高校学生档案问题及优化策略

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摘要：干部人事档案起源于学生阶段，结合《干部人事档案工作条例》要求，从干部人事档案、学生档案工作实践出发，分析学生档案管理工作中存在的问题，并提出有效的优化方案，以提升学生档案管理水平，提高学生档案质量，减少学生档案和干部人事档案衔接过程中出现的各种问题。

关键词：学生档案;人事档案;档案管理;干部人事档案工作条例

随着2014年以来的干部人事档案专项审核工作的开展和2018年《干部人事档案工作条例》的颁布，干部人事档案的重要性日益凸显，对干部人事档案的管理也更为规范、严格和科学。干部人事档案是由相应的干部人事档案工作机构以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本而成，因此，作为干部人事档案重要形成基础的学生档案，必然对干部人事档案产生直接影响。在建立新入职人员干部人事档案正本和干部人事档案专项审核工作中，都可以发现一些在学生档案管理阶段存在的问题。由于学生档案尚无明确的全国统一管理标准和规范，参照《干部人事档案工作条例》及其他干部人事档案管理相关规定，对学生档案进行规范化管理，可以提升学生档案的管理水平，有助于实现从学生档案到干部人事档案的顺利过渡，从而提高干部人事档案案卷质量。

一、学生档案管理存在的主要问题

1.归档范围无统一标准，材料缺失情况多见。在《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）中，规定学生类档案主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，但是由于没有更进一步的详细规定，在具体操作层面上，高校的档案管理部门只能基于以上规定，划定自己的归档范围，制定归档要求。但是在学生毕业后，学生档案转递到工作单位，工作单位的干部人事档案管理部门在建立干部人事档案正本过程中，经常可以发现，依照《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的标准，很多学生档案都存在材料缺失情况。这种缺失通常存在两方面的原因：一是在学生入学时，对高中、高考档案的转递和接收存在问题。比如部分省市的高考档案已经不再生成纸质材料，而是全部实行电子档案，并要求录取院校直接自行打印存档，但是录取院校并未将其打印出来存入档案，造成高考档案的缺失。又如很多高中在学生高考后直接将档案交给学生本人，由学生本人自己带至录取院校，而学生在暑假期间保管不善，造成档案丢失。二是一些按照干部人事档案标准应该归档的材料，不在高校制定的学生档案归档范围内。比如部分高校不要求研究生报考登记表等材料归档，或是不单独制作学位申请与授予材料，而仅在成绩单中简单注明“授予某某学位”等，此类情况无论从干部人事档案的整理标准来看，还是从干部人事档案专项审核工作而言，都可能被认定为材料不齐全，学历情况存疑。2.材料制作不规范，质量不达标。在材料制作方面，经常可以发现学生档案材料填写不规范、手续不完备、载体不合适的情况，主要分为几大类：一是手写或打印内容填写不规范、存在涂改，如学生在填写登记表时，填写不认真，写错的地方直接划去、重描或用修正液涂改；二是使用不耐久的书写或粘贴材料，如纯蓝墨水、铅笔、双面胶，长期保管后，字迹逐渐模糊褪色或发生照片掉落；三是材料制作不完整，如缺少签名、时间、印章，某些项目空缺等；四是未按要求使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，或未留装订边，甚至有些材料在采用正反面印刷的同时，在页边仅留3-5毫米空白，即便使用白纸裱糊，也很难实现不遮挡材料记载的信息。这种材料制作上的不规范，不仅使材料不符合干部人事档案的收集归档要求，影响案卷质量，而且不利于人事档案凭证作用的实现。比如在干部人事专项审核工作中，因硕士学位授予材料未盖章而造成的学历情况存疑；因本人不慎写错而随意涂改出生日期，影响年龄和退休时间认定等，对干部人事档案管理工作和干部本人的合法权益维护，都造成不利影响。3.档案知识普及欠缺，关注程度低。由于各高校管理体制不同，学生档案可能由档案部门、教学部门、学院（系）等部门负责管理，相较干部人事档案，学生档案的管理方式更为松散。就学生档案管理人员而言，学生档案并不一定由专业的档案人员或组织人事部门人员负责管理，管理人员的档案意识、档案知识水平参差不齐，而且许多学生档案管理人员还要兼任其他很多业务工作，放在学生档案管理上的时间和精力极为有限。在这种情况下，学生档案管理人员很难从档案角度对学生档案进行规范并对归档部门作出指导，那么对于学生档案材料的形成和归档部门而言，就更难从干部人事档案的视角出发，按照标准制作材料。在认识上，很多人并不重视学生档案，在学生入学后，只是简单地将学生档案收集起来加以存放，而不进行清点、核对和整理，无法在源头上对学生档案的质量进行控制。因此，高校往往难以站在干部人事档案的管理标准下参照管理学生档案，原始粗放型的管理模式，难以适应新时代干部人事档案的管理需要。另外，针对学生的档案知识宣传也有所欠缺。高校学生档案管理部门对学生档案相关知识的介绍和宣传相对较少，途径和手段单一，覆盖面和影响力有限，很多学生不清楚档案的价值和作用，档案意识较为淡漠，很少会主动寻求和获取相关信息。在学生毕业时，大量学生对档案转递相关知识和手续的不了解，忽视档案去向的情况屡屡发生，在就业单位要求时调转档案时才想起档案相关事宜，继而花费大量时间去寻找档案，影响入职手续的办理，也影响就职单位的干部人事档案立卷工作。还有的学生在改派后不清楚要将新的就业通知书存入档案，或是考取了职业资格证书后不知道要将相关材料存入档案，在影响档案的完整性的同时，也阻碍了档案凭证作用的发挥。

