授权房产物业公司修缮风险控制点

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综合性集团的业务跨度较大，且各个单位的性质、规模、经营范围和业务特点千差万别，《企业内部控制基本规范》中关于业务层面的控制内容不可能涵盖一些行业性较强的企业，故针对这类企业，其内部控制制度的有效性有赖于企业内部熟悉控制环境的人员自己编制探索。本文所介绍的针对授权房产物业公司修缮工程的业务流程是笔者根据其在集团性公司所积累的审计经验，有针对性的为防范各种弊端所制定的部分业务控制流程，由于篇幅所限，故主要针对部分关键控制点的管理进行相关分析。

一、授权房产的修缮管理

授权房产指的是上海市住房保障和房屋管理局授权各区房产集团管理经营的公房资产。此类物业公司管理的居住类房屋有两类，一类就是日益由于买下产权而减少的授权房产，亦叫公房；另一类就是所谓买下产权的售后公房，亦叫私房。在此类物业公司发生修缮业务，其资金来源分两块，一是公房缴纳的租金部分，用于公房的维修；另一种就是针对不同的修缮部位，运用三项维修资金，维修资金来源于买下产权时的部分资金，它分为维修资金、电梯水泵资金、街坊养护资金。房屋的承重结构、公共部位、公共设备的修缮、更新，在维修资金中按各业主的房屋面积分摊列支；高层电梯水泵大修理、更新，在电梯水泵资金中列支；公共设施(道路、照明路灯、绿化)的修缮、更新在街坊养护资金中列支。

二、授权房产修缮工程的业务流程(适用于投资额在30万元以下的工程)

立项→订立合同→施工监控→验收阶段→委托审计或内部审计→分摊与结算→支付工程款流程→财务控制→归档→评价

三、业务流程的控制

1、立项业务流程控制

立项业务的流程如下：首先由业委会、小区经理提出立项建议，然后将立项建议上报集团（附维修资金状况表，本次工程分摊后维修资金情况说明）。立项建议待集团批复后需取得2/3居民征询通过，并经过业委会确认，然后物业公司需根据立项建议编制工程预算，并将其上报集团物业部门批复，最后经集团审计监察室复核后正式立项。立项的具体规定：（1）动用房屋维修资金的项目，要做好立项前的征询工作，维修资金按幢、门牌分摊的，应取得2/3以上涉及业主（指涉及分摊维修资金的对象）签字认可，并取得业主委员会签字、盖章确认，而且还需将相应征询单存档备查。小区经理对征询单的真实性负责，物业公司修缮部对征询单的真实性回访复核。（2）动用街坊资金的项目，应取得2/3以上涉及业主签字认可，相应征询单存档备查，并取得业主委员会签字、盖章确认，才能按实立项。（3）动用电梯、水泵大修资金的项目，应取得2/3以上涉及业主签字认可，并取得业主委员会签字、盖章确认,相应征询单存档备查，才能按实立项。业主大会《管理规约》对于立项有约定的，按照《管理规约》执行。《管理规约》必须合法（经业主2/3通过，并进行公告）。（4）杜绝跨年度立项，如有特殊情况，需上报集团采取结转审批。当年立项工作已结束，如有新增项目，须上报集团审批，审批后方能施工（抢险工程除外）。抢修工程可先施工并于当月上报集团审批。根据集团的批复在当年的中大修立项中给予追补立项。抢修工程，可以根据沪房地资物（2008）389号文第四条以及《上海市住宅物业管理规定》第37条进行操作。绿化工程在立项前须经集团业务部门现场察看后，才能立项。（5）动用维修资金原始本金（分别按房屋维修资金与街坊维修资金）的项目，除抢修工程外（急难愁项目），原则上控制立项。低于80％的原始本金的原则上不予立项。高于80％-100％之间的原始本金(分别按房屋维修资金与街坊维修资金)采用控制立项，经计算在动用本次工程款后，本金不低于80％的范围内，并须在2/3业主征询时如实告知业主，本次维修要动用本金，以及动用的业委会本金已经达到的百分比，2/3业主征询通过后，准予立项。任何项目单位平方米造价达到20元时，征询时应及时向居民公布原始本金以及本次使用后的剩余资金情况。（6）业委会的资金账无法体现最近数据的项目，不予立项。（7）项目征询的结果，物业公司应及时公示：其中涉及房屋维修资金项目在门洞中公示，涉及街坊资金在小区公示栏中公示。（8）街道补贴出资项目的立项。物业公司配合立项的，应首先验看维修资金（包括街坊资金）原始本金的状况，上报集团批复，在取得2/3以上涉及业主签字认可后，再报集团批准立项。待到立项后，应与街道签订协议，并取得街道已经立项的依据。另外，街道的补贴款可以作为施工的首付款。（9）拟立项项目中公房份额占到幢、门牌2/3以上的，产权代表人是集团的，应由集团立项审核部门到现场察看，严格控制立项。（10）不符合上述条件而擅自动工的，不予立项，由法人代表承担相应的经济责任。如果已经开工，包括未能收到的资金，公房款项都应全部计入企业成本。

