职业学校学生档案管理问题与对策

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摘要：随着社会的发展和进步，职业学校的人才培养模式和管理方式都在不断改进，原有的学生档案管理模式如果不能很好适应当下新的情况，对学生的培养和今后就业等方面都造成了一定的不便。针对学生档案管理工作中的一些问题，职业学校应及时收集材料并对材料采集方式进行创新，加强过程管理和监督力度，加快建立信息化档案管理制度并贯彻执行。本文对此进行了探讨。

关键词：职业学校；学生档案管理；问题；对策

一、引言

学生档案的建立和保存对职业学校来说是非常重要的工作模块，职业学校的档案工作的落脚点和出发点是学生的培养和成才，对于学生的教育来说有着重要的影响。对于用人单位来说，想要聘用优质的人才，对于职业学校学生的综合考察最直接的方式就是学生的档案，完整、真实、充实的档案对于用人公司选用毕业生会起到重要的参考作用，会影响用人单位的决策甚至是对单位选择起到决定作用，在学生工作后，其升职等环节仍将受到学生时期档案的影响。随着职业学校的不断发展、信息技术的不断更新、学生人数的不断增加、学生流动性的增加，传统的档案管理工作很难适应现在的工作需求。很多职业学校都需要重建自己的档案管理制度，要按照标准化、规范化的要求，建立实用性强、可量化的档案管理体系，提高档案管理效率，为学生工作和成长做好服务。

二、职业学校学生档案管理中存在的问题

（1）制度不够健全，管理观念仍需加强。职业学校的档案管理方面首先就是管理制度不健全。从国家层面和地方层面上来说，档案管理方面的法律法规本就不多，其中涉及学校的档案管理方面的内容就更少了。绝大部分的职业学校对于档案管理工作的重视度不高，大部分都只有一些比较简单的规定，没有能够满足现实需求的符合学校的内部档案管理规章制度。在学校方面，许多管理层对于档案的重要性并没有明确的认知，管理意识相对来说都比较淡薄，由此所产生的违规行为其实很多，比如有的学校的档案并不是由专职档案员管理的，有的会交给学生自行管理，也有的会交给其他工作人员来保管，这样就没有办法保证档案材料的完整性、安全性和规范性。（2）信息收集不够完整，收集方式仍需扩充。档案的建立从很多方面来说都是必不可少的，但事实上也有很多职业学校的档案管理工作从一开始就没有做到位，即在最开始建档立案的时候的就没有把信息的完整性考虑在内。由于社会上的普遍认知就是“职业学校”出来的学生以后需要用到档案的情况也不多，学校的很多管理人员也会受此影响，觉得学生档案管理只要按照所需要的流程，“做个样子”就可以了，这种错误的观点在相当一部分职业学校当中非常流行，因此他们对于信息的收集工作其实做得并不多。另一方面，很多的学校所谓的“档案管理人员”其实都是兼职，很大部分是直接由学生辅导员或者班主任来兼任，学生管理工作本就繁重，还有其他的很多工作需要做，花在档案管理上的时间就会少了很多，这也是造成档案信息收集不够完整的现实原因。（3）管理不充分，保密力度有待加强。职业学校的学生人数较多，与之相对应的，学校所需要管理的档案数量就越多，工作量的巨大和工作性质的烦琐不可避免会让档案管理人员产生厌烦情绪，在对学生的素质培养过程中的很多记录，比如实习实训材料等都采取了简化处理，甚至对某些模块并没有进行较好的记录，这就造成管理的不充分和档案资料编研的不充分。在人力管理的背景下，不少职业学校的档案信息录入等工作都是直接由管理人员进行的，难免出现误差。另外，能够接触档案的人员会随着工作的复杂性变得繁多，在保密性方面并不能完全达到档案管理工作要求的标准。（4）信息化程度落后，管理手段有待更新。传统的档案管理都是采用的人工编研、纸质管理的形式，这给档案的管理和维护工作造成了很大的麻烦。在检索需要的文件时其工作量很大，档案管理也不是一劳永逸的，学生信息会有一些变更，信息的维护对于工作人员来说也是不小的难题。而且纸质的档案由于纸张本身非常的脆弱，也会给保管方面带来很大的不便，稍有不慎就可能会造成资料的损坏甚至是丢失。现在，信息化管理已经成为时代的主流趋势，但是在档案管理的运用中采用信息化管理的并不多。时代在进步，学生的培养模式也在变化，仍然采取老一套的档案管理手段，这样，一方面不能及时对相关信息进行更新，在资料收集方面也会受到很多限制；另一方面也不能为学生的教育和培养工作以及为社会服务提供良好的电子化档案支撑，对档案的利用率也会受到限制，也是对学生培养工作的制约。

