档案信息化管理问题和实施原则

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［摘要］随着社会信息化进程的加快，数字化信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略性资源。信息技术的高速发展和应用使信息产业成为国民经济中最具活力的支柱性产业之一，大量数字化信息资源的产生促使档案信息化建设提上日程，不仅给档案工作带来了新的契机，而且伴随着信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题，即档案信息化建设。

［关键词］档案管理；电子文件；双套制

随着互联网技术的普及和信息化进程不断深入，信息技术已经渗透到了我们社会活动的各个方面，正在逐步改变着人们的生活和工作方式。档案作为人类改造自然实践活动的原始记录，是人类社会发展进步的宝贵财富，是重要的历史文化遗产，它记载着人类前进的脚步，传承着民族的优秀文化。档案信息化管理是社会信息化的重要组成部分。

一、数字化档案文件的管理问题

1．数字化资源的档案化问题

数字化信息的构成复制多样并且存量庞大:图像文件、电子邮件、电子报表、视频文件、网页文件、数据库文件等。大批量的数据被无序的存储在电脑或数字存储器中，其中很大一部分最终因存储空间的有限而被定期销毁，数字媒体信息在档案化的管理过程中基本处于随机状态，长此以往很可能发生重要档案资源的毁坏和遗失，造成不可挽回的损失。(1)传统类型文件管理流程的不适用。组织业务流程所产生的大量数据是档案工作的主要工作对象，当一个业务流程工作完成后，适时的把相关文件归档，形成组织的过程资产以备查阅。为了长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性，组织机构人员会定期从文件对形成者和社会的意义大小两方面来判别其价值，然后把分布在各个机构的文件按照规定的时间汇集到档案馆集中保存。纸质文件档案化的方法体系已经建立，各类档案管理工作的流程已相当成熟和稳定。文件的档案化管理主要依赖于业务运转的流程和规则，而相当一部分数字化信息，因不能纳入组织的日常业务流程被排除于组织档案化管理过程之外。“电子邮件”是伴随网络最早出现的电子交流工具之一，现今已经成为我们在工作和生活中不可或缺的交流工具，并广泛应用于各级政府和企业的业务系统中。电子邮件的传输和接收协议的制定确保了邮件信息的正确发送，而有关电子邮件的存储和管理方面却没有成熟的规则可循，还有一个很重要的原因就是电子邮件的所属性质不好界定，可能涉及到个人隐私方面的法律问题，这些问题的存在导致电子邮件长久处于一种随机管理状态，更谈不上实施档案化的管理。(2)数字媒体数据的存储问题。很多媒体资源经数字化处理后生成为非文本型数据，而在传统的数据定义中，认为非文本型数据是不能够完整地表达一个事项的，并且其信息组织方式与数据结构复杂多样，很难用结构化的关系数据库进行存储和管理，不能用传统的文本文件管理方式进行处理，所以大多不再归入档案管理。伴随着社会信息化进程的不断推进，电子文件的种类和数量也与日俱增，而档案管理部门的工作重心仍停留在对文本型电子文件的归档和收集，没有认识到多媒体数据和非文本型数据归档工作的重要性，即使要做也苦于没有统一的规范和工具。数据库文件还需不需要档案化的管理?一直是档案界争论的问题，认为数据库系统本身就是来管理和存储相关文件的工具，数据库文件已在数据库中得到了妥善的管理和维护，没有必要再转化为所谓的档案文件。早期，大部分组织都建立了支撑业务流程的关系型数据库，用来管理业务处理所生成的过程数据，随着业务流程的改进，过程数据也在不断的更新变化，而过程数据的形成在结构上具有连续性，这就很难将数据按文件类型简单的分开，传统档案管理方式已经不再适用。这些支撑着机构业务运行的数据，是机构的核心资源，绝大多数具备档案价值，但又不能够按照纸质档案管理办法来进行整理和保存，数据库管理系统也只是对相关数据进行简单拷贝或以备份数据库的方式同构备份数据，并不能进行深层次的整理和分析，不能很好的发挥其组织过程资产的作用。(3)网页格式的文件筛选与存储问题。现今各类组织机构都建设了自己的网络平台，大量的数据以网页的形式存在于流动的网络环境之中，而这些信息中有很大一部分是与组织日常工作相关联的，是组织工作过程的组成部分，应整理和保存，但由于网页文件的内容繁杂、重复率高，而且存在量巨大，很多组织机构都不对其作档案化处置，只是在需要的时候再进行检索和使用。这种处置方式很可能因为网页的不断更新而造成档案信息的缺失。

