数据库程序完成学籍管理论文

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1学籍管理工作及其意义

学籍管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和改革教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍管理工作的严肃性、准确性和适时性提出了更新、更高的要求。因此，学籍管理人员要不断地研究学籍管理过程中的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的工作方法，以适应新形势的需要［1］。学籍管理工作包含新生入学资格审核，新生电子注册，在校生学籍异动，学年报到注册，毕业生资格审核，学籍学历电子注册等［2］环节，各个环节相辅相成，保证了学校的正常教学秩序，并且对学生起到了一定的惩戒作用，确保了人才培养的质量。每个过程，都是对大量数据进行筛查审核，而且要求必须准确无误。主要的学籍工作实施过程如下:(1)新生注册，是从招生数据库中筛查审核已报到学生，将其进行新生电子注册，未报到学生不予以注册，标注放弃入学资格。(2)学籍异动，这个工作是对在校生，也就是已经注册成功的学生进行的操作，它包括退学，休学，复学，转专业，转学等内容。也是在大量数据中筛查需要异动的人员，再按照教育部要求进行在线标注。(3)学年注册，将已经注册的新生，筛查出异动学生，并将按异动类别进行修改，最后将修改后的学生学籍再次注册。注册过程中需要添加一些字段，如班级、学号等。而这些字段是学生入学后学校数据库中生成的。这样，就需要将学校学生的数据库与学信平台上具有固定格式要求的数据经行对比，将学校数据库中有而学信平台上数据中没有的字段按实际情况进行添加。(4)学历注册，也就是毕业生数据注册。根据学年注册的数据，再次与学校数据库对比，确认毕业生人数，并将学历信息进行注册。以上学籍的管理都是在学信平台上在线完成的。完成时间都有一定的限制。大多数学校的情况是:学校有学生管理系统软件，对学生入学、学籍异动以及学生毕业等过程在学校范围内进行及时更新。而国家有学信平台，通过网络在线对学生学籍进行及时注册、更新等。学籍管理人员，是通过本校已有的学籍来管理在线学信平台的本校学生学籍。学信平台的学生信息的更改维护权限是归各省级教育厅所有，例如，学生转专业，学校学籍管理人员只能提交更改意见，而审批通过要由省级部门决定。学校学籍管理人员只有提交更改的意见［2］。所以大多数学校的学籍管理人员，不敢轻易更改学信平台上的数据的，以避免更改过程中出现错误，造成不必要的麻烦。所以，学校学籍管理人员要对在校生数据库与学信平台上数据库要严格认真的做对比，反复核对学生信息，将最准确的学生信息修改到学信平台上。由此可见，学籍工作过程，需要对大量学生信息进行反复核实及筛查。而筛查的方法就成了学籍管理人员至关重要的问题。

2半自动学籍管理

半自动的学籍管理工作如何操作的，以新生入学为例。某年招生3000人，实际报到2500人，要求从3000人中将报到的2500人筛查出来进行在线注册学籍，未报到人员注销学籍。从学校入学系统中导出的实际报到学生数据是2500的excel电子表格，而从学信平台上下载的招生数据是3000的．dbf数据库表。半自动化方法:将下载数据转换成excel数据，再将学校数据打印出来，然后从3000中一个一个的找出2500个报到生并作标记。并且，在筛查过程中，以学生姓名作为筛查的条件。这样做一是筛查花费的时间比较长，二是效率比较低，因为没有意识到可能有重名的问题。例如本校有两个叫“张三”的，有一个报到了一个没有报到，而我注册时恰恰把没报到的张三当成报到的了，这样就造成了信息错误。还有类似的很多漏注、错注学籍的问题。由此可以看出手动核查的弊端比较多，而且工作效率相对比较低，所以，总结归纳一个安全快捷的管理方法迫在眉睫。

