事业单位人事档案信息化管理问题及对策

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1我国事业单位人事档案信息化发展的趋势

事业单位人事档案是有关事业单位职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。随着计算机网络的迅速普及，人类已经进入信息代时代，计算机能够大量存取数据，查找方便快捷，运行速度快等许多优点，因此应用计算机进行管理的事业单位越来越多，人事档案的管理不甘落后，急需运用计算机进行档案管理，“建立计算机人事档案管理数据库，有利于针对各级干部进行数据化分析，方便领导制定工作方向和管理目标。”有许多机关单位和软件开发商联合，自主研发本单位具体情况下的系统应用软件，比如河北大学自行研究开发的“人事档案管理体系”，哈尔滨医学院利用数据库系统开发的“医学院人事管理系统”，科星公司最近刚刚研究制作成功的“图象人事管理”等，基本能够满足单机条件下人事档案管理的操作，在一定程度上降低了工作人员的工作强度，提升了工作效率，加快了人事档案管理工作的现代化进程。通过上述分析，我们住地，人事档案管理实行现代代管理已势不可挡。就目前事业单位人事档案信息化管理现况而言，就是把运用先进的信息技术，并将其用到人事档案管理方面，用于提升事业单位人事管理的工作效率，其目的不仅有利于人事档案的长期保存，而且还能够降低档案管理人员的工作强度，规范单位人力资源管理系统。

2事业单位人事档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化程度不高，资源共享程度不够

在信息化建设的过程中，并非所有地区均无法投入足够的资本，一些发达城市，早已将系统开发出来，并投入到事业单位或事业单位中进行使用。而科学技术在虽然资金的支持下，满足了目前的信息化管理需要，但是，使用者技术能力薄弱，信息化认识度较低，最终造成了系统的浪费。与此同时，在管理系统中通常会设有一定的使用权限，各部门账号登入后，仅能够查阅本部门人事档案信息，部门之间的资源互通并没有落实。这样的系统使用方式，也造成了管理的不便利性，并不符合信息化的发展需求。如，党委办公室需要调取资评审新近党员，由于系统的局限性，只能够通过党员所在部门或是人事档案管理科进行调取，极大的降低了效率。

2.2人才队伍落后，缺乏档案信息化人才

近年来，各大高校纷纷开展信息技术课程，以期望为社会提供充足的人才，但是在各行各业的需求下，但以高校作为人才供给口，根本无法满足社会的需求。更具国家统计局所出示的信息来看，截至2013年，我国信息化指数仅为41.56（NIQ），而相关人力资源指数却不到NIQ的30%。在人事档案管理方面，社会普遍性的人才缺口，在该行业更为突出，由于人事档案管理单位多为国家性事业单位或事业单位，所能够提供的工资较少，对于技术上专精人才的竞争缺乏优势。而本有管理者限于能力和年龄，学习信息化知识和技术较慢。在综合因素的影响下，人才的缺失，严重制约了人事信息化的发展。

2.3工作系统有待完善，资源的开发与利用共享尚未成熟

从档案的本有属性来看，档案的管理工作第一项就是保密，除了管理者和单位领导之外，任何事业单位员工在未经允许之前，不能对档案信息进行查阅等行为，进而衍生出管理者和普通员工对于档案的认识出现刻板印象。而在现代档案管理，在于资料的流通性，使用者能够根据一定的权限，快速得知员工档案信息，使管理权限中出现的使用者权限，颠覆了以往档案管理的认知。在档案实现网络化管理和信息查阅后，刻板印象却有造成了信息流通性的不足，阻碍了档案使用者的查阅权限，即无法实现准确、有效的信息共享，与信息化的发展需求背道而驰。

3提升我国事业单位人事档案信息化管理的对策

3.1强化管理，实现档案管理系统的信息化

档案信息化管理系统的目标是升级强化档案管理。因此，笔者认为，在档案信息资源的规划和管理过程中，应逐步建立健全档案管理的软件技术，紧密结合事业单位档案管理工作的特征，逐步建立技术含量高、快捷方便的电子档案管理系统，具体做好档案管理的收集、分类、鉴定、保管及调用等环节的信息化、自动化、数字化工作，切实提高档案信息的使用便捷东性。只有不断强化档案与事业单位生产经营活动之间的衔接，才能更好的实现档案管理编码与事业单位生产经营活动相统一、高资源共享的目标。

3.2狠抓软硬件基础建设，推进档案信息化的完善

在采取档案信息的过程中，关键的技术是运用当前信息技术和电子计算机技术下最先进、最具开发潜力的前沿科学。如海量数据存储、图像分类、大量并发查询以及智能检索等技术。总之，事业单位在信息化档案的建设中，应制定与实际相结合，有特征、有技术含量的建设方案。

3.3做好档案数据库和档案管理系统的同步优化工作

建立规范的数据库管理系统，是档案信息化建设的技术支撑。在建设和开发数据库的过程中，档案信息数字化系统，在实现文件处理向数字化管理的转变过程中，有着至关重要的作用。而建立数据库是一个漫长而又复杂的过程，它需要长时间的积累，是一个由低到高、由单个到群体的发展过程。在这个过程中，需要档案业务人员和电脑技术人员的紧密配合，并结合实际情况的变化，灵活开发、建设。一个具有“活性”的数据库，必然有着较高的利用频率和实用效率，不再是单一的库而是一个系统性的库。

3.4档案信息化人才的结构

在信息化档案的建设中，对人才的需求往往是一个长远而广泛的过程，而信息化人才的需求提出了重要的要求。如在档案信息化管理中，奋斗在第一线的是操作型人才，他们是档案管理部门的基础性人才队伍。当下，伴随着办公自动化的不断推广，档案管理工作中更多的需要运用电子计算机管理电子文件的产生、传递和存储。这种操作型人才，首先应具备一定的计算机网络技能，能够熟练运用档案管理软件，具有较强的文件存储、检索和编辑能力。

4结语

总之，事业单位人事档案的信息化建设，作为一项系统性的工程，有着复杂的程序，也需要更多的人力、财力、物力投入，因此。尽管我国的档案信息化建设已取得了一定的成果，然而，依然存在着不小的问题，尤其是事业单位的档案信息化建设，作为事业单位管理的一种创新型模式，对事业单位的发展有着至关重要的作用。因此，强化对事业单位档案信息化建设研究，有着十分重要的意义。

作者:宋宁 单位:山东省济宁市困难职工帮扶中心