职业院校学生学籍档案管理研究

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摘要：职业院校的学生学籍档案管理是保证为社会培养社会需要人才的有力保障，是档案管理工作人员重要的组成部分，档案管理是学生非常珍贵的材料，是学生毕业以及学位评审的重要的参考依据。因此，为了提升职业院校学生学籍档案管理的重视程度，本文对如何优化职业院校学生学籍档案管理工作进行了简要论述。

关键词：学生；学籍档案；管理；水平；规范操作

职业院校的学籍档案非常重要，其真实记载和反映了学生从入校到毕业期间，德、智、体等各项发展情况。学籍档案是教学档案的重要构成内容，其经过科学整理归档，以文字、表册等形式存在，具有重要的参考利用价值。在具体管理实践中，科学、规范地管理学籍档案,将能保证学籍档案完整与安全,更好地满足使用者的需求，同时，也能有效杜绝学历造假。职业院校是我国国民教育体系的重要构成部分，随着职业院校的发展进步,其传统的学籍档案管理逐渐不能适应当前教育改革实际，必须要进行创新和改革。职业院校要以前瞻的眼光，从服务学生与社会的高度出发，对学籍档案管理工作积极进行创新，以进一步提升学籍档案管理的效率与质量。

一、职业院校加强学籍档案管理的重要意义

学籍档案包括的内容比较多，例如，学生入学时填写的登记表、学生学籍卡片、在校学生名册、学生成绩单、学籍变更、奖励、处分等各种资料。学籍档案也分为静态和动态两类，入学登记表、学生学籍卡片、在校学生名册等属于静态学籍档案，学籍变更、奖励、处分等材料属于动态学籍档案。从内容上来看，学籍档案对学生在校学习期间的活动进行了记录，这些活动都是第一手资料,因而其内容具有原始属性，使得学籍档案的价值性、可靠性、可用性更强。学籍档案反映了学生的综合素质，可作为考察凭证，为学校各项工作提供参考依据。同时，从学籍档案中，还可看出职业院校及教职工的工作情况，能为教学、教务及研究工作等改革发展，提供有效支持。鉴于学籍档案的重要价值意义，其利用价值得到了社会的广泛应用，应用范围也不断地扩大。职业院校要对学生学籍档案的重要价值有充分的认知，坚持立足实际，以人为本地开展学籍档案创新管理，应用多种信息技术手段，提高学籍档案的管理实效。

二、增强法律意识，促进档案管理水平不断提高

由于学生的学籍档案具有重要的价值，在学校管理中占有重要的地位，因此，职业院校必须要高度重视学籍档案管理。从学籍档案管理实践来看，在新的时代背景下，学籍档案管理发生了很大的变革，对于学籍档案管理人员的要求也更高。学籍管理人员必须要积极学习先进的学籍档案管理知识与理论，并在具体工作中不断总结经验，以具备更加专业的技术能力，推进档案管理工作效果与质量不断提升。因学生的学籍档案内容比较多，管理要求也比较高，因而，学籍档案管理人员不仅要掌握基本的学籍档案管理知识，还要熟悉与学籍档案相关的各项法律政策，这样才能在思想意识上强化对学籍档案管理的重视意识，主动提高档案管理技术与水平。学籍档案内容具有一定的动态性，管理人员必须要灵活地、全面地及时收集信息，并对所搜集的信息资料进行整理与保管，这样才能推动学籍档案管理工作发展进步，促进学籍档案管理目标顺利实现。为了保证学籍档案管理水平得到切实的提升，职业院校还要结合实际情况，科学制定统一标准，使学籍档案管理有据可依。另外，职业院校还要从全局出发，对学籍档案管理相关的部门加强管理，促进工作协调、统一，通过标准的规范行动，实现学籍档案的规范管理。在学籍档案管理中，管理人员是非常重要的因素，职业院校要对学籍档案管理人员加强教育培训，采用“走出去，请进来”的方式，不断提升其业务水平与专业素质，从而为做好学籍档案管理夯实人才基础。

三、严格做到依规操作，及时完善学籍档案资料收集与归档工作

职业院校学籍档案管理实效的提高，不是一蹴而就的，因其具有复杂性，管理过程中也会存在不少问题，如果要提高学籍档案管理的有效性，就必须要在具体管理实践中，严格做到依照规范进行操作，将各项要求落实到实践中，这样才能保障档案资料的准确性与真实性。同时，学籍档案管理人员还要对学籍档案的相关资料及时进行收集，然后，根据其类别进行分门别类地归档，以保证学籍档案完整、有效。首先，学籍档案管理部门要加强宣传与引导，让相关部门与广大师生都能认识到学籍档案及其管理工作的重要意义，强化其责任感，增强各部门的写作，这样才能使学籍档案的真实性、准确性得到良好的保障。职业院校要将学籍档案管理人员的责任落实到位，明确其职责，强化其管理，从而提高学籍档案管理质量。其次，要立足实际建立健全学籍档案管理相关制度，完善管理人员的激励机制，做到奖惩分明，以充分激发起学籍档案管理人员的工作热情与主观能动性。最后，要对学籍档案的各项工作进行完善和规范。依据不同档案分类，有针对性地设计统一的表格，这样就能使登记的各项信息完整、准确，管理人员可以快捷地实现汇总和归档。因为学籍档案内容与教学活动紧密相关，学籍档案建立要结合教学活动进行。第一，完整性。管理人员要根据国家档案管理的相关规定，高效、高质地开展学籍档案管理，要对学籍档案涉及的相关信息资料进行严格落实与筛选，完整地做好学籍档案内容整理，并根据规章制度的要求进行保存，这样才能使学籍档案内容完整，实现事事有记载，件件查有据。第二，及时性。学生在校期间的学习状况是不断发展变化的，因此，学生的学籍档案也要进行动态的更新。管理人员为确保学籍档案完整，必须要根据学籍档案的内容，及时收集学生的学习情况，将符合建档要求的信息及时进行立卷归档。在学籍档案日常管理中，也要根据要求进行规范化操作，对学籍档案及时进行检查与整理，发现错误的及时进行更正。任课教师上交的原始成绩，管理人员要坚持做到及时录入，并做到准确和完整。第三，真实性。对于档案管理来说，真实性是非常重要的标准。同样，真实性也是学籍档案管理的核心。管理人员在学籍档案管理中，必须要坚持实事求是的原则，对所搜集的学籍档案信息治疗进行客观记载，严厉杜绝弄虚作假或篡改学籍档案，一经发现，将予以严厉惩治。如果认为学籍档案资料不够清晰、明确，应重新进行调查核实。第四，准确性。准确性也是学籍档案的重要特征，学籍档案记载了学生在校学习期间的真实情况，管理人员必须要对其进行客观、公正地记载，并做到条理清楚、规范标准，这样才能准确地反映学生的情况，保障学籍档案真实性。另外，在职业院校学籍档案管理中，为促进档案管理质量不断提高，相关职能部门还要对学籍档案管理进行严格的监督检查，定期或不定期地审查学籍档案管理工作，以便及时发现其中存在的问题，及时采取有效对策进行解决。这样才能确保学籍档案资料完整、准确，保证学籍档案管理工作高效、高质。

四、结语

一言以蔽之，学籍档案管理非常重视，职业院校必须要对其予以高度重视，在具体实践中，有针对性地采取有效措施，以进一步提升学籍档案管理工作效果,这对维护职业院校教育工作的正常开展和促进职业院校管理水平的不断提升有着重要的意义。

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作者:杜春黎 单位:渭南职业技术学院