3VFP程序完成学籍管理

从学信平台上下载的数据都是．dbf格式，也就是vfp数据库，那么能否通过VFP程序来解决前面出现的繁琐问题那?经过多次试验，最后编写了一道VFP程序，可以解决所有的筛查问题。下面以新生电子注册为例将程序介绍。某年从学信平台下载某校新生招生数据库“2013录取．dbf”，3000人，而实际报到学生的数据库为“2013报到．exe”，2500人，请从2500中将这3000人筛查出来。首先在将“2013报到．exe”另存为．dbf格式的数据库，即“2013报到．dbf”。(方法:“2013报到．exe”，点击【文件】→【另存为】，在弹出的对话框中，【保存类型】一栏选择“DBF”，【文件名】中写上“2013录取．dbf”。)现在要需要将两个表通过程序连接到一起。而能将两个表连接在一起的条件是两个表中必须有一个相同的字段名称，而且要求字段宽度也一样。因为都是同一级的数据，只是一个数据人数多一个人数少，所以字段内容应该都是一样的意思。关键是要找到一个能唯一标识学生的字段，例如身份证号或考生号。以避免出现像同名的学生注册错误的现象。从学信平台上下载或上传数据，对表都有一定的字段宽度要求，不满足要求的数据库是不能上传更新的，例如身份证号字段一般都是18位的字符，与第二代身份证号的要求一样。所以一般我们的操作是:假如确定身份证号作为关键字段连接两个表。打开“2013报到．exe”，在显示→表设计器中将【身份证号】字段名的宽度改为18，类型为【字符】。关闭该表。再打开“2013录取．dbf”，在显示→表设计器中添加一个字段(如:标记)，用于标识哪些学生是报到的。点击菜单栏的【窗口】→命令窗口，在弹出的窗口中输入命令:mod-ifycommcx，建立一个程序，程序名字起名为cx(程序的字母缩写)，需要说明的是程序名字随便起。注:选择a区，打开2013录取．dbf，以身份证号为关键字段进行索引(从学信平台下载的数据库中字段名都是以汉字名字母缩写命名的)，选择b区，打开2013报到．dbf，也以身份证号为关键字段进行索引，再打开“2013录取．dbf”，以身份证号为对比字段，将“2013报到．dbf”中的每个数据与“2013录取．dbf”中每个数据进行对比。如果两表中身份证号相同的，则在2013录取．dbf的标记字段用与2013报到．dbf的姓名替换。程序书写完毕，点击【执行】按钮(或工具栏上的“!”)。执行完毕后，关闭程序窗口。单开表“2013录取．dbf”，可以看到录取数据中凡报到的学生“标记”字段均不为空。最终结果，标记字段不为空的就是实际报到的人数，将这些数据复制成另一个表，(在命令窗口中输入:copyto报到for标记!=””［中间有一个空格］)。即:将”标记”字段不为空的数据拷贝到“报到．dbf”这个表中，这个表的名字随便取。最后将“报到．dbf”进行注册即可。一个程序可以将所有数据一次性进行筛查，足见其速度很快。而且，这个程序可以用于所有的两表对比进行核实的工作。只要两表中具有相同的能唯一标识一条记录的关键字段即可。因为其唯一性，足见其准确率之高。

4对学籍管理的初探

由于我国的高等教育已经处于大众化阶段，高校办学规模不断扩大，专业设置和学生人数逐年递增，再加上教育部对高校的学籍管理也加大了监管力度，在学籍管理方面的制度不断变化和完善，对高校学生的学籍注册、学年注册、学历注册以及在校生过程管理等多个功能要求越来越严格，所以，学籍管理信息化是必须的，在信息化的基础上使用简单、精练而且准确的方法，使学籍管理的工作变得轻松高效。现在各高校对学籍管理工作也越来越重视，学籍管理人员一般都是信息类专业的人员，对计算机也比较熟悉，VFP是最基本的数据库管理软件，这个程序是一个相当简单的程序，就看能否想到。这个程序可以通过不变的模式，解决所有学籍上繁琐的审核、筛查等工作。这比传统的用office软件半手工半自动完成的筛查工作要省时准确的多。

作者：曹亚萍工作单位：甘肃工业职业技术学院教务处