个人信息管理若干问题分析

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1PIM的含义

最早创立PIM术语的Lansdale将PIM视为“人们日常处理、分类和检索信息的方法和程序”【4】，另一个研究者Barreau则将PIM界定为：“由个人开发或为个人创建的、为个人在工作环境中所用的信息系统，该系统包括个人获取信息的方法和规则、组织和存储信息的机制、管理该系统的规则和程序、检索机制以及生产各种输出的程序”【5】。对上述定义进行分析，可以得出以下四点认识。⑴对PIM的定义有许多源于传统的信息管理观点——存储信息就是为了日后检索，“存”与“检”是PIM中2个最基本的问题。其特异之处在于：管理的主体是个人、与记忆密切相关、能运用的资源有限、信息仅为个人所用、常涉及个人隐私。⑵PIM有广义和狭义之分。广义的PIM既包括对“外部”信息的管理，也包括对进入到人们记忆中成为“内部”信息的管理。正因如此，对PIM问题的关注也反映在对记忆、记忆术、认知心理学、人工智能、知识工程、人机交互等的研究上。⑶目前，人们已经从不同角度给出了多种PIM定义，其共同点是一般都把对信息外在形式的管理作为核心要素。信息的非物质性决定了对它的表达、保存和管理必须要利用合适的载体。长期以来，纸张（羊皮纸、牛皮纸）是通过外在形式存储信息的主要载体。随着用信息越来越多地转入纸质载体之中，由此而形成的纸质文献的数量也在不断增长，这给管理带来了挑战。在应对这些挑战的过程中，许多管理信息的理论、技术、方法、工具逐渐被建立或发明出来。但是，随着信息时代的到来，数字信息已经成为PIM必须面对的主要、甚至主要问题。⑷虽然PIM是个人对个人信息的管理，但这并不意味着这些个人信息完全为个人所掌控。事实上，许多与公共事务有关的信息也可能为政府或其他机构所控制，比如政府拥有我们的身份等信息、医院拥有我们的病患和治疗信息、银行拥有我们的储蓄和信用信息等。

2PIM与人体信息处理器

人体本身就是一件十分精致、高级的信息处理器，PIM的产生与发展就是为了弥补人体信息处理器的先天不足。人是大自然的产物，是物质和精神的统一体，天生就存在着对物质和信息的需求，因为精神或意识其实就是信息及信息的运动。人类本性中的一个基本特征就是喜欢收集、存储，这在物理世界和信息世界中均是如此。人要通过信息来认识世界、改造世界、征服世界。人类的成长和人类文明的进步就是人类通过信息不断认识、改造自然和自身并不断完善自身的过程，在这一过程中人类不断地增强着自身的体质、扩展着自身的智慧。前者属于物质活动：获取和利用物质资源，后者属于信息活动：开发和利用信息资源。这两类活动从来都是相辅相成的，差别是在人类成长的不断阶段，其侧重点不同而已。在农业社会和工业社会里，人类的主要活动是物质活动。而当人类迈入信息社会后，其物质性需求已经得到普遍满足，随着科学技术和文化教育事业的快速发展，经济社会联系和分工合作的日益深化，特别是信息技术的普及运用，人类的信息需求被大规模地激发，几乎所有的具备正常信息能力的人都成了信息的生产者、存储者、传播者、使用者。今天，任何人若不能有效地获取、生产、传播、存储、利用信息，他就不能很好地学习、生活和工作。对每个人来说，良好的PIM意味着更能有效地利用自己的宝贵资源（时间、金钱、精力和注意力），最终获得良好的生活质量；对组织来说，良好的PIM意味着能够获得较高的员工生产力和团队合作力；对教育部门来说，研究PIM可以完善面向信息素养的教育计划；对社会来说，PIM可以为记忆普遍不佳的老年劳动者和老年人提供更好的支持。人体经过漫长的进化逐渐变成了一件精致、复杂、高级的信息处理器，只是在信息科学技术不发达的时候这一点未被人们认识到而已。而个人需要管理信息其实是人作为信息处理器的本质决定的，但是信息有许多独特的特点，决定着信息的管理比有形物体的管理更为复杂，它需要许多更为高级、复杂的条件。相对于日新月异的信息现实和人类不断扩展的信息需求来说，其自身信息器官功能的进化一直比较缓慢。随着人类整体的信息生产能力和产量的不断增长，人体信息处理器的能力已经越来越难以满足个人处理信息的需要。进入信息时代，由于信息爆炸、信息冗余、信息过载、信息选择、信息负担等问题的不断出现，这一问题变得更加突出。庆幸的是，由于现代信息技术的发展和普及运用，帮助延长人类信息器官功能的设备、装置和帮助个人处理信息的工具正在不断推出，这些大大推动着PIM应用实践的发展。其实，从历史上看，PIM的发展演变一直与同时代的信息科学技术的发展和运用密切相关，否则人类就只能停留在运用记忆作为唯一工具管理个人信息的原始阶段。今天越来越多的人已经认识到不能落后于PIM技术的进步，开始学习并运用PIM工具来管理自己的个人信息。按照达尔文的进化理论，这是个人适应信息社会发展的必然选择。

