基于信息管理档案数字化风险预控

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一、课题必要性

（一）外部环境。随着计算机网络技术的飞速发展，大数据、云计算等新事物的出现，数字档案长期保存的要求与计算机设备存在隔代不兼容的矛盾，容易造成数据的丢失。因此建立风险应对机制和档案信息资源保管体系、采用技术手段进行事故干扰和报警、从宏观层面设计档案信息长久保存是规避风险应采取的必要措施。（二）内部环境。省公司在《关于建设智慧档案的意见》文中提出建设智慧档案是适应信息发展的必然趋势，现代信息技术的飞速发展给档案现代化管理带来新的机遇和挑战，利用好数字化、网络化和智能化的信息化手段，深度挖掘档案信息，实现档案信息“再造”，更好地发挥参谋辅助作用，已成为档案工作未来发展的必然趋势，同时各级档案馆（室）数字档案信息管理、信息服务、信息安全还存在不同程度的薄弱环节和一定的风险。

二、难点和重点

（一）如何保证数字档案信息的长期存取。数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：一是存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。二是对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其他设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存储在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。三是技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。（二）如何保证数字档案不失真。“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。（三）如何保证数字档案信息的安全。安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

三、结论

随着计算机网络技术的飞速发展，大数据、云计算等新事物的出现，数字档案长期保存的要求与计算机设备存在隔代不兼容的矛盾，容易造成数据的丢失。因此建立风险应对机制和档案信息资源保管体系、采用技术手段进行事故干扰和报警、从宏观层面设计档案信息长久保存是规避风险应采取的必要措施。正确应对数字档案的风险有助于档案部门对信息技术的管理更为规范到位、制度更完善，为构建现代化的档案资源体系、创新档案价值、提升档案服务效能奠定基础。

作者:孙美云 单位:国网威海供电公司

【参考文献】

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[2]李雁.试谈新时期档案信息化建设[J].中国电力教育导刊,2008(7).

[3]朱玉美.信息网络的档案个性化服务[J].卷宗,2013(10).