灌区水利工程档案信息化管理论文

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1灌区水利工程档案信息化管理中存在的问题

（1）档案管理制度不完善。目前，部分灌区对水利工程档案在工程建设和管理的重要性还认识不够，单位档案管理制度不够完善，档案日常管理松懈，档案收集过程中，制度形同虚设。加之有的档案在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。由于只注重工程建设，没有相应的制度来管控工程档案的同步管理，因而造成工程档案缺失，对建设和运行过程中出现的问题无法提供有效的、科学的数据资料等，直接影响到工程建设和运行维护管理。

（2）档案现代化管理意识薄弱。随着互联网技术的快速发展，大数据时代已经到来，各种智能和应用APP已经普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽视的是，大部分灌区的水利工程档案资料还封闭在各自的档案资料室里，档案管理的现代化意识还很薄弱，导致配备的档案管理设备和管理软件没有起到相应的作用。因此，如何利用互联网、云计算和大数据时代，做好档案数字化和现代化管理工作，是灌区水利工程档案管理快速发展面临的一个现实问题。

（3）档案管理与提供利用难以适应档案网络化的发展需要。这一点主要体现在，灌区水利工程档案数字化的程度很低，跟不上日益增长的档案利用需求。档案管理人员操作不熟练，配备的档案管理设备和管理软件没有起到相应的作用，虽有计算机和档案管理软件，但纸质档案没有实现数字化和进入数据库，还按手工方式在进行查找和查阅。

（4）档案管理专业人员匮乏。目前，部分灌区为了节约成本，档案管理人员一般均为兼职人员，很少配备具有专业档案管理知识的专职档案管理人员。由于档案管理的专业性较强，若是单靠没有接受过专业培训的人员来完成此项工作，失误和错误就难以避免，这样的档案也就不足以为水利工程建设提供可靠的、科学的、完整的依据，必然为水利工程建设和管理带来影响。部分灌区对水利工程档案管理工作并没有严格按照“四同步”的要求展开工作。加之，由于工程建设期间的管理和环境因素等影响，使得水利工程档案的管理无法与工程建设和运行管理同步进行，因此造成档案质量偏低，可参考性和可依据性较差。

2加强灌区水利工程档案信息化管理的对策措施

（1）提高认识，增强做好灌区水利工程档案管理工作的责任感。关键要从三个方面提高认识：一是加强灌区水利工程档案信息化管理和利用，可以实现灌区水利工程档案信息资源的合理配置、科学管理，为灌区建设提供必要的服务。二是完整、可靠的档案信息可以为灌区的综合分析、决策提供有力支持。三是灌区水利工程档案信息化可以实现网络化服务，做到资源共享，提高灌区档案信息利用的效率。

（2）落实相关法规，建立灌区水利工程档案信息化管理标准。一是要熟悉档案管理的相关法规和标准，不仅要重视硬件投入，更要重视符合标准化档案管理软件的投入，使得档案信息化的流程符合国家和地方对于档案管理的标准和要求。二是现有纸质档案的数字化程度高低，决定了灌区档案信息化建设的规模与水平，也是灌区下一步建设数字化档案馆的基础。三是采用统一的数据库，是档案数据库的基础，是有效管理档案系统的基石，是高效调用数字化档案的保障。

（3）加大资金投入，加强硬件设施建设。根据我省灌区的实际建设情况，首先应当配备档案信息化需要的相关基础设施设备，例如，津科JI-110档案管理系统、SQL2000数据库系统、大容量存储系统、高速扫描仪、管理计算机和打印机等设备，为做好档案信息化管理提高技术支持。同时，应对灌区的档案管理人员进行办公自动化和信息化应用技能培训。通过上述措施，可实现灌区水利档案管理的部分数字化和局域网网络化管理，大大降低档案管理人员的工作强度，同时数字化加工后的档案资料信息能得到更好的保存，保证了灌区水利工程资料的安全性和完整性。

（4）加强环节管理，健全档案资料收集和整理工作。档案管理人员要从项目开始立项时，搞清楚项目的隶属关系、完成方式以及项目将要形成哪些文档资料，初步确立收集文档资料的内容，做到确保关键性材料的有效控制。接收资料时，参照水利行业工程技术档案的要求，建立档案目录，根据目录来收集，最后检查收集的材料是否符合归档要求。在灌区水利工程建设中，可适当采用合同约定的方式，预留一定比例的工程合同价款，作为工程档案的保证金。工程参加单位应按照要求收集、整理、归档工程各环节的文档资料，在工程竣工时，经建设单位签发资料交接单后，才支付这笔尾留款项。

（5）完善档案管理制度，树立档案现代化管理意识。建立健全档案管理制度，按照“统一领导，分级管理”的原则，将水利工程档案的收集、立卷、归档任务层层分解，具体落实到各部门，纳入相关的管理程序和职责范围。做到有组织领导，有专业档案管理员，有合适的档案管理制度。管理观念现代化是档案现代化管理的灵魂，通过使档案管理人员现代化意识的提高，可使档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使水利工程档案更好的服务于灌区经济的发展。

（6）积极争取资金，提高档案数字化水平。各灌区可利用续建配套与节水改造项目的信息化资金，加大对灌区水利工程档案的数字化加工范围，开展灌区水利工程档案的整理、扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份等工作，提高灌区水利工程档案的数字化程度。同时，利用计算机和软件技术，使用国家规定的档案管理软件，实现对档案的收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、以及系统自身维护等功能。另外，可依据灌区自身需求和使用环境，建立档案网络版，实现局域网或广域网上档案的授权共享和调用。

（7）加强业务技能培训，提高档案管理人员的素质和能力。一是要提高服务意识、树立服务思想，变被动服务为主动服务。二是定期让档案管理人员参加档案管理方面的培训和学习活动，促进业务交流。三是加强基层档案管理人员在计算机、网络、信息化等相关专业知识领域的学习，为下一步档案数字化建设，档案信息化管理打下扎实的基础。四是档案管理人员对使用的档案管理软件能进行熟练的操作和使用，通过一定的专业培训提升管理人员的业务能力和水平。

3结语

灌区水利工程档案数字化进程和信息化管理正处在起步阶段，需要一个建设和发展的时间历程，因为每个灌区的实际情况不同，所以建设也不能一蹴而就。首先灌区水利工程档案进行数字化需要投入大量的人力、物力和财力，才能实现水利工程档案的数字化，才是灌区水利工程档案信息化管理的第一步。其次，还要选择适合灌区档案管理业务使用的档案管理软件。再次，还要培养一支业务水平高，技术能力好的档案信息化管理人才队伍。最终在互联网和信息技术高速发展的时代里，实现灌区水利工程档案全面信息化管理，实现档案资源的云共享和查阅，为灌区工程建设管理和经济发展做好服务支撑。陕西水利

作者:于君单位:陕西省机电排灌管理站