3PIM研究的兴起

人的所有活动，包括学习、生活、工作、休闲等都离不开个人信息，这就是PIM的普遍性；个人信息的管理、开发和利用渗透到人在整个生命周期之中，这就是PIM的全局性和长期性；个人信息的管理、开发和利用又和每个人的兴趣、爱好、心理、志向、职业、智力、知识等密切相关，因而PIM具有复杂性；由于信息技术和信息工具的快速发展及其对人类信息行为的影响，PIM又具有明显的动态性。PIM的这些特点表明，不建立一个专门的学科领域将难以解决人类面临的越来越严峻的个人信息管理问题。目前，PIM已经成为国际学术界关注的一个焦点和热点问题。对PIM的研究是伴随着现代信息技术、特别是计算机技术的进步而兴起并逐步深入的。一般认为PIM研究始于1945年，这一年VannevarBush发表对整个信息管理领域都具有开拓性和奠基性的论文——“诚若所思”，他敏锐地发现由于信息的快速生产和学科的日益分化而导致的信息部门化问题，提出运用技术手段解决这一问题的初步设想——设计一种能提高人的信息能力、帮助人工作和思考的信息管理机器——memex，它能存储、查找个人全部信息，补充人的记忆【6】。遗憾的是，由于认识和需求、理论和技术等多方面的限制，在此后的30多年里PIM研究几乎没有取得实质性进展。20世纪80年代出现了个人计算机，利用计算机管理诸如预约、日程、任务、电话号码、通讯地址之类个人信息和交互环境下的个人文件等问题逐渐引起了研究者的重视，并诞生了为其提供初步技术支持的所谓PIM工具。1988年MarkLansdale率先从心理学和行为科学的角度探讨了PIM问题，首次使用per⁃sonalinformationmanagement(PIM)一词【4】，其成果“PIM心理”发表在《应用人体工程学》杂志上。Lansdale认为人类即将进入无纸的信息社会，信息的大量生产、传播和利用将使信息的有效存储和检索越来越成为人类必须面对和处理严重的问题。对那些长期在办公室工作的人员来说，他们迫切需要有效存储与检索信息的方式。Lansdale指出为解决这些问题需要引入信息管理技术、推进信息管理自动化，但是这种技术主导的解决措施其重点是机械地模仿现有的办公室行为或仅按现有的技术来研制解决方案，而忽视了一个根本性问题：心理因素，基于技术的解决方案基本不考虑用户的心理需求，更谈不上运用技术优化业务流程和完善组织结构。为此，他提出要研究信息管理者的心理和行为，并探讨了建立用户导向的信息管理系统开发框架。在Lansdale这些PIM研究先驱者的带动下，PIM逐渐变成了一个新的跨学科研究领域，来自社会学、心理学、人工智能、计算机通信、信息科学、信息管理、图书情报等学科的研究者都开始从不同的角度研究PIM。20世纪90年代，因特网的发展使人类进入到网络时代，快速组织和查找网上信息又变成一个新问题，一些学者开始围绕着这一问题来研究PIM，并发表了不少相应的研究成果，如Etzel和Thomas的《PIM：获得专业效果的工具和技术》【7】、Rosenberg的《PIM：为什么软件产业不能为我们提供更多保持我们生活有序的工具》【8】，Whittaker和Sidner的《电子邮件超载：电子邮件的PIM探讨》【9】，等等。进入21世纪，PIM研究开始向全方位、纵深、实用化方向发展，PIM理论探索日趋活跃，在2003年美国国家科学基金会资助的“信息和数据管理研讨会”上Jones和Maier提交了《关于PIM会话的报告》【10】。