加高效便捷，也更加细致，管理途径也更为丰富。在计算机技术的推动下，档案资料和信息载体能够实现分离，完全可以通过系统间的关联来实现档案资料的利用，极大地提高了档案资料的利用效率，规避了以往的各种限制。（三）电子文件保存的稳定性。同传统纸质档案相比较，电子文件作为信息资料的载体有着更为长久的保存寿命。纸张的寿命完全取决于纤维素性质，纤维素在一定条件下容易被破坏，在文书档案管理工作中，往往会造成资料的不可逆损坏。而在电子技术的保障下，信息数据的存储和利用均借助计算机网络，满足了人们多样性的选择需求，譬如人们可以通过U盘、移动硬盘等作为电子文件的载体，而这些载体的特点就是方便快捷、存储时间长、环境影响小、稳定性强。（四）提高了文件传递的速度和安全性。在日常办公过程中，工作人员私存文件或者文件传递时丢失的现象时有发生，传统的文件传递手段是依靠邮政系统，传递的时间要受到距离长短的限制。并且在传递的过程中容易延误甚至丢失，这就给档案管理人员造成极大不便。而利用计算机技术便可以以电子文件的形式通过网络进行传递，不仅提升了文件传递的时效性，也增强了安全性。

三、文书档案信息化管理的途径

（一）转变档案管理理念，树立信息管理意识。时代的快速发展使各种新技术和新理念不断涌现，文书档案管理也必须要顺应时展的潮流，突破传统管理思维的桎梏，为档案信息化管理奠定坚实的基础，只有管理人员的思想意识更新了，在实际推动信息化过程中才会积极主动。相对文书档案管理部门来讲，必须要转变传统的管理理念，充分认识到信息化对文书档案管理的重要意义，以自身观念转变为契机，为整个管理单位树立典范，从而推动文书档案信息化管理工作的顺利开展。另外，单位领导应做好统筹协调安排，适当加大对档案管理信息化建设的资金投入，从物质上充分保障档案管理信息化建设。（二）加大改革扶持力度，营造良好改革环境。培养和建立一支优秀的文书档案管理团队，仅靠专业技能的加强很难取得良好的效果，还需要营造优秀的信息化建设环境。对专业知识的训练，可能只需要聘请经验丰富的教授就能实现教学目的，但是优秀环境的建立绝非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、协调运作。信息化管理环境建立需要三个步骤：第一，档案管理领导要为基层管理人员提供外出深造的学习机会，增长他们的文书档案管理能力，学习先进的管理理念和制度建设。第二，对成功完成学习考察任务的管理人员，要根据实际情况安排到专业岗位，将新的管理理念应用于实际，并通过结合管理单位的发展需要进行不断完善。第三，将自身的管理心得与其他工作人员进行交流分享，查缺补漏，优化部门文书档案管理系统。（三）搭建信息建设平台，开发新型管理软件。要搞好文书档案信息化管理工作，还必须要搭建一个信息化平台来保障文书档案信息化管理的有序开展。这个信息化平台应囊括档案加工、存储、保密以及查询等诸多功能，满足档案管理的全方位需求，搭建这样一个平台就能够依托平台处理能力，开发合适的管理软件，进一步提升文书档案管理水平和效率，减少工作人员的负担。

综上所述，作为档案管理的重要构成，文书档案详实地记录着一个单位的发展历程。在信息化时代，将信息化技术应用于档案管理中已经成为重要的管理手段和发展方向。文书档案信息化管理正在逐步替代传统的档案管理方式，使档案管理工作更加高效安全，也使档案资料的利用率显著提升，并推动了档案价值的进一步发挥。

参考文献：

[1]王海英.基于信息化环境下的文书档案管理工作[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院,2016:1.

[2]刘莉.浅谈文书档案的信息化管理[J].科技信息,2013（14）:472.

[3]陆天丽.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].黑龙江科技信息,2015（10）:151.

作者:刘亚红 单位:广东省输变电工程有限公司