学籍档案人性化管理论文

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【摘要】目前中国高等教育进入了新的历史发展阶段，党和国家高度重视教育事业，对教育工作做出一系列重大决策部署。同时积极拓宽学籍档案的利用空间和范围，努力提高学籍档案的服务功能，为广大需求者提供优质服务，使学籍档案在新的历史时期发挥出更大的价值。

【关键词】成人高等教育；学籍档案；管理

一、成人高等教育学籍档案的内涵

国家教育部从2001年开始对高等教育学历证书实行电子注册，开始对高校学籍学历管理工作进行改革，目前高等教育学籍学历管理平台已日趋完善，国家教育部、省教育厅、高校可以通过管理平台实现新生学籍电子注册、在校生管理、毕业生学历电子注册三大块内容的无缝对接，掌握学生从入学到毕业完整的动态过程。高等教育学籍学历电子化管理使得成人高等教育学籍档案内容更加充实，电子档案逐步增多。根据成人高等教育的教学规律和特点，学籍档案包括：学生录取总名册、学生入学登记表、学生个人学籍信息、有学籍在校学生名册、学生成绩单、学生学籍变更材料、学生毕业名册、学生奖惩材料等内容。

二、高等教育学籍档案的价值

1.凭证价值。高校学籍档案是学生在大学校园学习生活期间形成的有价值的资料，它记载和反映的学生基本情况、学业完成情况和奖惩情况等原始材料，是在遵循学籍管理有关规定的过程中积累和形成的，这些材料是按照归档要求从学生入校就开始收集整理的，是对一个学生在校学习阶段的综合评价，因此，有很重要的原始凭证作用。正因为学籍档案有着原始凭证作用，可以说它是一个学生所受教育程度的一张名片，是证明自己大学生涯的有力证据。一个学生离开学校投身社会后就面临诸多选择，不管是哪一个环节都离不开学历证书和学籍档案这张名片，它跟随人的一生，也影响人的一生。在法制越来越健全的社会中，它又是大学生个人信用的重要组成部分，对大学生就业、出国及个人发展起到十分重要的作用，近年来，随着人事制度的改革和尊重知识人才政策的推进，学籍档案的真实性越来越受到关注。可见，学籍档案直接影响个人切身利益的实现，一个人学籍档案的真实与完整，对决定个人命运起着至关重要的凭证作用。2.历史价值。学籍档案以时间为轴，记录了一系列教育过程中的学习面貌，比其他记录信息更加全面、系统。以时间为轴记录一个人在校期间的学习活动，其实就是在记录历史，高校学籍档案是高校以时间为线索，记录和反映了学生个人自录取到毕业的整个在校期间的学习过程，每一个在大学深造过的学生，在学校档案室都留下一份弥足珍贵的学籍材料，这些档案是学生成长的真实、完整、诚信的历史记录，它不容重演，更不容篡改，具有永久性的保存价值。学籍档案是高校档案工作的重点，是高校招生录取、学籍管理、教学活动、学位授予、毕业验印等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的历史记录，是为学校建设和社会用人单位等服务的，是高校重要的档案信息资源。因此这些档案信息资源是学校、个人及社会的珍贵史料。3.参考价值。高校学籍档案产生于教学过程，它不仅具有保存价值，而且也是推进高校、社会建设和发展的重要参考资料。高校的学籍档案是学校、社会用来做统计、分析的第一手参考资料，也是社会考核、选拔、聘用人才所必需的重要依据。透过学籍档案，高校可以了解自身的发展历程和办学情况，评估教学质量和管理水平，通过不断地总结积累，进一步改进教学方法，提高教学质量，推动学校健康稳步发展。此外高校学籍档案对毕业生的分配以及用人单位的录用都具有参考价值，在当今这个对人才要求越来越高的社会里,学籍档案理所当然的成为学校向社会推荐人才的根本依据和用人单位选用人才的重要参考资料。4.社会价值。高校学籍档案管理和保护的主体是学校，但应用比较广的群体却是学生、家长和用人单位。学籍档案作为档案中一种重要信息资源，是高校档案的重要组成部分，也是高校档案中最能体现“社会化服务”理念的档案材料，这些学籍档案和社会多大群体有着息息相关的联系，它体现了高校不同时代“以人为本”的教育成果，有着无限的社会价值和作用。具体表现在以下几个方面：（1）学籍档案是大学生人事档案的必要组成部分，为社会考核、选拔、聘用人才提供重要依据，有效地维护各方的合法权益；（2）凭借学籍档案的凭证性、真实性和可靠性等特点，起到协调学校、学生与用人单位之间的关系，为社会的安定团结提供有力保障；（3）学籍档案在校友、高校、社会间得到开发利用，更能加深高校、校友与用人单位之间的相互理解，相互支持，促进高校与社会地和谐发展；（4）学籍档案的科学性和严谨性会引导学生勤奋学习，诚实守信，对改善学校精神风貌，增强校园文化建设，进而带动整个社会档案事业的健康发展，促进人类社会的文明与进步，都起到积极作用。

