中专学校学生学籍档案信息化管理研究

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摘要：随着计算机信息技术、网络技术的发展和应用，加快中专学校学生学籍档案信息化建设步伐，发挥学生学籍档案在保障学生就业和用人单位招聘、任用、考核等方面发挥着重要作用。本文分析了中专学校学生学籍档案信息化管理内容、特点及意义。在此基础上，立足学籍档案信息化管理实际，提出了学生学籍档案信息化管理对策建议，对做好新时代中专学校学生学籍档案管理具有积极的现实指导意义。

关键词：学籍档案；档案信息化；人才培养

据统计，2019年我国中专校有1.01万所，招生600.37万人，毕业生493.47万人。作为一名中专校学生在校就读期间录入的包括姓名、家庭住址、身份证号、学号等个人基本信息的中专校学生学籍档案（以下简称“学生学籍档案”），属于中专校档案的重要组成部分之一，是学生毕业择业的重要凭证。随着计算机信息技术、网络技术的发展和应用，加快中专校学生学籍档案信息化建设步伐，发挥学生学籍档案在保障学生就业和用人单位招聘、任用、考核等方面发挥着重要作用。

1学生学籍档案信息化管理内容

随着计算机、数据库、互联网技术在学生学籍档案管理中的深入应用，利用计算机、网络技术、数据库等技术，并以档案管理理论为依托，为中专校学生学籍档案信息化管理提供安全、高效的信息技术支持，将传统的纸质学籍档案进行电子化保存、整理、查询利用等，从而实现学生学籍档案高效、便捷查询服务功能。1.1个人基本信息。中专学生学籍档案包括入学时的报名注册登记表、个人基本信息机读卡、注册学习专业，以及退学、复学、转学、休学、出国等等学籍异动情况登记表、学生花名册、校籍注册表等等。1.2在校表现信息。在校表现信息主要是指中专学生在中专校期间的德、智、体、美、劳等全方位的表现情况信息。纳入学籍档案收集范畴的包括学生成绩表、奖惩文件、在校表现材料等等。1.3毕业相关信息。主要是包括中专校学生的毕业实结、毕业论文、毕业（结业）证书、技能证书、毕业鉴定登记表、户籍档案转递单、毕业报到证存根、就业登记表等等。

2学生学籍档案信息化管理特点

中专学生学籍档案信息化管理就是定期不定期地将个人基本信息、在校表现信息和毕业相关信息通过计算机网络、图文扫描、光盘存储技术等，将中专档案信息进行信息化录入、分类、整理和编目和维护管理等，表现出显著的行业特点。2.1应用性。中专学生学籍档案与普通高等学校学生学籍管理最大的不同点在于其应用性，即，重点收录和记载了中专学校学生应用技能方面的档案资料，并为中专校学生就业提供服务。这与中专校人才培养模式、任务和目标相一致。除了基本个人信息资料外，更多的是要收集体现中专校学生专业技能、技能证书、综合业务素能等，体现学生应用型为主档案特点。2.2多样性。济宁卫生学校拥有50多年的办学经历，是山东省较早建校的中等医学教育专业学校之一。在校学生生源主要有：三年制中专生、“3+2连读高职”、“技工”，面向西藏自治区的免费生。专业包括药学、康复治疗技术、护理、口腔修复工艺、护理、烹饪、眼视光技术等等应用技能型。无论是生源还是专业均体现出学生学籍档案多样性特点。2.3周期性。与普通高等院校学生学籍档案相比，中专生的学籍档案学制短、稳定性差、流动性强，从招生入学到毕业就业表现出明显的短周期性特点，这一特点也增添了中专生学籍档案管理难度，迫切需要借助现代计算机信息技术，转变档案管理模式，提升中专生学籍档案管理效率。

