就创业档案信息管理服务探究

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【摘要】高等职业学校就创业档案管理工作对校内创业工作质量及自身发展均有着重要的借鉴和指导意义。本文分析了高等职业学校在就创业档案管理工作现状、研究创新就创业档案管理工作的意义，提出解决的具体措施，发挥高等职业学校就创业档案的优势价值。

【关键词】高等职业学校；就创业档案；创新服务；措施

创新是引领新时展的第一动力，按照国家教育部就创业工作会议精神要求，高等职业学校应大力开发“双创”新动能，深化创新创业教育改革，把创新创业教育融入人才培养体系。随着改革的不断推进，在提供就创业工作信息服务时，普遍存在信息化水平不高、专业技术人员不足、服务理念与服务水平不到位等问题。笔者现结合徐州幼儿师范高等专科学校就创业管理工作实践，以“以人为本、实践取向、彰显特色、终身发展”为指导思想，对就创业档案信息的创新管理工作提出一些思路与建议。

一、高等职业学校就创业档案信息管理工作现状分析

1.制度不健全，重视度不高。一是许多高等职业学校对于就创业档案信息管理工作没有成文系统的规章制度和管理机制，许多工作人员仍然沿用老办法、老经验处理问题。由于观念老旧、热情不高、思想保守、工作满于现状，使就业创业档案管理工作止步不前。二是许多高等职业学校就创业档案均由年轻的教师和辅导员老师兼任，老师们常常将更多的精力集中在就创业工作活动本身，忽略了后期档案的收集汇总和反馈跟踪过程，无法形成连续完整的档案信息。三是由于就创业档案管理工作居于“幕后”，相对枯燥，与教学、科研工作相比，不易做出成绩、获得褒奖，因此，出现许多高等职业学校对此项工作重视不足，在管理机制建设上往往发展缓慢，很大程度上阻碍了就创业档案工作的作用发挥及服务质量的提升。2.专业人才匮乏，创新力不足。高等职业学校毕业生就创业档案应包括毕业生在校期间档案、就业时档案、就业后档案三大模块。毕业生在校期间档案应包括：个人信息资料、就创业意向、职业生涯规划、社会实践与个人成绩等内容。就业时档案应包括：毕业生简历、推荐表、协议书、报到证等一系列就业材料。毕业后档案则应定期对毕业生就创业情况进行跟踪了解，形成档案资料。因此，毕业生就创业档案管理需要专业人士进行全日制、系统连贯性的管理。由于许多辅导员老师身兼多职，本身就有多种工作在身，时间、精力都十分有限，很难再进行完整的档案工作体系建立与创新的研究。同时，更多追求的高就业率，而忽略了建立系统档案的重要性。许多老师在上岗前，没有接受过专业的学习与专门的培训，对档案管理工作缺乏深入了解，创新的动力与能力都明显不足，无法形成连贯的、系统性的档案工作。3.信息化建设欠缺，经费投入不足。在信息技术高速发展的今天，就创业档案电子化、信息化，将大大提升服务工作效率，其便捷性、及时性、系统性是传统手工操作无法比拟的。目前，许多高等职业学校在信息化建设上才刚刚起步，没有建立完善的管理系统。部分高等职业学校已建立起管理系统模式，但还存在模块缺失、内容不全、管理不够规范等问题。由于领导重视不足、经费投入有限等，导致就创业档案管理系统陈旧、僵化，信息化建设发展停滞不前。

