地方高校交换生学籍管理探析

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随着高等教育大众化步伐日益加快，被视为高等教育生存发展的生命线的教育质量已成为世界各国面临的共同问题。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》中指出，“通过不断加强国际交流与合作、引进优质教育资源和提高交流合作水平以扩大教育开放”，国家明确提出要“扩大政府间学历学位互认。支持中外大学间的教师互派、学分互换、学分互认和学位互授联授”[1]2，为高校开放办学指明了方向，越来越多高校开始注重国际交流与合作及校际交流与融合，将丰富学生“第二校园经历”、加强交换生培养作为提高高校人才培养质量的有效途径之一。

一、交换生的内涵

所谓“第二校园经历”，就是借助于校际与校研合作平台或协议，让学生在本科或研究生学习期间，有机会到国内外其他高校或科研机构访学，进行学习交流的过程[2]12。而交换生的定义，英文译为“exchangestudent”，是指以开阔视野、拓宽知识、增进交流为目的，在交换国家、地区、学校或研究机构达成一致的情况下，经过一定的选拔程序到其他学校进行学习的学生。根据不同的划分范畴，交换生又分为不同种类，如从交换生人员构成看，主要有在高校学习的本科生、研究生及其他类型的在校生；从交换周期看，交换的时间主要为一学期或一学年的短期交换生[3]1，也有二至三年的长期交换生；从交换范围看，主要分为国（境）内交换生和国际交换生；从交换类型上看，包括语言类交换和专业类交换；从学位获得角度看，分为学位生和非学位生[3]1。

二、交换生培养的意义

积极丰富学生“第二校园经历”，加强交换生培养对高校具有其必要性和现实意义。

1.促进校际资源共享、优势互补的有效途径。由于各高校办学定位、办学基础、办学条件以及学科专业建设水平和特色不同，尤其在发达国家和发展中国家、国内东部地区和中西部地区高等教育水平都有巨大的差距。而交换生在本校学习所受的因国家、地区教育水平差距引起的高校间人力物力及学科发展水平制约的限制，可以通过交换学习得到弥补，选择到教育发达的国家和地区的高校交换学习，可以充分依托地域优势，借助优势教育资源与平台，有效强化学生能力，拓宽视野，扩充知识面，助推学校拔尖创新人才培养。返校后的交换生将所见所闻所学知识与本校融合，可以推动学校弱势学科与专业的建设与发展，实现取长补短，优势互补。

2.加强高校国际化，促进跨文化交流与知识创新的内在需要。交换生学习最早的雏形应该称之为游学，早在春秋战国时期孔子就曾率弟子们周游列国增进学识，到唐代玄奘远赴印度求取真经，元朝马可波罗游历中国及蒙古一带，清朝时期达尔文环球考察等，表明游学自古以来是世界各国的一种传统学习教育方式，虽这些游学学习更多属于自发性质，不涉及双方协议或邀约，但其对跨国跨民族文化交流以及知识创新、传播发挥了重要作用。到了第二次世界大战后，以加强不同国家之间的交流、增进互相了解、文化沟通与友好往来为目的的非营利性项目“国际学生交流计划”，在欧洲盛行40多年后，才在20世纪70年代由中国教育部引进中国，又经历了缓慢萌芽、发展阶段，到1995年美国国务院正式批准中国加入“国际学生交流计划”，我国高校与境外高校的合作交流才日益密切起来，各类交换生项目才得以蓬勃发展，高校的国际化进程进一步加速，跨国跨校文化交流极大激发了学科知识的碰撞与创新。