2．电子文件的存储管理问题

电子文件就是以数字化方式记录的文件。电子文件因其多样的数据格式和海量数据内容倍受档案界的关注，电子文件的档案化主要涉及三个问题:(1)电子文件的类型划分问题。数字化信息的编码格式复杂多样，导致读取和存储过程迥异，有些数据还需要专门的读写工具才可以获取，如何将电子文件有效合理的归类管理，是需要长时间的分析和实践才能完成的工作。(2)电子文件的证据效力。如何证明以数字方式所记录信息的真实性，谁可以证明?(3)信息数字化的相关技术问题。信息的数字化是利用计算机技术实现的，但首先要借助相应的信息技术设备对原始信息进行收集、处理、传输和存储，这样的工作模式导致了数字化信息的设备相关性，特定的信息数字化过程与硬件系统、软件系统紧密相关。包括中国在内的很多国家都作了相当多的研究和尝试来解决上述问题。首要的基础工作是制定系统无关性的电子文件管理规范，还要制定与之相关的档案管理标准。目前，我国档案管理层已制定了许多数字化规范，2005年国家档案局了关于纸质档案数字化问题的行业标准《纸质档案数字化技术规范》，该标准的出台规范了档案信息的数字化过程。通过制定文件管理元数据规范、文件系统设计、文件管理等方面的国家标准，并规范相关实施程序标准，有效解决了电子文件归类和管理问题。针对数字档案长久保存问题，研究和开发系统化的保管方式是下一个阶段档案管理的新课题。随着信息技术的不断发展，各类管理系统已成为人们日常工作中不可或缺的工具，随之也生成了大量各种类型的数字化信息，若不进行科学有效的管理，久而久之就会出现“信息孤岛”问题，导致大量数据信息单元不能自动地实现信息共享与交换，成为垃圾数据。

二、双轨制与双套制问题

目前的电子文件无论从法律保障还是从安全性角度而言，还不能完全取代纸质文件，人们依然存在着对纸质档案的心理依赖和对电子文件的不确信感，纸质文件和电子文件不可避免地在一段时间内相依共存。随着信息系统在各类机构的业务管理中比例不断提高，文件的档案化管理也将会从双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但这也是一个需要长期改进的过程，逐渐消除人们脑海中固有的档案思维。组织业务规程的改进速度还没有完全跟上信息化的进程，是造成双套制普遍存在的根本原因。还有就是缺乏对电子文件长久保存和长期可用等问题的认识，不能很好的掌握与电子文件相关的技术手段。其次的原因是国内的各级各类档案馆将大量地纸质档案转变成电子档案。档案数字化以后就可以轻松实现档案信息资源的网络应用，为需求者提供足不出户的档案查询服务，但如果只是无选择无限度地对档案进行初步的电子化，而不再进行更深层次的数据挖掘和整理，这样的结果只会带来大量人力和物力的浪费，失去创建数字化档案馆的真正意义。虽然信息化发达国家在信息化进程中都把“无纸化”作为信息化的战略目标，但档案的双套制管理还将存在很长的时期，只有当人们的生活和工作活动方式及各类组织的业务流程真正的信息化以后，才能实现真正意义上的单轨制。

三、档案信息数字化的原则和要求

为确保数字化档案的质量，档案数字化工作必须遵循“使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求”这一基本原则，在此原则的基础上遵守以下要求。

1．标准化要求

档案信息数字化以后必须要具备可用性，而标准化的制定正是为了满足这个要求。标准要求:“所有数字化的档案信息必须按照规定的文件格式、技术模式和工作标准进行数字化，在没有特殊要求的前提下尽可能采取通用标准”，只有标准化的基础上开展档案信息数字化，才能确保数字档案信息的通用性。数字档案信息的存储与传递必须依照统一的规范和标准执行，档案数字化标准的制定，首先有利于档案内容的长久保存并节约管理成本，其次避免了在利用网络平台提供高效的档案检索服务时，因系统平台和存储格式的不同造成降低信息存储与传输的效率事件发生。2005年国家档案局制定并了《纸质档案数字化技术规范》，成为了我国档案信息数字化工作的行业标准，其他媒体档案如:照片、录音、录像和缩微影像档案的数字化标准也在逐步制定之中。

2．安全性要求

“安全”是开展档案信息数字化工作之前必须考虑的问题。安全要求有两层含义:(1)档案原件的安全对原始档案进行扫描和摄录是档案数字化工作的必要步骤，为了保证这项工作的顺利进行，就必须做好档案原件的拆卷和搬移等准备工作。对档案进行数字化处理是为了以另外的方式更好的长久保存档案，并不能替代原始档案存在的价值，所以必须在保证档案原件完好性的前提下进行档案数字化处理工作，避免造成档案原件内外部特征的损坏。对于历史久远且具有文物或史料价值的档案，遵守这一点尤为重要，因为一旦发生损坏或丢失可能就没有了挽回的余地。为了确保原始档案的安全性，在开始数字化处理工作前必须合理设计工作流程，工作中严格按照操作规程执行，把数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，确保数字化工作安全有序地开展。(2)档案信息的保密性我国档案行业标准要求“纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定”“对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认”。进行数字化处理的档案一般都是开放性文件，保密级别很低，但这只是针对一定的范围而言，超出了界定的范围则可能涉及到档案保密性问题。因技术和专业人员等方面的原因，档案数字化工程需要外部人员参与或直接指定专业的数字化化处理公司承担，这就必须要对参与数字化工作的公司和相关人员进行严格的安全保密教育，在签订安全保密协议的前提下严格限定其操作权限，管控每一个工作流程，确保保密工作的认真履行。对于内容涉密级别较高或有非常严格使用权限的档案文件，应指定持有相应保密资质级别的专业公司采用特殊设备进行数字化。