二、高等职业学校就创业档案管理服务系统创新的重要性

1.创新是高等职业学校就创业档案信息管理服务是新时代需要。创新指人们根据一定的目的和任务，运用一切已知的条件产生的新颖、有价值的想法，并把它转化为具体成果的行为模式。在信息大爆炸的时代背景下，随着互联网的高速发展，整个社会已经成为信息社会，各种各样的信息与资讯“海量式”增长，就创业工作所涉及的内容不断更新扩展，相应的档案资料也随之急剧增长，就创业部门在面对如此巨大的冲击时，只有与时俱进，转变传统管理观念，不断改革创新，依托互联网信息技术，借助多媒体传播平台，实现高等职业学校就创业档案服务工作的高效性、开放性、便捷性及互动性。2.创新高等职业学校就创业档案信息管理服务是激发该工作持续发展的内在动力。高等职业学校就创业档案设计内容繁多，延续时间较长。从纵向时间坐标来看，其贯穿了学生从在校期间至毕业后数年之间的数年时间。从横向内容上来看，应包括：(1)各类国家级就创业工作政策文件、会议报告等档案。（2）省级、市级、校级等各类就创业活动资料档案。如：“创青春”、互联网+、淮海职教杯、大学生职业生涯规划大赛等比赛的音频、照片、获奖证书等相关材料。（3）就创业课程建设档案。教师课件、ppt、备课情况、教师论文、经典课程等。（4）就业日常管理档案。包括：就业率的统计与追踪、供需见面会资料、毕业生就业材料等内容。（5）就业后续跟踪。包括：毕业生及用人单位满意度调查、毕业生走访情况反馈、优秀毕业生及知名校友风采等内容。如此庞大的工程，只有通过创新改革就创业档案管理服务系统，采用现代化的信息手段加工处理，传入到网络平台或云端，实现众多模块的智能拼接与资源共享，才能从根本上激发工作与服务的内在动力，提高就创业档案管理工作的效率和服务质量。3.创新高等职业学校就创业档案信息管理服务是推进各大职业院校高质量发展的有力保障。以促进学校高质量发展为目标，创新性改变就创业档案工作服务理念，充分发挥档案资源的利用效率与价值功能，更好的为学校各项发展和中心工作提供服务。一是服务学校宣传与招生工作。在上级领导莅临我校时，就创业档案管理部门通过提供近3年的就创业活动照片、音频及获奖资料等，同时协助宣传统战部完成“就创业优秀校友风采栏”的布置，充分展示了我校毕业生的风采。在招生宣传中，就创业档案材料也为学校增添了特色亮点。二是服务督导迎评及升本大计。省就创业指导中心每年对高校就创业工作进行督导检查，这项工作是高等教育质量保障体系的重要一环，对学校的建设发展有着举足轻重的作用。如：我校在2016-2018年度督导工作中，就创业中心通过提供条例清晰、数据详实的毕业生就业一览表、创业典型案例档案、就创业奖项及满意度调查报告等档案资料，全面细致的向督导组展示了我校就创业实绩。我校的就业基地、创业孵化基地建设、就创业特色课程、毕业生走访、困难生帮扶等工作均获得了评委的一致好评。三是为毕业生和用人单位提供便捷的一站式服务。学校一直践行“全员、全程、全方位”的三全就创业教育模式。通过就创业档案管理服务系统，将学校、毕业生、用人单位三方紧密联系在一起。在确保信息安全性的情况下，毕业生通过查阅、咨询、预约，更有针对性的了解用人单位，提升就业的成功率。

