石化工程项目物资管理内部控制研究

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摘要：我国石化行业经过近20年的高速发展，产业布局和产业链配套日趋完善，已经跨越了规模增长，进入到追求高质量发展的阶段。实践表明，石化工程项目规模化发展和精细化管理成为了石化行业追求高质量发展的两条主要途径。工程物资管理是石化工程项目管理的重要环节，加强项目工程物资管理内部控制具有重要的现实意义。文章在分析石化工程项目工程物资管理内部控制必要性基础上，探讨了当前石化工程项目工程物资管理内部控制存在的问题，提出加强石化工程项目工程物资管理内部控制的对策建议。

关键词：石化工程项目；工程物资；内部控制；物资管理

一、引言

石化工程项目属于资源、资金、技术高度密集型项目，具有投资规模大、建设周期长、技术复杂、质量安全环保要求高、现场施工管理难度大等特点，探索应用科学合理的项目管理方法，成为提升项目管理水平的关键。近年来，石化工业正在朝着大型化方向发展，石化工程项目投资越来越大，一套百万吨级乙烯装置总投资超过200亿元，包含860多台套动静设备、2万多吨钢结构、5万多立方混凝土、1400多千米电缆。企业有必要将内部控制作为一种有效的管理手段，融入项目管理，完善和优化内部控制机制，通过规范工程物资的管理活动，以达到提升工程项目整体管理水平，降低项目成本、保证工程进度、确保工程质量的目的。

二、当前石化工程项目工程物资管理内部控制存在的问题

根据《企业内部控制基本规范》要求，企业建立与实施有效的内部控制，应当包括下列要素：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。下面将从这五个方面对石化工程项目工程物资管理内部控制的各个环节存在的问题进行分析。（一）内控环境。1.管理层对工程物资管理认识不全面。项目建设过程中，管理层更多的关注采购环节的舞弊行为、采购成本、供货质量和供货周期，忽视设计管理和工程物资管理带来的经济效益。2.管理层对工程物资管理资源配置不足。物资管理人员数量不足，缺乏相应的专业胜任能力和职业道德；仓储环境简陋，安全、防盗、防护措施欠缺，工程物资损毁、丢失严重。（二）风险评估。风险评估过程形式化，沿用过去项目的经验、流程和数据进行风险评估活动，缺乏对项目内外部特定环境的分析，无法有效识别出项目特有的潜在重大风险，风险评估活动流于形式。（三）控制活动。1.工程设计管理控制不到位。工程设计缺陷会大量增加现场施工工程联络单及设计变更的数量，影响到采购计划和预算控制，增加现场临时采购、订货数量，增加工程物资管理工作的难度，造成物资浪费、质量下降和工程进度延期等不良后果。2.采购技术专业力量较弱。由于工程物资复杂多样，采购部门难以具备各类别物资采购所对应专业的基础知识和经验，出现采购数量、规格与请购文件不符、无法满足工程建设需求、采购进度与专业施工进度脱节等问题。3.特殊、长周期设备监造执行不到位。对需要监造工程物资的范围确定不合理，仅在大型设备制造时派出监造，特殊管道、阀门的制造没有安排监造人员和活动；委派的监造人员素质良莠不齐，不能对工程物资质量起到了很好的把关作用。4.工程物资验收控制执行不到位。比如，验收程序中规定了工程物资到货必须持请购单、供货清单开箱验收，重要物资需要有专业人员协同验收。但是，在实际验收过程中，缺乏重要物资的界定标准，由实物管理人员依据供货清单整箱清点数量，不核对请购单与供货清单，事后发现物资短缺损坏、性能型号不符，无法区分供货原因还是保管原因，扯皮推诿。5.缺乏对施工单位领料的有效控制。施工单位申请领料时，未查阅物资管理平台的到货和领料信息，企业也没有对施工单位领料申请的合理性进行复核，产生大量的工程物资退料，不利于工程物资余料的有效利用。6.缺乏工程物资报废、处置的授权审批流程。工程物资的损毁报废，放在工程竣工后一次性处置，难以确定报废原因和划分责任归属，影响项目管理人员绩效考核准确性。在每一资产负债表日前，未及时对损毁报废的工程物资进行处置，影响企业会计信息计量的准确性。（四）信息与沟通。1.设计专业之间沟通信息不畅。专业之间设计碰撞问题，增加施工现场设计变更数量。2.部门之间信息沟通不畅。项目管理各部门之间信息沟通不及时、不完整，造成内控管理间隙，影响工程物资管理内控措施运行效果。3.自动化信息系统之间衔接不畅比如，工程项目管理软件与财务ERP系统接口开发不合理，无法高效共享和调用数据，影响工程物资信息、数据的质量，误导数据信息使用者。4.与业主、施工单位、供应商信息沟通不畅。无法及时获得业主、施工单位、供应商工程物资相关信息，或者未能及时向其反馈相关信息，影响工程建设进度，产生纠纷，甚至引发诉讼、仲裁。5.与管理层、治理层信息沟通不畅。管理层、治理层无法充分掌握工程项目实际情况，进而无法对工程物资的管理实施有效的监督，滋生舞弊。（五）内部监督。内部监督机制主观性较强，项目顺利建成投产后，企业上下皆大欢喜，论功行赏，在建设过程中发现的各类问题被掩盖，问责机制弱化。

