办公室信息管理提升策略

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摘要：随着网络信息时代的到来，各企业的发展竞争不再是传统的质量、信用竞争，如何提升自己的信息能力，充分利用信息管理提升企业核心竞争力，已经成为企业持续发展和保持活力的重要衡量指标。为了能更好地适应社会需求，办公室信息发展对人们提出了新要求，只有将新的信息管理模式有效融入到办公室的各项工作中才能有效提升工作效率。

关键词：办公室工作；信息管理；提升策略；信息参谋；信息收集；信息处理

我国政策的不断推陈出新，使得办公室信息管理发生了改变。在企业中信息会出现较多变化，并且还具有管理范围与信息量较大的特性，这就需要相关部门不定期对信息进行整理，保障各类信息能够与信息管理相统一，进而确保所有数据的一致性。但是传统的档案信息管理的更新速度非常慢，已经不再能够满足现阶段信息管理的需求，所以档案信息管理应顺应时展的潮流向信息化方面转变。

1办公室信息管理的意义

办公室信息管理主要是指在办公室管理的全过程中，对相关信息收集、加工和整理使用信息过程的全称。办公室信息管理主要包括信息收集、信息传输和信息加工及信息储存这四大类内容。这里的信息收集主要是指原始信息的获取，而信息传输是指利用不同途径方法对信息进行目的地转移，确保信息能够及时准确地传输到需求者手中，这样才能真正地将信息的作用最大化发挥。而信息加工是指对收集到的信息内容和形式再一次重新处理。而信息存储主要是指对收集到的信息和内容进行深加工处理，使这些信息的深层次内涵都被显示出来。只有经过以上这些信息处理手段，才能将收集到的原始信息转变成可以被需求者使用的重要信息，从而达到信息适时有效的被利用。同时收集信息的最终目的并不是送到需求者手中就结束了，大部分的有用信息都需要进行存储和保存，待日后工作中的再次调用，这也是信息存储的最终目的。而且通过信息存储还能发现许多规律性的内容，这些规律性内容才能被多次重复利用。信息管理是办公室管理工作的重点，在日常工作管理中扮演着很重要的角色，而信息管理系统则是办公室信息管理工作开展的基础。领导所有决策和计划的实施都需要信息来提供依据，办公室管理工作的核心就是信息处理，而信息处理后的反馈环节则是衡量办公室工作有效性的重要指标。所以，在办公室管理过程中如果能及时收集信息，并对这些信息进行合理使用，对于办公室管理来讲可以创造出很大的效益。办公室日常管理工作中特别突出的特点就是综合性、政治性及服务性，这些特征使得办公室信息管理非常重要，它作为办公室管理工作的核心工作，意义重大。它不仅能够保证我们企事业单位贯彻落实党的各项方针政策，还能提高办公室工作中的决策性和科学性，对于企事业单位的稳定发展起到很重要的促进作用。

2准确把握信息管理工作新形势

2.1信息管理越来越重要

随着信息化时代的到来，办公室管理工作的信息管理也越来越重要。全面掌握信息、分析信息，科学使用信息，已经成为各企事业单位的必修课，也已经成为各级领导必须要具备的基本能力。只有下级部门及时准确地为上级部门上传相关信息，才能满足如上要求。传送信息已经不仅是一项工作要求，已经上升为一项严肃的政治责任和工作纪律。

2.2信息管理工作面临越来越多的挑战

随着信息多元化的发展，信息管理工作也面临越来越多的挑战，第一个挑战就是多元化。由于目前人们社会生活方式和思维方式变得多元化，使得信息工作在信息内容和信息方式上也呈现出多元化的发展方向，这样就给高质量信息的收集和获取带来很大难度；第二个挑战就是多样化。随着我国经济向越来越多元化的方向发展，办公室信息化管理工作面临多样化和个样化的挑战；第三个挑战就是多边化。目前，收集信息的方式方法多种多样，为了能更好地保持和加强信息管理工作，需要更加努力面对多边化的信息挑战；第四个挑战是专业化困难。随着社会经济日益变化，企事业单位各项决策对于信息的专业化要求越来越高。

2.3信息管理工作越来越繁杂

由于目前的信息种类日趋繁杂，信息划分从动态到经验、从经济到政治，还有从预警到反馈，这些变化要求信息管理的种类大量增长，范围不断扩大，所以日常工作中的信息工作已经不能再局限于传统的工作动态上，而是要以“进行时”的状态向“将来时”的信息状态转变，再加上庞大的信息量难免鱼目混杂，良莠难分，由于信息变化速度加快，使得信息化管理工作进入了追求效率的新时代。这些要求对办公室信息化管理工作提出了新的挑战，也带来了新的机遇和新的发展空间，此时就需要以创新的思维和高效率的姿态来迎接这些挑战。

3办公室信息管理工作的要求

3.1进一步增强信息管理工作的敏锐性

保证信息管理高效的基本要求就是要具有高度的敏锐性，这也是做好办公室信息化管理的基础。首先，办公室信息化管理在日常工作中要紧紧围绕工作中心，这也是信息决策的核心内容，只有切实贴近工作重点才能有效甄别工作信息和选择，有效提升信息收集和传输的效率；其次，应突出对重大事件的信息收集和传输。当遇到重大紧急事件时，需要将事件的相关信息及时向领导上报，使上级部门领导能及时掌握事件进度和相关信息，才能尽快提出应对措施，如果不能及时上传紧急事件的相关信息，会使领导失去解决问题的先机，给企事业单位带来严重的不良影响和后果；最后，要深刻认识到信息工作的重要性，严格按信息管理相关要求进行及时上报和相关责任追究制度。

3.2进一步增强信息管理工作的参谋性

信息工作管理的参谋性是办公室信息管理的核心体现，也是衡量信息重要程度的重要指标。首先，必须通过收集信息的可靠性做参谋，以此来体现日常工作效率和业绩，对于这类信息的收集和整理必须要做到恰当合理，必须能够真实反映工作中存在的问题和不足，在尊重客观事实的基础上，用真实准确的信息帮助领导掌握相关情况，从而做到有的放矢地制定解决问题的对策、措施；其次，信息参谋必须有效管用。为了能更好地提高办公室信息管理，必须把信息管理做到高效管用，为领导做决策提供高效参谋的作用。信息必须紧紧围绕“关注点”，向领导汇报的信息必须适用，在日常工作中多收集信息的“闪光点”，尽量收集和上报有特点的重要信息。重点解决那些信息反馈不及时、信息挖掘不彻底、信息上报避重就轻等问题，使办公室的信息动态对路有用，综合信息能做到有深度、有高度，使信息能够在重大事件决策和发展布置时起到关键作用；最后，信息参谋必须具有高度思想。在信息管理的过程中，应该在日常工作中加大对信息深度的开发，在信息收集和汇总时要进行全方位的调研和总结，最大限度地挖掘信息内部的思想性，将信息深度和广度拓展到一定高度，想做到这点就必须要加强日常信息收集的调研工作。信息管理工作要抓住工作重点，选准方向全方位进行调研。

4结语

综上所述，办公室信息管理工作是不容忽视的工作之重，在信息收集和处理的过程中，信息网络是收集、传递和加工信息不可缺少的渠道，是信息源与需求者之间的媒介。要按照“全覆盖、反应快”的要求建立起上下衔接、左右联动、反应迅速的工作网络和机制。

作者:邹庆 单位:国网四川省电力公司自贡供电公司

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