三、高等职业学校就创业档案管理服务创新的措施

1.领导高度重视，建立健全就创业档案管理制度。由校领导牵头，将高等职业学校就创业档案管理工作建设纳入校重点工程，建立起一套科学合理、模块清晰、分工明确、责任到人的管理制度。只有学校从上到下均高度重视这项工作，形成工作合力，才能将这项工作顺利完成。高等职业学校就创业工作档案覆盖面广，设计内容多，档案整理工作历时较长。对毕业生来讲，是其就创业综合能力的重要体现与凭证；对用人单位来讲，是了解学生的重要平台；对学校而言，则体现了办学的综合能力。鉴于就创业档案的重要指导和借鉴作用，可按时间坐标与内容坐标，纵横两条线并进构造就创业档案管理服务系统。从时间坐标上看，可按照学生入校前、在校期间、就业期间、离校后跟踪反馈四大模块划分。从内容坐标上看，可分为就创业市场建设、就创业指导、就创业帮扶、日常管理四大模块。由就业指导中心统筹安排、划分权限，各院系部、校辅导员、就创业课程教师等相互配合、共同协作、共同完善各自模块建设。同时，各院校应建立就创业档案管理专项经费制度，促进工作更好更快发展。2.建立专业就创业管理队伍，提升人员业务素质。专业素质高、业务能力强的就创业档案管理队伍，是提高高等职业学校档案管理工作得以发展的保障。首先，要提高就创业档案管理工作人员的思想素质。使其充分意识到自身工作的重要性，促使其及时学习新知识、不断更新旧观念，认真对待每一份档案资料、每一个数据信息，切实增强责任心与事业心。其次，增强就创业档案管理人员的业务素质。实行专业技能学习培训、使从业人员熟练、规范的进行档案工作管理。可以通过组织就创业档案知识竞赛、有奖征文活动比赛等活动，分批次、有计划的提升工作人员业务能力，打造一支专业化、科学化、规范化的管理队伍。3.依托多媒体手段，实现就创业档案信息化管理。就创业档案许多内容涉及手工、纸质的一手材料，只有将这些资料进行数字化处理后，才能发挥信息化管理的优势。首先，购置现代化的电脑设备、文字传输转化器、扫描仪等设备，将材料数字化后传入网络或云端，进行长久保存，实现合理使用与妥善保管的目的。其次，依托多媒体技术、人工智能技术、微信、企业微信等渠道，实现内部资源共享。同时，可以在就创业指导中心开设查询电脑，在充分确保数据信息安全性和保密性的基础上，学生可通过用户名、密码、验证码，进行自主查询。用人单位及教师，也可通过各自的平台入口，在线获取有针对性的信息，充分发挥就创业档案库的优势，提高利用率，提升档案管理服务的整体水平。4.增强服务意识，打造个性化、特色化服务模式。为更好的提升就创业档案管理服务水平，在创新性信息化管理中，可开辟特色化服务功能。（1）就创业档案统计与查询功能。方便学生查阅档案内容、去向等信息，提供档案数量统计与分类汇总服务，为学校迎评检查提供准确详实的数据，充分发挥档案的利用及开发作用。（2）就创业档案信息传播功能。在就创业档案信息化后，学校可通过信息、案例分享、政策推送、知识普及等模块，实现信息的一站式推广服务。（3）在线咨询功能。为我校毕业生搭建在线解疑答惑的平台，第一时间了解学生困难，提供专业性指导与帮助。大量的就创业典型案例，可为就创业指导教师提供具有针对性的课堂素材。师生之间也可以通过平台，建立起更便捷更直接的联系渠道。（4）就创业案例多媒体功能。生动形象、更具有说服力的就创业案例可以激发教师与学生更大的热情。通过文字、图片、视频、FLASH动画等多媒体手段，最大程度上丰富就创业档案内容，让就创业案例真正活起来，为学校的迎评、宣传等工作提供更好的服务。（5）就创业科研服务。就创业档案信息化，既可以为就创业课程建设提供有价值的素材和基础知识，也可以为学术研究、论文课题提供必要的数据和支撑材料。（6）开发按需服务的功能。特殊群体特殊关注。每位毕业生的能力、特长、性格皆有不同，所面对的就创业情况也不相同。面对每年近2000人的庞大毕业生数，需要开发“按需服务”的功能，有针对性的为毕业生提供帮助。如：贫困生、身体残疾、就业困难的学生，学校可以通过在校期间建档管理、后期跟踪帮扶的原则，对特殊群体提供专门性的就业指导和帮扶政策，切实践行“不让一个毕业生掉队”的工作宗旨。这些特殊学生的就创业档案也必将进一步促进学校高质量发展。

【参考文献】

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[5]武峰.浅议当前高校档案管理工作的创新[J].教育与职业，2012（5）.

作者:刘颖 单位:徐州幼儿师范高等专科学校就业指导中心