PIM应用研究推陈出新，一些企业、高校和研究机构设计了许多PIM软件（如MyYahoo、MyLi⁃brary、CyberDesk、OneNote、EndNote、Keynote等）、推出了许多PIM项目（如MyLifeBits、Lifestreams、StuffINFORMATIONSCIENCEVol.32,No.1January,2014•TheoryResearch•I''''veSeen、KFTF、Haystack等）、研制了众多的PIM设备（PDA、智能手机等）。这些成果的取得，使得个人管理信息实践不断深入，进而推动着PIM研究的进一步发展。PIM的理想目标就是确保人们能在合适的时间和地点，以合适的形式获得合适数量和质量的合适信息，以满足他们当前工作的实际需要【11】。但是严峻的现实是，人们花费了许多时间来克服一个日渐普遍的新问题，诸如电子计算机、智能手机、PDA等新的信息工具的使用虽然在某些方面对我们管理个人信息有所帮助，但是它们往往会导致并加剧信息的碎片化。由于信息分散在不同设备上，且为不同的软件所管理，或具有不同的格式，所以有时候提取这些信息的代价甚至会超过利用它们带来的收益。有时候，对邮件信息、网页索引、电子文件、纸质文件、手写笔记等，我们不得不维护若干个相互独立、基本相似但却根本不同的排序方案，而且如果我们有多个邮件账户、使用独立的（家用和办公）计算机、PDA或智能手机及其它复杂的PIM工具，使用的排序方案还要进一步增多。这些都是所谓信息碎片化的具体体现。人们都希望信息工具和技术的发展能使我们花费较少的时间和精力完成复杂、繁重、易错的信息管理工作，从而有更多的时间去创造性、巧妙地利用现有的信息来完成自己承担的工作。但是，要想使PIM达到这种理想状态，还面临着许多重大挑战。例如，人们完成工作所需的信息经常分散在不同地点和不同装置中，信息还常被分割成不同的碎片分散在相距很远的不同组织之中。从另一方面看，虽然PIM的重要意义显而易见，但是PIM研究领域也处于碎片化状态：有些学者关注的是电子邮件，有些研究的是网络的利用，有些探讨的是纸质文件和电子文件的组织，还有些聚焦的是移动设备的运用。随着这些学者探索的不断深入，他们都迫切希望能够聚集起来共同开辟这一全新的研究领域。自从Lansdale开创了PIM研究之后，经过近20多年的发展，作为一个科学研究领域的PIM已经初步形成。目前，PIM研究可以划分为理论与实践两大问题。PIM基础理论研究的主要内容有：信息项、信息分散化、信息碎片化、信息一体化，个人信息、个人信息集合，个人信息环境、个人信息空间，个人信息整合、个人信息流管理，个体信息差异、个体信息行为、个人信息心理，个人记忆、个人数字记忆，个人隐私、个人信息安全、个人信用管理，群体信息行为、群体信息管理，PIM的架构、演变、领域、活动、过程、方法和技术，PIM的测度与评价，等等；PIM实践与应用研究的主要内容包括：PIM软件、PIM系统、PIM工具、个人信息管理器（PersonalInformationManager，缩写也是PIM），个人图书、资料、文件、邮件、博客、通信、短信、关系等的管理，PIM项目、PIM解决方案、PIM实验，移动与网络环境下的PIM，任务管理、活动管理、日程管理、时间管理，等等。