二、高校学生档案管理的改进与优化

1.规范归档材料，制定管理标准。高校学生档案管理部门应当在学习《干部人事档案工作条例》《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的基础上，会同学生档案材料形成和归档部门，依据干部人事档案管理相关要求，结合本校工作实际，制定学生档案归档范围和归档要求，内容应包括高中、高考材料、学生入学材料、报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表、博士专家推荐信、毕业生登记表、学位申请和授予材料、在校期间成绩单、就业通知书、政审材料、党团材料、奖惩材料、体检表、学籍异动（转学、休学、复学、退学）材料等。学生档案材料形成部门要规范各类表格和材料模板的设计制作，并对各类材料的填写进行指导，使其内容和形式均符合干部人事档案整理和管理要求。在接收档案材料后，要及时装入学生档案中，避免散失等情况的发生。此外，高校要加强学生档案的制度化、规范化管理，做好顶层设计。结合自身实际工作情况，制定有关学生档案收集归档、日常管理、查阅利用的制度，建立健全工作规范，使学生档案的管理有据可依，形成标准化工作流程。在建立各项制度后，要在学生档案管理工作中严格执行制度，不断推动制度的落实。2.设置审核环节，严控档案质量。《干部人事档案工作条例》强调对干部档案要“凡进必审”“凡转必审”，这一要求可以作为学生档案的工作参照。具体来说，学生档案的审核，应设置三个环节，囊括从学生在校期间的学生档案材料全部接收 环节。第一，应在学生入学后，对所有学生提交的高中、高考材料进行清点和审核，明确是否有档案缺失，是否存在档案错装、漏装情况，学生的高中材料、高考报考材料、学生入学材料是否按要求装入档案。对于已经实行高考电子档案省份，要打印高考电子档案替代存档。清点审核过程中，可以制作每一卷学生档案的内容明细，在清点审核后，依据内容明细，对本年度新接收学生档案的具体情况进行登记和统计，记录存在的问题，并及时反馈给学生，敦促缺少材料的学生尽快补齐。第二，在学生就读期间，会新产生的各类材料，如奖惩材料、党团材料、学籍异动材料等，学生档案管理部门应在接收材料时，对这些材料进行质量审核。要重点查看材料是否完整准确填写，签字、印章等手续是否齐全，字迹是否清晰、无涂改。第三，学生毕业后，要在学生档案转出前，审核就读期间档案材料是否已经完整齐全装档，有无重名学生档案错装现象，档案密封是否严密。如果学生办理过改派、缓派手续，要确认新的就业通知书是否已经装入 档案。三个审核环节的设置，意味着学生档案管理部门需要改变“收而不管”的粗放式管理模式，建立从学生入学到毕业的全过程、精细化学生档案管理体系，记录并掌握每一卷学生档案的归档内容，全面监督和控制学生档案的质量。3.关注转递流程，确保档案安全。干部人事档案通过机要交通或专人送达的方式转递。2015年之前，学生档案同干部人事档案相同，也通过机要交通转递，2015年之后，学生档案改为通过中国邮政EMS渠道转递。新的转递方式下，需要学生档案管理部门转变工作方式，配合EMS的邮寄要求，让学生档案安全到达派遣单位。与机要交通不同，EMS邮寄需要提供详细的收件地址、收件人和收件电话等邮寄信息，在档案寄出前，应仔细核对，确定邮寄信息准确无误。要使用大学毕业生档案专用的EMS邮寄包装，粘贴封条，加盖封口骑缝章，做好密封，防止档案污损和散失。学生档案寄出后，应认真整理邮寄单号，确定每个邮寄单号能与寄出的学生档案一一对应。与机要交通方式下每个单位有固定的收件人不同，同一单位的EMS收件人可能有多个，甚至部分单位无固定EMS收件人。