如何实现人事档案信息化管理

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【摘要】传统管理手段向信息化发展，是信息时代的必然产物，也是提升工作效率，以行为最优化、资源最优化达成理想管理的必要渠道。近年来，各领域均展开了对于信息化管理的探讨。本文基于信息化管理需求，对人事档案进行管理途径的探索，以期能够为相关领域提供一些借鉴。

【关键词】人事档案;信息化管理

从现状来看，信息化管理手段主要是指将信息转变为数字化，再以统计学功能实现管理的形式。在使用信息和调取信息时，可直接根据关键词搜索，在相对更短的时间内获得结果。两者相比而言，在人事档案的管理需求下，采取数字化的管理方式，显然更具有现实优势。

一人事档案信息化管理的优越性

第一，操作简捷。相对于需要制作表格，并在表格中填写文字的方式，人事档案信息化管理的存入功能，无疑有着较大的简捷优势性。使用计算机能够在更短时间内将信息填入完毕，并较大程度上减少“笔误”的发生。同时，在信息存入方面，采取信息化管理的形式，也更为简单便捷。原因在于，档案管理需要归档和分类，在此之后还需要进行排序和编号，由此方便查找。而在计算机中进行操作，此类功能均为一键实现。故此，其优势显而易见。第二，信息处理快捷。基于信息化对人事档案的保存，管理者对特定信息的修改，只需要根据关键词搜索，在获取信息后直接修改并提交便可。而传统档案管理方式，先要在档案簿中查询编号，再翻找相关档案，之后才能够在原档案基础上进行修改。如果修改信息较多，则需要重新制作信息，再将文件放入特定的档案夹中。由此可见，信息化的人事档案处理更为快捷。第三，具有检索功能。传统人事档案管理的查找，主要依据编号实现，如“档案柜编号+排数+位置”的数字组合。而采取数字化的档案管理，则可以直接输入关键词进行搜索，如直接搜索人名，计算机便会在系统中展示人名所覆盖的信息。另外，检索功能还能够满足模糊搜索需求，如通过年龄、籍贯、政治面貌、民族、性别等因素进行搜索，由此也能帮助管理者提供特定信息分类的功能。第四，管理日志。在传统的人事档案管理中，责任意识较强的管理人员会对每次信息操作进行记录，包括信息的修改、覆盖、增加、删减等。而更多的管理人员则不会保留原始记录，导致信息出现问题时，无法在短时间内进行复原。采取信息化管理方式，则可以自动生成管理日志，并保存可设定次数的原始版本，由此避免在特殊需求下难以获取原始信息的问题。第五，保密功能。将用户信息存入到数据库中是目前相对安全的一种手段。原因在于，传统的人事信息管理，即使能够设立独立房间，也不会构建复杂的安保设施。如此意味着，信息的盗取者只要通过大门，便能够将人事信息取出或是修改。而数据库则有着更为严谨的防御机制，“非法”获取信息的成本显著提升。并且，权限管理机制能够将责任主体设置到个人，由此避免滥用职权的情况发生。

二实现人事档案信息化管理的途径

第一，加强信息化建设。在构建的人事档案信息化的基础上，必须要重点考虑到人事管理的全面信息化建设需求。具体在于：其一，基础信息的管理。信息化信息管理与传统档案的信息管理不同，在进行基础信息管理时，应当做到及时地纠错，以及配置相对完善的审查制度，进而保证信息的准确性；其二，确保信息时效性。虽然计算机系统可以保证修改等处理信息的行为，能够第一时间反馈到用户使用页面上。但是，也要考虑到综合时效性的问题。例如，人事管理系统中需要大量的分组依据，在信息进行修改后，要求第一时间改变被修改信息的所有分组标签，并为使用者提供查找和分类功能；其三，信息化管理手段，并不是直接将纸质的档案转变为电子信息，而是需要提供深度的信息管理功能。即以往纸质档案难以借助统计学而实现对公司的人事信息数据化管理，在采用信息化管理后，应当有效地体现该功能，由此为组织发展提供信息助力。第二，实现全文数据库建设。目前，国内在进行人事信息档案信息化管理时，多采用相对简化的方式，即将原有的纸质录入方式转变为电子化录入。不过，虽然在档案信息的安全性和便捷性需求上有所满足，但仍旧维持在原有的管理思维上，并不符合信息管理的根本需求。对此，应当在人事信息管理系统中构建全文数据库的建设，使人事信息能够更加全面地实现管理。例如，企业在对员工进行综合信息评比时，数据库除了员工的基本信息外，还能够进行综合信息对比，并直接反馈给使用者相关结果。事实上，人事档案信息化管理并不是“赶时髦”，而是以企业发展为最终目的所采取的有效管理手段。若是仅将信息录入到系统中，其所能够起到的价值必然有限，并且也会令企业在市场竞争中处于弱势。第三，实现人事档案信息的动态化管理。在以往的组织经营中，档案管理的工作人员多属于“闲职”，档案信息也不会得到更新。可以理解为，企业员工的档案从其进入到企业开始，便一直封存到档案柜中，直至员工离开企业才会将档案取出。存放持续期内多不会对档案内容进行修改，若出现员工的内部调配或升职，也仅是将档案换一个位置。这种档案管理方式，甚至可以直接认定为“看管”，而不是管理。所以，在人事档案信息化建设完成后，应对人事信息进行动态化管理，并及时报备和修改信息，使档案与企业发展同步。同时，不仅要加强档案的管理，也要提升档案的应用，使其具备使用价值。第四，构建档案使用的信息平台。在人事档案信息化建设完成之后，应当设置相应的管理权限，由此促使档案得到更加广泛的使用。例如，除了特定档案管理人员外，其他部门管理者可以获得本部门人事信息查阅的权限，由此增进彼此之间的了解。再如，信息平台中开放绩效管理机制，实现绩效与员工信息的匹配，不仅能够实现对员工的绩效管理，还能够计算出绩效与员工特征的匹配性，进而提出更为合理的绩效模式。事实上，人事档案有着较高的实用价值，能够有效帮助企业提升业绩水平，并为企业挖掘出更有助于发展的核心员工。从“20/80法则”来看，企业能够在人力资源中相对准确地匹配出核心员工，将决定其在市场中的竞争力。所以，不仅是人事档案信息开发者需要注意该需求，企业的管理层也必须要客观地认识到信息价值，由此才能够真正地促进企业发展。

参考文献

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［2］常瑞淇．人事档案信息化管理面临的挑战及对策［J］．信息与电脑，2017（5）

［3］张玉双，田云，肖雨．刍议如何提高人事档案信息化管理水平［J］．山东工会论坛，2015（1）

作者:刘玮 单位:广东金融学院