3.实现高校与学生共赢，建设世界一流大学一流学科的必然要求。交换生培养可以有效促进校际之间交流与联系，从经济效益角度看，可以在增加接收学校的学费收入的同时扩大学校知名度及影响力，促进学校的宣传与推广；从学科专业建设与学校发展的角度看，可以促进校际沟通与交流，学科专业资源共享与优势互补，提升教学质量和办学水平；从学生个人的角度看是对沟通交际能力、语言能力、适应能力、学习能力的综合锻炼与提升，为培养拔尖创新人才打下坚实基础。通过交换生项目的实施，在交换生学习提升过程中促进了高校知名度、学科专业建设水平的提升，有效实现双方共赢的目标。交换生项目的蓬勃发展，必将加快实现人才强校战略，加速学校国际化进程，为各高校实现建设一流大学一流学科的战略目标提供必要保障。

三、交换生管理存在的问题

由于“交换生”在我国起步较晚，社会各界对其认识还不够深入，加上受区域、高校间管理制度及文化的差异等诸多因素的影响和制约，导致各高校，尤其是地方高校的交换生培养存在一些问题，质量有待提高。根据查阅的相关文献研究情况来看，研究的角度各不相同，有基于学校国际交换项目从宏观管理层面对交换生管理进行研究，有以具体某所高校某项协议为个案对交换生进行针对性研究，也有少数对交换生学分转换认定、学生管理进行研究。总的来说，交换生管理因协议不同，培养内容及方式、管理模式等各不相同，但学习目的相同，管理重点相同，即通过交换学习，在达到文化交流、知识贯通、拓展视野的目的的同时，对自身学业发挥促进作用，对交换生的管理关键点都集中在学籍管理、学分认定等几个具体问题上。一是交换发展水平不均衡。从交换生的输出和输入角度来看，由于学校地域间经济文化教育发展水平存在差异，各高校交换生发展水平不均衡，交换项目较繁荣的多集中在发达国家高校及国内985、211等知名高校，中西部地区受区域及学科发展限制，高校交换生发展相对滞后，交换学校数量及参与人数较少。且大多数交换项目输入输出不对等，仍停留在单向输出或输入的培养阶段，既不利于文化交流与学术创新，更不利于学生的个人发展。二是学籍管理导学助学督学机制不完善，学生学习目的不明确。首先，交换生在交换申请获批后，高校由于人力物力投入不足，重视不够，未能发挥引导帮助作用，学生对本校与交换学校相关专业培养计划不了解，导致交换生交换学习缺乏规划和针对性，只能到对应专业跟班学习，所选课程及所学知识具有局限性，学习成效不明显。其次，不能尽快融入校园生活，严重影响交换生对第二校园的认同感、归属感，严重影响人才培养质量。三是学籍管理信息化程度不高，管理缺位严重。教育部2001年颁布《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，实施学籍管理信息化的改革，随后陆续开展录取数据网上审核、电子注册管理，2007年明确要求实施学籍电子注册，具有学籍的学生最终才能获得毕业证书，到2008年进一步要求对在校生进行“学年电子注册”，全国基本实现了各高校学籍管理信息化平台的统一[4]61。但在交换生学籍管理中，全国统一平台发挥作用有限，大多高校仍停留在手工操作人工管理阶段。由于目前大多高校交换生管理遵循属地化管理原则，学生在跨校学习过程中诸如评优、住宿、学习及社会活动等均由接收学校管理。而学生的学籍管理则仍属输出学校管理，且学籍管理中诸如学籍注册、成绩管理、学分转换、学业警示、违纪处分记录、档案等问题由于学生在交换学习期间，原输出学校无法及时掌握，存在管理缺位问题，各管理部门间容易出现推诿扯皮现象。四是学分认定转换效率低下，服务质量不高。由于大多高校学分转换是在交换生学业完成返校后进行，且双方学校使用管理系统不同，成绩认定及转换往往依靠人工操作完成，转换效率低下严重影响交换生的评优评奖及后期选课计划。此外，部分课程由于与本校课程性质、名称有一定差距，导致学生所修课程得不到对等转换，返校后还需重复选修，极大浪费了交换生的时间精力及财力物力，造成资源浪费。学籍管理的效率直接影响对学生的服务质量，导致服务单一，质量低下。五是成绩认定转换制度僵化，学习成效不明显。一般交换学多通过选课修读、参与毕业设计所获得的学分进行认定替换，及课程与课程的学分认定转换，但交换生交换学习，除了课程学习，还涉及社团活动、文化交流、社会调研、学科竞赛、听讲座、本校宣传推广等方面，僵化的学分认定转换制度，极大制约了学生广泛参与社会活动、探究异域文化、拓宽知识面、加强交流与宣传推广、参与竞赛的积极性，成绩构成单一，学习成效不明显。

