大学物资采购与供应管控

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随着国家及地方政府加大对高等教育的投资力度，每年市财政下达的常规设备经费，各类专项建设资金也陆续到校(如:中央财政支持地方高校专项、“085”内涵建设、工程技术研究中心建设、地方高校基础实验室专项建设等)，其中至少一半以上将用于硬件设备的购置。作为学校物资设备采购的主管部门，在人员数量不变的情况下，如何科学、合理、规范、高效地完成物资设备采购任务，成为物资采购工作者共同关心和探索的主题［1－2］。

1“难题”———任务重

各类专项经费的陆续到校，致使采购任务逐年快速增长，预计2012年较2011年采购任务增长近1倍;“政府采购”的要求越来越高［3－4］，如:对于“单一来源”采购的审核，增加了“单一来源”采购网上公示环节(7个工作日);对于进口设备的采购，增加了专家论证和验收环节，采购前需获得由市教委指定的第三方咨询公司组织的专家论证会的审核同意。“政府采购”扩大货物类集中采购目录范围，由2008年的15项，扩大至2011年的29项;随着学校学科建设和研究生教育的深入，进口设备在设备采购中的比例逐年增加，2011年进口设备采购项目数较2010年增长了46%。为节约资金，高校一般会向海关申请免税［5］，海关的审核周期在10个工作日。上述这些环节增加了物资采购过程中的人力成本和时间成本。与之对应的是人力资源并没有增加，而规范的采购流程和审批程序又要求采购人员必须按照学校的规定来办理每一项设备采购。时间紧、人力少、流程多、任务重，成为目前高校物资设备采购工作者不可回避的难题。

2科学规范管理

2．1编制采购计划

如今每年的设备采购任务已经从过去3000多万元增加至近7000万元，如果还按照过去的采购方式与管理模式去应对，很可能造成预算资金不能在规定的时间内得到合理的使用。以每年市财政下达的常规设备经费为例，各学院递交的“设备申购单”并不在规定的时间节点内统一递交，而在全年任意时候递交。由于市财政资金遵循“当年预算当年清”的政策，这种无序的设备采购申请给采购部门在时间上造成了不小的压力。为了改变过去这种随意、无序的工作状态，必须制定新的管理制度，明确要求各学院在预算下达后的一个月内，递交设备采购计划及对应的所有设备申购单。设备采购部门在汇总各学院递交的上述材料的基础上，采取分类、打包的方式，按轻重缓急的原则，编制全年的设备采购计划［10］，既可以保证在规定的时间节点内完成设备采购工作，也有助于降低设备采购成本和人力成本。

2．2合同管理实行数字化

前几年每年平均3000余万元的采购任务，对应设备采购合同大约在250～300项。如今每年的预算至少增长一倍以上，当年签订的合同数至少在600项以上。加上正在执行的合同，管理的合同数量接近历年的3倍。如何将这些合同管好、执行好，并及时掌握每个合同的进度，随时应对上级部门需要的各类数据。过去对已完成项目的合同进行简单的纸质归档已无法满足上述要求，应对数量急剧增长的合同管理需求，必须建立数字化的合同管理平台［11］。使合同管理实现数字化。①随时了解每个项目的进展情况，如合同签订日期、预付款已支付比例、交货日期、验收与否等信息;②通过简单的设定查询条件，可以汇总各类数据，生成报表。如:按“经费来源”查询该类经费的项目进展情况;按“部门”汇总各学院某年度的合同签订情况;③可设定自动提醒功能，如:第二期预付款的付款时间提醒、质保金退还时间提醒等。

2．3构建供应商考核评价体系

评价一个供应商，不能仅关注他对产品的报价，还要考察他的经营资质、技术实力、售后服务等方面，评价的过程是对供应商的综合评价。以往物资采购部门对供应商的评价，主要看他的价格，报价低的往往会被认同。但对于大型设备或实验室建设项目，则不能单纯看价格，需要综合考虑。过去物资采购部门对供应商的技术实力、售后服务的评价，一般都是根据自身的经验和日常获得的反馈作出的主观判断，评价缺少使用部门的共同参与，况且每个采购员掌握的情况不一，评价的客观性存在偏差。鉴于此，逐步建立供应商考核评价体系［12］，不仅可以规范物资采购工作，也可以提高采购工作效率。在目前准备工作尚不充分的情况下，为不影响日常采购工作的开展，建议分两步开展该项工作。(1)尽快建立供应商档案［13］。包括供应商的基本信息:公司名称、公司的注册资金、联系人与联系方式、大致的经营范围等;供应商的资质:生产厂家还是商，的授权证明、持证的工程师信息等;供应商近年来在本单位的销售情况:参与的项目信息、交付情况、产品质量、培训情况、售后服务情况、是否有投诉等。(2)构建考核评价体系［14－15］。拟按产品质量(20%)、交付情况(20%)、服务质量(20%)和价格水平(40%)，满分100分。得分在70～100分者为A级，A级为合格供应商;得分在60～69分者为B级，B级为候选供应商，需进行辅导，减量合作或暂停合作;得分在59分以下者为C级，C级为不合格供应商，应暂停合作或淘汰。对供应商的考核应该每年进行，并实行10%左右的淘汰率。定期对供应商开展考核评价，有利于物资采购部门对供应商有比较客观的认识，并以此为依据规范和改进今后的采购工作，同时也有助于提高物资采购工作的效率。

3结语

面对文章提及的高校物资采购主管部门近年来在物资设备采购工作中感到的困惑，只有在制度上有所创新与突破，改革现有的管理方式，不断提高工作效率，才能在不增加人力资源的情况下，化解“时间紧、人力少、流程多、任务重”的难题。