三、职业学校学生档案管理的对策

（1）建立健全档案管理制度，并严格贯彻执行。针对档案管理制度不健全的问题，首先就是要建立健全相关制度，各学校要根据《中华人民共和国档案法》以及各级各类档案管理办法的要求，结合本校实际情况，制定出符合本校实际的相关制度和办法，并对学校已有制度进行修订，并将其纳入学校的管理制度中，不仅要确保档案管理工作的规范化和秩序化，还要确保管理工作有章可循。举例来说，宁波职业技术学院为了适应学校“工匠学堂”战略发展的实际要求，结合本校自身情况，对于多方面因素都进行了较充分的考虑，形成了一套有自身特色的有针对性的档案管理实施办法，其中包括具体的细则和评价机制。另外，该校在档案管理的规范化以及标准化方面也做出了成绩。管理的标准有了，但是具体的执行还是落实在管理人员的身上。相关管理人员要对国家相关部门关于档案管理的文件有很清晰的了解，要将档案管理工作重视起来，将管理制度落到实处，贯彻相关管理办法。（2）及时收集材料，创新档案收集方式。学生的情况是在不停更新，每一次更新和变动都要及时对档案调整，信息更新要遵循及时、真实、完整的原则。管理人员应当本着对工作负责、对学校负责、对学生负责的态度，按照相关规定和要求对档案进行及时更新。要对广大师生和工作人员的归档意识进行强化，学校应当积极组织关于档案材料的相关培训，提高对档案重要性的认知，敦促学生和老师积极收集和提供有价值的档案材料。由于工作量庞大，而且学生的档案都是随着活动的开展随机形成的，单纯要求管理人员来对资料进行随时跟进和收集是不现实的，应当由学生管理人员和档案管理人员互相配合完成。学生管理人员对于学生活动的熟悉度较高，而且具有丰富的实践教学经验，对于学生的了解也比较深入，但是由于其时间和精力也都是有限的，且并不具备档案管理的专业知识，在档案管理工作中应该起到的是辅助作用而非主导作用。此外，还可以对学生进行相关的集中培训，让学生了解档案材料的重要性，鼓励学生对自己的档案负责，及时提交档案材料。但需要明确的是，档案的保密性需要得到良好的保障，对学生信息的收集方式进行扩充，并不意味着学生管理人员和学生对档案就有编研的权限，材料的审核、资料的编研、文件的归档等工作都需要档案人员完成。（3）加强过程管理，加大监督力度。学校要对学生学习成绩和思想品德的鉴定和表彰材料以及学生的实习实训等材料都给予同样的重视，及时进行归档，学生在学校和企业实习过程中所获得的各种荣誉和表彰也应当及时纳入档案。此外，根据人才培养要求，学校和管理人员在收集材料时也要发挥创新思维，除了以上的常规材料之外，对于能够反映学生创新能力等方面的材料也应当进行充实，给用人单位提供更加真实、立体、个性化的学生素质评价综合档案，摒弃以往对于档案千篇一律的刻板印象，让档案真正发挥作用，便于学生就业、单位选用人才、社会任用人才。在档案管理上，还应当做好监督工作，要安排相关人员对档案人员的工作开展进行定期和不定期相结合的视察，将档案管理工作的进度和质量跟绩效联系起来，调动档案人员的工作积极性。另外还要有相应的奖惩措施，对于工作完成得好的人员给予一定的经济上和精神上的奖励，反之进行一些惩罚，提高管理效率。（4）加强信息化建设，实现现代化档案管理。有实力的学校可以将此任务外包给有能力的软件开发公司，开发出适合本校情况的档案管理系统，对学生的情况进行动态记录，实时更新。还可以设置系统的操作前端和后台，前端可以由学生和老师登录个人账号对信息进行补充和修改、上传，后台权限仅允许专门的档案管理人员进行操作。由后台管理人员对前端提交的资料进行审核，审核通过之后归档，所有操作都会在档案上留下电子签名。信息化技术的运用对于文件的检索和保存来说都有着传统的纸质档案管理无可比拟的优势，不仅减少了档案人员的工作量，还可以通过后台账号来对问题档案进行归责，也便于领导层监督工作的开展。

四、结语

总而言之，学生档案对于学生的培养成才和用人单位的人才任用都有着很大作用，针对职业学校档案管理中制度不健全、管理观念相对落后、信息收集不够完整、管理不充分、信息化程度落后等问题，各学校应当首先根据实际情况，找准自身问题及出现原因，对症下药。大数据时代背景下，职业学校档案的信息化建设是必要的，领导者和管理人员应该对档案管理工作提高重视，从多个方面提升职业学校档案管理工作的质量和效率。

参考文献

1.刘红.基于档案建设工作的中等职业学校特色档案管理.档案与建设，2015(7).

2.唐丽君.改进中职校学生档案管理服务学生成长成才.兰台世界，2018(z2).

3.裘广宇，张日益，黄建钢.双创人才培养模式下的职业技术学校学生档案管理创新.山西档案，2018(6).

4.陈海燕，成小芬.强化基础管理推进示范高职院校建设――南通科技职业学院档案工作纪实.档案与建设，2017(12).

作者:王新 单位:青岛华夏职业学校