四、交换生学籍管理信息化路径

地方高校受地域经济发展制约，教育水平往往落后于发达地区和国家，如何扬长避短，发挥自身优势与特色，加强开放办学，提升国际化水平，是当前教育改革与发展的重要问题，加强交换生学籍管理信息化建设是解决学籍管理诸多症结、提高地方高校交换生管理效率及培养质量的重要途径，具体要从以下几方面展开。

1.完善交换生学籍管理制度及机制，加强学籍管理新媒体建设。教育部2005年新颁布实施的《普通高等学校学生学籍管理规定》中明确规定，高校学籍管理是指根据有关规定对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格进行考核、记载、控制和处理的活动。高校学籍管理主要包括学籍的取得和注册管理、课程考核和学业成绩管理、纪律与考勤、学籍异动管理和学历与学位证书管理等。学籍管理是高校教学管理的基础，也是重要组成部分，为人才培养质量的提升提供重要保障[5]205。因此，作为提升交换生培养质量的前提和基础，要将交换生学籍管理制度视为一个系统工程，围绕这一系统构建一整套交换生管理机制体制。加强交换生学籍新媒体建设，通过建立交换生学籍管理网站或主页、微信微博、QQ群、BBS等多种新媒体介质，将管理制度、机制体制等内容在网站中逐一呈现，供学生及社会各界阅知，同时达到宣传推广、知识普及的效果。网站应包含几大模块：一是明确交换生学籍管理的指导思想、实施目的。二是明确学籍管理的实施主体和客体。实施主体是教务处或主要负责交换生学籍管理工作的职能部门。实施客体是交换生，同时要理清交换生的定义、特点、分类，使管理对象明确，分类清晰。三是交换生学籍管理的实施内容，包括学籍注册、成绩记载、档案管理等的管理与实施。四是课程修读与成绩评定及成绩替换、认定的原则、要求与规则标准。五是学业警示与违纪处理。以上五点是构成交换生学籍管理制度的主要内容，也是关键性内容。交换生学籍管理机制则包含了激励机制、约束机制、保障机制等方面，是交换生学籍管理的内驱力，以最大化促进学生达成学习目的、提升培养质量为目的。要将管理机制与管理制度有机融合，发挥内在驱动和外在制度环境的相互作用，贯穿学籍管理全过程。