三、加强石化工程项目工程物资管理内部控制的对策建议

（一）重视内控环境建设。内控环境是内部控制的基础，对企业内部控制的实施具有广泛的影响。1.全面认识内控。组织内部控制相关知识的培训，改变对内部控制的狭义理解，只有在全面了解内控的基础上，管理层才能重视内控环境，实施优化内控环境的具体举措。2.构建企业文化。注重企业文化建设，将内部控制融入企业文化，内控制度的贯彻执行有赖于企业文化的支持和维护。内控制度缺失时，企业文化对员工的行为进行一定程度的约束；内控制度健全时，企业文化贯彻的理念会强化内控措施的执行力度。3.建立健全制度体系优化人力资源招聘、任用、绩效考核制度，明确部门、岗位职责，推行股权激励计划、完善奖惩激励机制。从基本制度层面调动工程物资管理人员积极性，约束其日常行为。（二）落实风险评估活动。科学、合理、有针对性地开展风险评估。除根据以往工程项目管理经验对项目所共有的风险进行评估外，重点对项目特定的环境进行的分析和风险评估活动，并针对性地设计控制措施。（三）强化内部控制措施的运行。1.优化设计环节控制。规范设计变更管理，区分设计原因和非设计原因，对设计原因造成的设计变更进行追溯；统一设计标准，减少专业碰撞，方便工程物资代用和备用；设计专业参与对专业成套设备资料的审查和到货验收，避免设备资料和配套材料短缺。2.提升采购专业技术力量建立采购专业技术专家库，重要工程物资采购过程必须同时有专家库专家参与，专家为采购组成员，明确承担采购责任；对现有采购人员进行培养，使其具备专业采购的胜任能力，吸纳专业设计人员加入的采购部门，形成一支具备高素质专业能力的采购队伍。3.建立完善的监造工作体系。将特殊管道、阀门纳入监造范围；编制监造规划和监造实施细则，规范监造流程；对委派的监造人员加强管控，强调监造责任，及时更换无经验和责任心差的监造人员。4.加强工程物资验收管理。明确由专业人员共同验收工程物资的范围，未经专业人员签署的物资验收资料无效；录制验收过程影像资料，随同工程物资附带资料一同归档保存；定期组织仓储人员岗位培训，提升专业能力和职业道德素养；落实奖惩机制。5.规范施工单位工程物资领用管理。要求施工单位设置余料仓库，对堆场外的已领剩余材料进行管理；由监理对材控岗位签发的施工单位领料单进行复核；明确施工单位领料前后工程物资管理的责任划分节点；完善直发施工现场工程物资入库、验收、领用手续。6.建立施工过程中报废的工程物资。处置流程和授权审批制度编制项目现场工程物资报废处置流程和相应授权审批权限，发现一批处理一批；结合企业资产清查、盘点制度，在资产负债表日前，由企业资产清查、盘点小组对项目现场工程物资的清查、盘点情况进行检查和复核。（四）优化信息与沟通的方式。1.设计专业之间的沟通。利用自动化模拟设计软件支持；关键设计阶段集中办公，便于专业设计人员之间主动沟通；严格执行作业手册，规范设计信息传递过程。2.部门之间的信息与沟通。提前组织信息沟通策划，明确各类信息传递路径、节点、内容、渠道、方式、时间等各项要求，形成信息传递作业文件，确保信息传递完整、准确、及时；充分发挥项目报告、项目例会的信息沟通作用。3.自动化系统间的信息传递。建立科学、合理的工程物资编码规则，授予采购部门增加工程物资编码的唯一权限，定期对编码库进行维护；规范工程物资名称、型号，统一计量单位；优化自动化系统间接口，方面共享数据，增加多重校验功能，确保数据传递准确、完整。4.与业主、施工单位和供应商之间的信息与沟通建立统一的信息共享平台，重要信息传递必须采用规定的书面形式并经过相应的授权审批；加强合同协议的管理，在协议中明确信息传递要求。5.与管理层、治理层沟通。重点关注反舞弊信息沟通机制的建立，设立管理层、治理层从举报人那里获取潜在的违反流程的信息沟通渠道，建立举报人保护制度。（五）利用内部监督的作用。1.增强内部监督人员独立性和专业胜任能力。赋予内部监督人员相应的独立地位；委派具有相当经验和专业知识的人员，定期培训，对内部监督人员工作进行评价。2.利用制衡原则。利用工程物资管理流程各节点之间相互制衡原则，由下一节点对上一节点的工作进行监督。3.持续进行内控监督。由内审计部门对工程物资管理进行全流程监督。4.聘请外部独立机构进行评价。由外部独立机构评价工程项目管理内部控制有效性，并出具书面意见，与工程项目建设资料一并归档，避免因问责机制弱化掩盖控制缺陷。

四、结语

综上所述，企业加强工程项目工程物资管理内部控制，必须全面理解内部控制五要素，从建设良好的内部环境入手，针对性实施风险评估活动，关注控制措施的运行，优化信息与沟通方式，充分利用内部监督的作用，才能达到预期目的，发挥内部控制在工程项目管理中的积极作用和价值，为企业实现战略目标服务。

参考文献：

[1]孙丽丽.石化工程整体化管理与实践[M].北京:化学工业出版社,2019.

[2]张玉.内部控制管理技能[M].北京:企业管理出版社,2017.

[3]庄晋磊.电信行业工程物资内控问题及对策研究[J].会计师,2015(02):61-63.

作者:李智峰 单位:榆林高新能源科技有限公司