2、施工合同的订立与流程

（1）合同的份数物业公司修缮部应根据业委会以及集团的授权与有相应资质的施工单经过公开招投标后，与中标单位签订有关合同，合同一式六份（财务部、档案各一份，修缮部二份，乙方两份），其中正本二份，甲方正本交办公室（由办公室贴印花税）归档。（2）合同的内容一个项目只能与一个施工单位签订一份合同，一个项目不得进行不同单位施工段的划分。物业公司收取管理费的，应当在补充协议中明确约定。物业公司应在合同中约定好主要材料的品牌以及规格（按照集团规定的主材品牌,如pvc用亚通、衬塑钢管用沙家浜等），并约定违约责任。（3）合同的使用年底由修缮部门与财务部门按施工单位分别汇总装订合同，汇总的合同要与档案汇总一致，有收取管理费补充协议的，应当与对应的合同，装订一起，修缮部门与财务部门的合同上要用数码章敲好工程编号，用付款结算表做封面，合同应以工程编号作为序列号，与付款结算表的顺序一致，与施工单位付款依据一致。修缮部门的两份合同，一份进件袋装订，一份应作为日常请款审核的依据，并随着项目的进展逐步完善表2的内容。财务部根据合同视情况支付预付款（没有合同不允许支付），支付的预付款项必须在合同预算金额的20％以内，增加工程量必须补订合同，决算金额原则上不能超过预算金额（材料涨价因素可以在预算金额中考虑一个涨价系数）。未见合同财务预付款的，要追究委派会计的经济责任，造成严重后果的，不再聘任。财务部门的合同以及汇总表，作为日常付款审核以及年终审计的依据。修缮部门要对已经订立合同，但当年度没有进行决算的项目，向总经理室、财务部进行书面说明。财务部要根据合同以及账面情况在下一年度继续追问。一般情况下，除了中止履行的合同，原则上，已经支付预付款或已经履行的合同，必须在2个年度内进行决算。主管副总对该事项负全责。（4）合同的归档财务部门的合同作为财务凭证构成部分，待到财务资料归档时一并归档。修缮部门的合同一份进档案归档，一份留在本部门，作为部门管理的依据加以保留。

3、施工监控

施工期间，物业公司修缮部进行进度、质量监控，甲方代表应当及时进行隐蔽工程验收记录，及时核实施工单位工程量，并由甲方代表、公派代表、业委会代表同时确认签字。对于缺少签字程序的，在以后的审价中，一律对工程量进行打折处理。物业公司主管副总必须要到现场复核主要材料是否与合同的约定一致，并对该项工作负全责。

4、验收阶段

应当由物业公司修缮部、小区经理、业委会、居委四方对工程的质量以及工程量进行验收，签字。

5、委托审计或内部审计

验收以后，由施工单位编制决算，绘制竣工图，并标注尺寸。决算时按施工单位进行分类，按照施工编号，上报物业公司物业部修缮部，物业公司要在业务副总的领导下对工程量进行现场复核，再由修缮部进行预审，再上报集团物业部审核后，最后由集团审计监察室复核。如果业主大会要求进行外审，应由集团审计监察室选择审计企业。集团内部审计或外部审计，根据施工单位出具审定单或审价报告。集团审计监察室在日常审计中对大中修项目进行抽查，以杜绝将大金额项目分解成小项目的现象，同时对项目的合规性进行检查。

6、分摊与结算

修缮工程经集团内审或委托外部审计后，审核以后的决算应报施工单位、业委会认可，之后由物业公司进行公私房分摊。分摊完毕，施工单位必须保留分摊原稿以及复制相关的盘片（二份），交业委会盖章确认（复印三份），并将正式确认书以及盘片交银行，一张分摊盘片存档（若遇银行遗失再复制报送）、两份复印件保留。等到分摊成功后，分摊员通知财务开贷记凭证，附上确认书复印件交业委会在贷记凭证上盖章确认。再交银行拨款，收到款项时，财务应做好业委会账目并将代管基金应收账款销帐。财务人员收到款项时应及时书面通知分摊员，而且财务与分摊员至少每三个月对一次帐。公房款按照集团公司统一格式，由物业公司上报集团部门审核、总经理室批准，并由集团财务部下拨款项。不属物业公司承担的项目，根据以往年度的惯例，不承担费用。物业公司实施的项目，在征得业主大会同意后，外审额扣除各方面补贴后，将其与工程费用一并按公私房分摊，税金在收取的管理费中列支，不得分摊。

7、资金流程控制

工程验收合格后，需经内部审计或者外部审计，并经业委会认可后，按各自的面积进行计算公私款项分摊，公房款项从收取的租金中支出，私房款项向维修资金保管方建设银行报盘审核，待到公私房款项同时到帐后，由物业公司修缮部按施工单位填写费用结算请款表，将审价报告（审定单）、分摊表交给财务部，财务部按审核费用结算请款表的数据，扣留5％的质量保证金以后付款，保修期满无息返还保证金，从而对中大修工程款的支付关键环节实施了有效地控制。