2.构建结构合理、科学规范、人性化的交换生学籍管理信息化平台。信息化平台建设是基于网站建设的进一步优化。网站等新媒体介质侧重制度、政策、体制的宣传推广、普及教育，而平台则是基于学籍管理规章制度、规则标准在实际交换生管理中的具体应用，是实现学籍注册、档案管理、课程选修、成绩录入、学分认定替换的辅助软件，也是提高管理效能的可靠保障。基于计算机辅助软件的学籍管理信息化平台在功能实现上，按照既定程序、公式、数据计算及转换均可轻松实现，其中的难点在于学分替换认定标准的制定，因此必须注意以下几方面标准、规则的明确、统一。（1）课程认定及学分转换时，需遵循课程名称类似、课程性质相近、学分/课时对等、成绩一致的原则，方能给予课程认定，受理学分转换。（2）学分转换过程中由于国内外各高校、地方与发达地区高校的管理差异，课时标准、成绩标准需按本校建立一定标准。课时标准：交换生在对方学校交流学习期间所取得学分的认定需参照派出学校学分与学时的对应关系，如一般课程18学时计1个学分，实验课36学时计一个学分。学生在交换期间修读的理论课程需在15学时或以上，实验课时需在30学时或以上才能认可并记入成绩单。（3）非百分制的成绩由派出校按规则折算，折算规则是依据对方评分等级数目参照下表相应进行折算，如成绩等级后附有“±”级别的，按“±3”分对应折算；成绩不及格不予折算，学分不予承认[6]。（4）丰富成绩认定内容，增强学分转换弹性。由于交换学习受语言、选课时间、开课年级等限制，所选课程及学分具有一定局限性，在有限时间最大限度发挥交换学习效能，必须丰富和拓展交换生成绩认定内容，增强学分转换弹性，将一些没有课程修读学分、成绩的活动，如社团活动、文化交流活动、社会调研活动、参与科研课题及项目、实验实习活动等可视具体情况替换为教学计划中的实践环节等学分或替换为教学计划中的社会实践、创新创业项目、文化素质教育实践、认识实习等学分。

3.建立交换生学籍管理电子档案，提升学籍管理完整性。常规交换生交换学习后，接收学校会根据其选课修读情况、在校表现，出具相关成绩证明、学习证明，学生返校后存入个人档案，受传统学生档案管理制度制约，交换生学习档案记录的学习成果及内容十分有限，不利于激发学生学习积极性。因此建立交换生学籍管理电子档案，可以有效解决这一问题。交换生学籍电子档案分展示档及文件档，展示档具有公开性和推广性的特点，依托网站等新媒体，建立学生个人主页、博客，将交换学习分为课程学习、文化交流、实践探究、社团社会活动、学科竞赛、师生互动等模块，提供学生全方位展示与推广平台，学生可将交换学习过程在对应栏目中以文字、图片、照片等方式上传、记录、展示，教师及管理人员可对网页内容进行评价，也可为弹性学分认定提供参考及图文佐证材料。页面的公开性交互性，为交换双方学校宣传、推广、文化交流搭建桥梁。文件档则具有规范性、隐密性、安全性等特点，主要与学籍管理信息化平台数据进行对接，将交换生成绩、学分、违纪情况经由双方管理部门负责人如实记录、转换，并以官方文件形式进行保存，管理双方通过平台可随时查阅、调取档案。两种类型电子档的建立，形成优势互补，极大提升学籍管理完整性及有效性。

4.将全程互动的管理理念贯穿交换生学籍管理信息化全过程。交换生学籍管理信息化的初衷和主旨是为了提高管理效能，确保交换生人才培养质量，促进高校国际化发展。交换生学籍管理涉及交换双方学校、交换生及家长、高校教师、各级管理人员及社会各界，要实现管理效能最大化，除了依托信息化手段，还要有全程互动的管理理念，并将其贯穿交换生学习全过程，寻求各方利益共赢点，建立及时反馈信息机制与快速处理的管理平台，才能切实提高各方积极性，增强管理合力，提升管理效能，最终推动交换生人才培养质量的提升。

作者:梁微 沈大强 黄瑞捷 黄书楼 单位:广西大学教务处 广西壮族自治区教育厅

参考文献:

[1]王瑞德.大学国际交换生研究[D].华东师范大学，2011.

[2]梁秀梅,李斌,胡元木.高校开展校际合作新举措的审视与思考：基于山东经济学院本科生“第二校园经历”的问卷调查与分析[J].高等教育研究，2007(3).

[3]赵子健,陈溪.大力发展交换生项目促进高校国际化进程[J].中国科教创新导刊，2013(23).

[4]魏琛.关于对高校学籍信息化管理的初探[J].信息时代，2009(6).

[5]曲明川.地方高校学籍管理信息化探析[J].科技资讯，2010(22).

[6]暨南大学交换学生手册.互联网文档资源.2012-9-5.