4PIM国际研讨会

学者们对PIM问题的探讨引起了美国国家科学基金会的关注，为了进一步推动PIM研究的发展，它为2005年1月27-29日在美国西雅图召开的首届PIM研讨会提供了资助【12】。会议的主题是探讨如何运用计算机技术来辅助PIM。会议的组织者都是PIM研究的拓荒者，包括WilliamJones,HarryBruce,NicholasBelkin,VictoriaBellotti,SusanDu⁃mais,JonathanGrudin,JacekGwizdka,AlonHalevy,DavidKarger,DavidLevy,ManuelPerez-Quinones,JefRaskin等。会议重点讨论了当前PIM面临的问题和存在的机遇、PIM方法，具体内容包括：探讨作为一个研究领域的PIM的本质及要素；确定优秀和良好级的PIM的基本特征及测度方法；为确保PIM研究取得成效需要面对的关键问题和挑战；找到PIM的有效方法；建立PIM研究领域的研究共同体。这次研讨会把成功地把PIM研究的主要学者聚集起来，最后还编写了一份内容翔实、得到广泛传播的研究报告，该报告后来成为《PIM》专著及后续PIM研讨会的基础。报告界定了PIM概念及领域进行，绘出了PIM研究的路线图，分析了作为一个实践和研究领域的PIM现状，指出完善PIM实践，推进PIM研究面临的主要挑战，以及迎接这些挑战的方法和建立这些方法的具体建议。2005年度的PIM研讨会是PIM研究者们独立召开的，它在培育广义的PIM研究共同体和指出未来几年PIM研究的主要方向方面发挥着创始作用。由于这次会议取得了圆满成功，之后美国国家科学基金会又资助并和美国计算机协会（ACM，AssociationforComputingMachinery）、美国情报科学与技术学会（ASIS&T，AmericanSocietyforInformationScienceandTechnol⁃ogy）联合召开了3次PIM研讨会，每次会议都吸引了一批在特定领域从事PIM研究的学者参加。第二届PIM研讨会于2006年8月10-11日在西雅图召开，是与美国计算机协会情报检索专业组（SIGIR，SpecialInterestGrouponInformationRe⁃trieval）联合举办的【13】。会议的主题是“既然众说纷纭，那就寻根刨底”，主要探讨的是：当前已经成为一个研究领域的PIM的位置和要素，PIM研究和实践进展的测度方法及优秀和良好级的PIM标准，重新检视2005年会议中提出的关键问题和挑战并予以补充、过去一年半来取得的研究进展，找出可以应对这些挑战的PIM方法，找到PIM研究者和IR（信息检索）研究者进行大范围、双向交流的具体机会。信息检索技术可以帮助人们查找或再现信息，信息过滤技术可以帮助人们确定信息保存的具体位置。但是，对PIM的研究可能要求或激发人们修改信息检索的标准范式。第三届PIM研讨会于2008年4月5-6日在意大利的佛罗伦萨召开【1】，是与美国计算机协会人机交互特殊兴趣小组（SIGCHI，SpecialInterestGroupforComputerHumanInteraction）联合举办的，吸引了从事与PIM相关的人机交互研究的学者参加。会议的目标是找出可行的PIM方法，探讨用于PIM的移动和基于Web的计算分枝，确定测度PIM及其实践进展的方法，找到PIM研究者和HCI研究者进行交流的具体机会。会议的主题的是“即将消失的桌面”，确定这一主题的基本理由是传统的桌面计算机，甚至类似的桌面计算工具可能很快成为数字信息过去的遗物，许多人现在主要依赖移动计算机，只是偶尔才使用大键盘和显示器，还有些人使用多种联网设备来存取、组织和管理自己的个人信息。由于移动和网络计算技术的发展正在脱离传统的数字桌面，这给PIM带来了新的挑战和机遇，会议还特别关注由于移动和网络信息管理技术的持续发展带来的机遇与挑战。会议的分组讨论共有3个问题：一是理解PIM，包括不使用桌面来管理自己的个人信息，个人信息的组织和保存、查找和再现，PIM应用的方法、PIM研究的方法论；二是支持PIM的工具和技术，包括移动和网络PIM技术，支持数据表达和个人信息统一，查找和再现个人信息的工具，保存和组织个人信息的工具，评估PIM工具的方法和方法论，可以传授和学习的PIM战略；三是宏观视野中的PIM，包括群体信息管理，隐私与个人信息保护，公共部门和企业的个人信息安全、法律和政策，用于不同人群（如病人、老年人）、不同情况的PIM。第四届PIM国际研讨会于2009年11月7-8日在加拿大温哥华举行，美国情报科学与技术学会是联合举办方，会议的主题是“个人信息交集：PIM空间重叠时的情况”【14】。由于前三届PIM会议产生了广泛影响，PIM作为一个研究领域吸引着越来越多的研究者的重视和参与。他们通过进一步的研究发现，不同信息空间相互作用的交叉领域是PIM领域中一个亟待解决的心问题，这也成为因此本次研讨会的主题，会议研讨的主要内容包括：服务于个人多角色的信息空间，服务于家庭、工作、娱乐等多用户的信息空间，任务与活动管理，个人隐私与个人信息安全，基于PIM的组织战略和政策，群体信息管理，源于共享工作空间的社会问题和心理问题，PIM领域的确切边界。作为“CSCW（计算机支持协同工作）2012”会议组成部分的第五届PIM国际研讨会于2012年2月11-12日在美国西雅图成功举办【15】，由于社会网络化的趋势和影响日趋明显，因此“社会网络化世界中的PIM”就成为本次会议的主题。本次会议力图建立一个探讨各种PIM相关的问题的论坛，使其成为从事PIM相关问题研究的人员的大型社区。会议重点关注的重点问题有：作为自我延伸的PIM、用于合作环境的PIM、个人信息共享等。具体的内容涵盖三大方面：一是社会网络化世界中的PIM，包括工作空间共享的社会问题和心理问题，服务于多用户的信息空间，群体信息管理，个人隐私与个人信息保护，个人信息的安全、法律和政策，PIM领域的边界；二是理解PIM活动，包括个人信息的管理、组织和保存，个人信息的查找和再现，可传授和学习的PIM战略，PIM领域工作和研究的方法；三是支持PIM的工具和技术，如网络PIM工具、移动PIM工具和桌面PIM工具，数据描述和个人信息的有机统一，帮助支持组织、保存、查找和再现个人信息的工具，用于评价PIM工具的具体方法。