3学生学籍档案信息化管理意义

传统模式下，中专生学籍档案是从学籍档案产生、发展、形成及保管利用等进行学籍档案的收集、归档、转递和利用等。近。年来，随着中专生学籍档案种类的增多、形式的变化，学籍档案收集不及时、残缺不全、利用效率不高等问题日益显现，通过信息化手段管理学籍档案带来了极大便利。3.1提升档案管理效率利用计算机技术、网络技术、数据库技术等，将学生学籍档案信息录入至专门的学籍档案管理软件，极大地减少了传统纸质学籍档案空间占用，增加了学籍档案信息存储密度，使得学籍档案存储量显著提升。此外，根据学籍档案管理软件的应用，增强学籍档案归档的及时性和准确性，并将学籍档案建立专题数据库，也便于学籍档案信息整理、统计和分析。3.2便于档案整理检索。中专学生学籍信息化，即，实现学生学籍电子档案管理模式。经信息化处理，由档案管理部门将学生学籍档案进行信息化编纂，并为每一份纳入归档的学籍档案文件编制唯一文件号，以及与之相对于的分类号和档案号，学籍档案归档时，即可实现学籍电子档案主题词标引和著录。后期可通过输入主题词、分类号或用户名即可实现检索，极大地减轻传统档案整理检索模式下的劳动强度。3.3利于学生毕业就业。中专学生学籍档案信息化管理，能够为用人单位、企业提供更为全面、准确、高效地了解中专毕业生在校期间的专业学习、专业技能、专业特长、性格特点及思想表现等等各方面的信息，从而为用人单位、企业更快了解学生、缩短实习考核周期、科学合理安排岗位等等，提供真实数据信息，在激烈的就业环境下，有利于提升中专生毕业就业率。3.4利于中专学校发展。中专生学籍档案信息化管理，可实现“一次性录入，多次性产出”“远程服务、资源共享”，为中专学校专业设置、招生规模、行政管理等等，提供科学、准确的信息参考。例如，利用可靠、便捷的信息综合分析能力，通过学生学籍档案的综合分析研判，掌握不同专业学生的就业情况，分析未来就业形势，从而为中专校自身师资适时调整招生方向和规模等提供及时、全面的重要信息。

4学生学籍档案信息化管理措施

随着计算机信息技术、网络技术，以及数据库技术的应用和发展，迫切需要加快转变学生学籍档案管理模式，利用信息化技术手段，增强学生学籍档案管理效率，发挥学生学籍档案在学校发展、学生管理和就业等方面应有作用。4.1完善学籍档案信息化管理制度。没有规矩不成方圆。学生学籍档案信息化管理首要是要有一套完善的制度作为保障。为此，要根据《档案法》《保密法》《学籍管理暂行办法》《电子公文归档管理暂行办法》等相关规定，建立健全中专生学籍档案归档范围要求、收集责任主体、查询利用程序、保密销毁规定等等，并为学籍档案管理人员提供专门账号和密码，为学籍档案信息化管理提供可靠制度支持和保障。4.2注重学籍档案信息化资源建设。学籍档案资源是信息化管理之本、之源，离开学籍档案资源信息化管理将成为无源之水无本之末。因此，要更加注重中专生学籍档案资源的信息化管理，既要做好“存量数字化”，也要做到“增量电子化”，坚持存量与增量一起抓的工作思路。即，一方面，要对已经归档的纸质学籍档案进行数字化扫描，并将学生的学号、姓名、专业、学籍目录等建立一一对应关系，便于后期查找利用。另一方面，要做好新生学籍档案电子化管理，按照“单轨制”管理理念，为中专生学籍档案建立周密的学籍档案信息数据库，并在各系统间搭建相应的数据接口，实现学籍档案信息数据共享，不断丰富学籍档案信息化管理信息资源。4.3夯实学籍档案信息化基础设施。学生学籍档案信息化管理离不开过硬且完善的软硬件基础设施作为支持和配套。为此，中专学校应在有限的经费中，拨付必要的档案管理所需费用，添置计算机、扫描仪、照相机、磁盘、光盘及软盘等必须的硬件设施，此外，还要加大学籍档案专门管理软件的采购和应用。必要时，可邀请第三方专业机构，根据中专学校自身实际，开发专门的学籍档案管理软件，做好学籍档案管理的规范化、专业化。此外，要加大学籍档案信息化安全管理，使用正版的档案安全管理软件，添置电子密钥和登录身份认证系统等等，确保学生学籍档案信息化安全管理。4.4增强学籍档案信息化管理素能。学生学籍档案信息化管理离不开一支综合素质过硬的档案管理队伍。首先是中专学校领导要高度重视学籍档案管理队伍建设，采取继续教育、外出培训和合作交流等方式，拓宽学籍档案管理者视野，提升学籍档案从业者综合业务素能。其次是中专学校学籍档案具体从业者要保持高度责任心和职业荣誉感、使命感，根据学籍档案信息化管理的现实需要，自觉做好计算机、互联网、物联网、大数据等等信息化知识技能的学习，切实增强学籍档案管理所需新技能、新知识的储备。

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作者:苏洪锋 单位:山东省济宁卫生学校