高职制度下的学籍管理论文

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一、领导高度重视，组织机构健全

学籍管理工作繁杂，又没有可量化的成果体现，很容易被领导、老师忽视，因此，领导重视是做好学籍工作的重要保障。领导的重视主要体现在学籍管理组织机构健全、软硬件保障有力等方面。组织机构包括管理机制、人员配备、工作机制等方面内容，软硬件保障则包括设备投入、人员继续教育、文化素质的提高等方面内容。学院学籍管理实行院系两级管理，教务处有两名工作人员专门负责普通全日制学生的学籍、学历电子注册、毕业生图像信息采集、学历证书制作与发放等工作。同时，学院还指定相关系部教学秘书、辅导员作为系部学籍管理工作的负责人，责任到人，在教务处的指导下共同完成相关工作。除此之外，还不定期召开由教学副院长牵头，相关处室分管处长、院系党政领导参与的学籍管理工作协调会，对学籍学历工作方面的重大问题及时协调解决。学院为保障学籍管理工作的有序、高效进行，不断加大软硬件设备的投入。先后购买教务软件2套，计10万余元；除常规的电脑、传真、打印设备外，还为相关管理人员配备高配置的电脑、证书用高速打印机等专用设备，以提高工作效率；支持相关人员进修、参加各种交流会议，以提高理论水平和处理实际问题的能力；学信平台对相关人员计算机操作水平要求较高，针对不同人员的薄弱环节，学院除鼓励自学外，还出资聘请相关计算机教师和学生助理兼职处理有关数据。

二、认真贯彻政策，规章制度完善

学籍管理是政策性较强的一项工作，是依法治校的重要环节。因此，学籍管理工作应严格贯彻执行《中华人民共和国高等教育法》和教育部《普通高等学校学生管理规定》的相关规定。其中，教育部《普通高等学校学生管理规定》中多处明确批示，按“学校规定”办理，突出和强调了高等学校在学生管理中的主体地位，扩大了高等学校的办学自主权[2]，因此，应结合各学校自身实际情况和高职教育教学的特点制定规章制度。学院制定了《学籍管理规定》等11份工作规范文件和17份对应的表格，通过这些文件，贯彻执行国家的法律法规，保证正常的教学秩序，切实维护学生的合法权利。规章制度的完善还体现在文件的增、删、改等修订工作方面，文件制定后并不是一成不变的，而是通过文件的运行与反馈不断修改、完善，如果必要，还会组织大型的研讨会。例如：2005年教育部出台《普通高等学校学生管理规定》文件，学院利用暑期时间加班加点，召开由教务、学生、系部、质管办等多部门参与的会议，制定了《厦门海洋职业技术学院学生管理暂行规定》等十余份文件。据不完全统计，十年来，学籍管理方面的文件共计修改30余次、删除4份。为使学生了解这些文件，针对高职学生纪律意识散漫、自主能动性较差的特点，教务处将上述文件汇编成册，当新生入学受教育时进行宣贯，每个新生人手一份，同时将相关宣贯材料通过张贴、学校电台广播、教务管理系统公告等方式告知学生。

三、结合质量体系，完善运行机制

制度的运行需要相应的机制保障，我校从2002年就开始全面导入ISO9000质量管理理念，建立和运行船员教育和培训质量管理体系，从时间、流程、环节等多个节点强化过程控制，有效保证了学籍管理工作的有序、规范运行。IS09000质量管理体系强调全员参与、全过程管理[3]。质量体系对各岗位职责、权限有明确规定，通过纠正预防措施发现工作中的不足与缺失，建立健全和完善各种工作机制，整合各种资源，形成条块结合、上下联动、左右配合的联动工作体系，确保学籍管理工作规范、高效、有序地运行。通过持续改进和有效运行，质量管理的理念和方法已融入到教育教学活动中，成为学院学籍学历工作规范管理、提高效率、提高服务质量的重要途径，既提高了管理水平，又保证了工作质量。学院每年至少开展一次覆盖所有受控部门的内部质量审核，最高管理者针对主要质量问题组织管理评审，不断提高管理水平。

四、计划加流程图，标准取代经验

学籍管理工作有很高的专业性和时间性要求，尤其是电子注册、图像采集等工作，一旦出现岗位变动、人员离职等状况，新人上岗后需要很长一段时间的磨合期，从而影响学籍学历工作的顺利开展。我院教务处通过管理创新，建立工作计划、工作流程图等标准化程序，较好地解决了这一问题。好的部门工作计划是连接学院战略规划与部门具体工作目标的桥梁，是学院教育教学活动中重要的管理控制工具。教务处通过制定部门年度计划、学期计划和个人学期工作计划、周计划，将全年的工作任务分解，它包含目标的设定、措施的选择和与此相适应的资源保障、时间要求等方面内容。工作计划使学籍管理人员、辅导员、学生都能做到心中有数、准备充分，成为高效管理的“指挥棒”。流程图主要是指表述工作流程的框图，它能以图形方式有条理地表达工作流程，包括内容、步骤、形成材料等内容。它直观的体现了工作从开始到结束的整个过程，它既是办事人办理相关事项的路线图，也是新人上岗后的作业指导书，既提高了办事效率，又减少了新人上岗的磨合时间，共计制作学籍学历方面的流程图11张。通过工作计划、流程图等标准化程序的建立，我院学籍管理工作由以前的靠经验吃饭转变为如今的一切行为有据可查、有章可循，标准取代了经验，将岗位变动、人员交接、突发事件等对学籍管理工作的影响降到最低，从而提高了学院的学籍管理效率，保障了学籍学历工作顺利进行。

五、边工作边思考，认真总结提高

学籍管理工作琐碎、重复性强，而且随着高等教育学生信息网的不断发展和完善，学籍管理的工作内容也在不断更新和变化，这都要求学籍管理人员必须学会思考。从纸质档案材料到电子档案，从学历注册到学年注册，再到新生入学注册、入学资格审核、高考照片核对等变化，让人应接不暇。如果不懂得思考，不知道改变工作方式，只能是“头痛医头、脚痛医脚”，疲于应付而不能自拔，何谈提高效率呢？学院教务处一直提倡“在工作中思考、在思考中前行”，通过教务处例会集中讨论、学籍管理人员内部研讨、辅导员座谈、学生信息员反馈信息等内外结合的方式，触动相关人员积极思考如何改进工作，并取得了一定的成果。例如，改进图像信息采集用表格，将图像信息与学籍学历信息挂钩，有误的在拍摄现场更改，减少中间环节，保证信息的正确性。学年注册时，不但要求学生登录高等教育学生信息网核对信息，而且下载纸质材料供学生核对，从而将工作做到平时、做到实处。通过“工作——思考——改变——总结”的模式，有效地减少重复工作，提高工作效率。

作者：赵平工作单位：厦门海洋职业技术学院