5结语

PIM研究的兴起为信息管理的发展开辟了新的研究领域，为信息管理发展提供了新的生长点【16】。一个简单的事实就是即使我们了解了新的信息技术，但这并不意味着我们总有足够的时间、精力及其它资源来学习、掌握并运用它们。但是，这种“理性”尺度的把握，对缺乏PIM知识和经验的个人来说有时候是非常困难的。当然，也不能因此而止步不前。国外学者提出了“信息战士”（InformationINFORMATIONSCIENCEVol.32,No.1January,2014•TheoryResearch•warriors）、“信息忧士”（informationworriers）的概念【17】，前者把信息和信息工具视为战略资产，愿意主动适应新的信息环境，并投入时间和资金以便跟上信息技术和网上新生事物前进的步伐，将信息技术视为利润中心。而后者则把信息技术视为成本中心。新的信息技术成就和网上新生事物意味着人们要花费更多的时间和资金才能掌握它们，信息忧士认为自己能选择恰当的支持工具和战略，但却不知道从何处开始。我们希望中国能出现更多的信息战士，共同推动中国PIM事业的健康发展。

作者：谢笑1,2谢阳群3李晶4工作单位：1.武汉大学信息管理学院2.都柏林大学学院图书情报学院3.淮北师范大学4.安徽大学管理学院