三、实现成人高等教育学籍档案人性化管理的思考

1.注重档案质量。成人高等教育学籍档案是学生完成学业生涯，步入社会求职、考研、出国留学、干部任免、职称评定的基本依据，关系到学生的切身利益，因此，学籍档案必须树立“以生为本”的管理理念，确保档案的数量和质量。从成人学生报到注册开始，学籍管理人员必须严格把关，从填写档案材料着手，要求书写工整，规范准确，内容齐全。明确涉及学生学籍档案从收集、整理、归档等相关部门的工作流程及职责，避免出现各部门之间相互推脱，防止出现漏收、漏归的现象，使得学籍档案管理工作井然有序，提高档案形成及归档的效率。特别是最后把关的学籍管理人员，要本着对历史负责的态度，认真仔细检查核对每一份档案材料，严把档案材料形成的最后一关，确保它的真实性、规范性和完整性，具备保存的价值。一份档案是否优质不仅关系到学生的前途，也关系到学校的声誉，因此抓好档案质量是实现成人高等教育学籍档案人性化管理的关键一步。2.重视移交环节。学籍管理人员不能把学生的学籍材料长期存放在部门手里，毕竟学籍管理人员以兼职居多，缺乏档案专业知识和档案管理经验，在归档、编号、检索等方面不能形成体系，不利于日后学籍档案的开发和利用。有时还会遇上人员变动或办公室搬迁等客观原因，管理上出现脱节现象，往往造成材料丢失。因此学籍管理人员在完成档案整理工作后，必须按照档案管理有关规定，填写移交材料目录，在规定的时间内，移交学校档案室存档，由学校档案管理人员签收，统一编入学校档案资材库永久性保存起来，为在职学生、用人单位提供查询服务，才能提升档案的服务质量和服务功能，发挥学籍档案的历史价值。学籍管理部门要以学生的利益为重，高度重视移交材料环节，保护好学籍档案就是维护学生的切身利益和合法权益，真正实现学籍档案的人性化服务。3.增强服务意识。学籍档案存入学校档案室，并非完成了它的历史使命，学籍档案的原始性、真实性、严肃性、权威性决定了这些档案信息资源具备凭证作用和参考作用。因此学籍管理人员要增强服务意识，以学生的利益为重，热心为广大在职学生提供咨询服务，成人学生毕业离校就面临就业、提拔、职称评定、调动等诸多选择，学籍档案也许可以助他们一臂之力，有时甚至成为他们人生的转折点。可以说学籍管理员热心周到地服务态度，会使学籍档案最大程度地发挥出它应有的参考价值和服务价值，实现学籍档案服务学生、服务社会的目的。4.提高档案服务功能。长期以往成高学籍档案主要通过手工服务为主，学生、用人单位千里迢迢到学校查询复印学籍档案，从而使得学籍档案服务受到时间与空间上的限制，阻碍了学籍档案信息的有效开发和利用。新形势下，要充分利用网络方便快捷的优势，提高学籍档案的服务功能，值得一提的是，全国高等教育学籍学历管理平台的开发利用，为高校提供完整准确的学籍数据，学籍管理员可以通过下载整合形成在校生数据库，跟纸质材料一起存入学校档案室，为广大师生和社会单位提供电子查询服务，提高工作效率。此外随着信息技术的不断发展，高校要努力实现学籍数据资源共享，广大用户可根据自己的需要通过学校学籍管理平台，自由地检索、查阅、下载自己需要的档案信息，实现学籍档案电子查询全覆盖，使学籍档案发挥出更大地作用。

四、结束语

目前中国高等教育进入了新的历史发展阶段，党和国家高度重视教育事业，对教育工作做出一系列重大决策部署。乘着这个东风，高校档案工作者要始终坚持以人为本的管理理念，以高度负责的态度做好学籍档案地收集、整理、归档工作。同时积极拓宽学籍档案的利用空间和范围，努力提高学籍档案的服务功能，为校内外的广大需求者提供优质服务，使学籍档案在新的历史时期发挥出更大的价值，继续造福学生，造福社会。

【参考文献】

[1]刘哲.高校学籍档案管理的特点[J].机电兵船案，2005(05):43-44.

[2]张燕翎.浅论高校学籍档案为和谐社会服务[J].机电兵船案，2007(06):51-53.

[3]李红梅.浅谈高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理[J].办公室务，2015(13):55-56.

作者:李晓偏 单位:右江民族医学院成教院