3．原真性要求

档案信息的数字化处理工作必须以保持信息内容的原真性为前提。数字化处理只是改变了档案信息的存在形式，是以另外一种更能长久保存档案内容的形式备份了档案原件。“忠于档案原文”是档案数字化工作的首要原则，数字化处理后的档案信息要与原载体上的信息内容保持一致，若信息内容大量的缺失或改变，对档案进行的数字化工作也就没有了意义，所以，应在档案信息数字化处理的每个环节中，都要严格把控原真性的原则，最大限度地呈现档案信息的原始特征。在实际操作中，为了保证信息内容的原真性，必须要对信息生成的文件格式、文件大小和系统处理速度等方面进行测试，采用最佳的配置方案。虽然在文件格式的选取和技术参数的设定等方面都进行了验证，也严格遵照处理规程的执行操作，但由于原始档案的某些特性和处理技术的限制，在某种程度上的信息失真是不可避免的。研发先进的设备，采用更加科学合理的技术方案，把信息失真度控制在允许的范围内是档案数字化工作的终极目标。在档案数字化处理过程中，要保持档案的原始面貌，不要对档案所呈现的内容作额外处理。例如，一个图像文件只要它是原件信息的真实反映，就不能因其有瑕疵而利用图像处理软件对其进行“修正”。又如音频和动态视频文件，由于模拟信号精度较低，其声、像常常伴有背景噪音，我们在对其数字化后不可人为地使用降噪音技术进行额外处理。但是，为避免数字化后的档案信息被改动，采用数字水印等技术对其进行“防篡改”处理则是被允许的，这种处理不但不会改变档案的内容，相反对数字化档案信息的真实性起到了“固化”作用。

4．实效性要求

档案数字化工作耗时耗财，而且工作对象繁杂并数量巨大，因此在工作中必须强调效率和实用性。在进行档案数字化工作前，应当从工作流程、生成文件格式、信息存储模式和加工系统等多方面充分研究，选择最佳的档案数字化方案。在实际工作中，技术方案的选择往往决定着整个数字化工程的成败，而高效可靠的数字化处理系统是工程顺利进行的保障。高效的数字化处理系统由硬件设备、软件系统、工作流程和人员的合理配置组成，而其工作的效率与设备投入并不完全成正比，所以一味追求高配置的硬件设备，而不考虑人员的配置和使用等管理问题，最终导致设备使用效率低下，造成时间和资金的浪费。档案的数字化工作需要大量的资金支持，所以在进行此项工作之前必须认真分析效益成本比，充分确认其必要性。对档案进行数字化处理的最终目的只有两个:(1)更加长久的保存珍贵易损档案而构建数字化复本。(2)提供档案网络检索功能而数字化。深入分析可以看到，无论出于何种目的的档案数字化都只需要进行有限范围的工作。数字化档案的构建并不是原有纸质档案的简单复制，而是为了更好地利用各种电子设备和互联网技术，实现更加多样和便捷的档案应用服务。保证全网档案信息资源的全面和充足的前提下，各档案馆在选定数字化档案时，要加强协作，强化专题特色，侧重将具有自身特色和社会利用价值高的档案首先转化为数字资源，从而实现整体上的互补，减少重复劳动，避免网上数字化档案信息的冗余与浪费。互联网为我们提供了超越时空的广阔环境，原有的时空阻隔被完全打通，网络用户可以有条件的使用存储在网络任一节点上的数字化档案信息。因此，档案机构在确认档案数字化的范围时必须充分考虑网络共享的这一特点。

四、档案信息化管理软件的选择

档案管理软件应具有的功能:

1．各种载体、文本数据的著录及数字化加工，根据需要建立档案目录、图像、文本三种数据库

2．不同格式电子数据的转换著录

3．缩微胶片转换后的图像处理、调整和挂接

4．计算机自动标引、辅助标引、词表抽取及词表索引

5．规范统一的档案XML元数据存储库伴随着档案信息化管理的不断发展，国内外很多IT企业都纷纷介入档案管理软件的开发和应用市场。例如:brother、edoc2、紫光、量子伟业、上品AMS等。随着计算机和网络技术的发展，档案用户的需求越来越多元化，时效性已经成为评价档案服务的重要标准，传统的档案管理和功能服务模式已经无法满足用户的需求发展，因此，建立支撑档案信息资源共享的技术平台，实现档案信息资源的安全性共享和档案信息的网络化传输，将成为新时期档案信息化管理的核心内容。

［参考文献］

［1］杨公之．档案信息化建设导论［M］．北京:中国档案出版社，2001．

［2］梁正银．归档文件整理指南［M］．武汉:湖北人民出版社，2003．

［3］武刚．信息化管理与运作［M］．北京:中央电大出版社，2007．

［4］何嘉荪，叶鹰．文件连续体理论与文件生命周期理论［J］．档案学通讯，2003，(5)．

作者:陈慧 单位:内蒙古广播电视大学