由于各地投递情况不同，也有可能存在无法妥投、人才服务机构拒绝接收等情况。学生档案管理部门必须对档案接收情况予以格外注意，一旦发现学生档案未能顺利被派遣单位接收，要及时查明原因，妥善处理，避免档案在转递途中发生丢失。4.加强学习宣传，提升档案意识。时代的发展带来档案管理精细化的要求，新情况、新问题的出现促使档案管理者要不断学习、不断创新。学生档案管理人员要加强对干部人事档案知识的学习，从更长远、更前瞻的角度，看待学生档案的相关问题和发展趋势。可以通过参加干部人事档案相关培训、与干部人事档案管理人员交流沟通等方式，寻找当前学生档案管理的不足之处，研究学生档案管理的优化策略，不断改进工作，持续创新。高校也要加强人才的引进和培养，按照国家规定，配置足够的学生档案管理人员，使学生档案管理人员向专业化、专职化发展。在自身提高管理工作水平的基础上，学生档案管理人员要积极宣传学生档案工作的重要性，通过举办讲座、召开会议等方式，提升学生档案材料形成、归档工作相关工作人员的档案意识、档案技能，从源头上保证学生档案归档工作的质量，变“被动归档”为“主动归档”，从而逐步建立标准规范、运转高效的学生档案工作流程，实现学生档案管理水平的全面提升。同时，也要加强对学生的教育，使学生关心自己的档案，了解档案的价值。从学生入学开始，就可采用新生教育、组织参观、新闻、制作微信推送等形式，向学生介绍档案知识，提升学生的档案意识，引导学生的档案利用行为。让学生意识到学生档案对自己的重要意义，教育学生在填写各类材料时，要如实、清晰、准确。在毕业季时，结合“国际档案日”活动，提醒学生在毕业后关注自己的档案去向，及时查询档案接收情况，避免出现“弃档”现象。5.利用信息技术，构建管理系统。利用计算机技术，逐步实现学生档案的信息化管理。依据学生档案的特点和需求，设计研发学生档案管理信息系统，对学生档案的信息详情和学生档案的实体管理进行整合和细化。建设学生档案管理系统，可以实现两方面的管理优势。一方面，可以将学生的基本信息和档案中记载的信息整合管理，为学校培养和教育学生提供更为精确、更为丰富的信息资源，如在学生个人姓名、年龄、籍贯、学院等基本信息的基础上，将装入学生档案的获奖情况、入党情况、学籍异动情况也逐年加以记录，在学生档案管理信息系统中统一存储，就可以在使用时更方便地获取学生信息，免去多部门反复查证的重复性劳动。另一方面，在档案日常管理上，可以对学生档案的收集、保管、整理、转递等环节进行科学高效管理，从学生入学到毕业，实时管理学生档案的馆藏状态，查询出入库情况，快速定位每一卷学生档案所在的位置，提高档案利用服务的效率。

三、结语

干部人事档案起始自一个人的学生阶段，提升干部人事档案的质量和管理水平，则必须对学生档案予以重视。参照干部人事档案的管理标准和要求，重视学生档案的材料制作、收集、审核环节，制定详细的学生档案管理标准，科学化管理方式，加大学生档案宣传与教育，都有利于干部人事档案与学生档案的衔接，促进学生档案和干部人事档案工作的科学化、规范化发展。

参考文献：

[1]中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》[EB/OL].[2018-11-28].

[2]教育部，国家档案局《高等学校档案管理办法》[EB/OL].[2008-08-20].

[3]周莹莹.高校学生档案管理机构设置问题及对策研究[J].北京档案，2018

[4]葛珊.高校学生档案管理工作发展战略[J].兰台内 外，2020

[5]陈飞.高校毕业生档案意识现状的调查与分析[J].兰台世界，2014

作者:马云娜 单位:辽宁师范大学档案馆