采办理论管理中的信息系统搭建论文

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摘要:本文对如何保证有效且高质量的采办管理工作做了详述。

关键词:采办管理信息机制

采办的概念最早是在军事物资的购买中提出的,而如今正日益被广泛用于其它领域。采办管理涉及到组织管理、风险管理、合同管理、谈判管理等。如何保证有效且高质量的采办管理工作是目前许多企业都急于想要掌握的。

1概述

采办是发展、获取和使用装备全寿命过程的活动,包括装备的需求确定、研制试验、生产部署、使用保障和退役处置,即其任务结束并不是设备能投入正常使用即可,它还包括了对设备的清理善后工作。采办的最终目标是解决问题,满足需要。

目前在我国,这一领域还存在着很多问题。我国自1998年实行军队装备采购市场化以来,取得了显著成绩。但随着市场经济改革的不断深入,各种新情况新问题不断出现,如“拖、降、涨”现象频发、装备价格居高不下、合同管理法规滞后、人才队伍缺乏、采办体制不完善、采办市场没有形成有效的竞争、相关法律制度不健全、缺少科学有效的采办成本控制方法等。通过查阅文献,不难发现,其中信息的严重不对称表现尤为突出,而信息的交流贯穿采办的始终,信息交流机制的不完善势必对企业的发展造成极大的影响。建立完善的信息交流机制是实施好采办管理工作的前提条件,对于真正提高装备采办效益具有重要意义。

2信息不对称的类型及影响

在采办过程中,信息不对称这一现象是绝对存在的。不对称信息包括道德风险、逆向选择、隐蔽行动和隐蔽信息四种类型。道德风险以隐蔽行动和交易成本为核心展开,目的是在买卖双方之间进行合理的风险分摊与成本分担,以取得最优的合同形式。而逆向选择是以隐蔽信息和交易成本为核心展开的,探讨买卖双方之间风险分摊与利益分配的问题。

从合同理论来讲,装备采办合同是一个不完全合同,即信息不对称是造成合同不完全问题的根源,而这势必会造成双方难以就风险分担和利益分配达成一致,从而导致利益的不均衡,即有一方因信息不对称而受益的同时另一方会成为信息不对称的受害者。较常见的一个现象就是个别科研生产厂商会利用签约前的信息不对称,以极低的价格先把合同争取到手,再“拖进度、降指标、涨价格”,使得购买方极为被动,承受着很大的风险,利益得到很大的损害。此外,信息不对称也势必会造成采办交易费用的大幅增加,采办效益的低下以及采办成本的大量浪费。

3采办管理信息交流机制的建立

显然信息在采办的过程中显得举足轻重。由于在采办的过程中信息不对称是不可避免的,研究如何尽可能的改善这一现象极为必要。首当其冲的就是必须建立好采办管理信息交流机制。采办管理信息交流机制指各参与者在信息交流中相互关系、相互作用的方式和过程的总和。必须形成一个集中统一的相关体制,这种集中统一性体现在机构设置、权责划分、管理流程等各个方面。

然而如何评判信息交流机制的好坏又成了一个难题,于是又对其建立了相关的评价指标体系,同时这一行为也明确了信息交流机制的建立需要着重注意哪些环节,其具体意义在于:通过评价改善采办管理信息交流,更好地为决策提供信息,从而促进采办管理水平和效益的提升。

4评价指标体系的建立

指标的本意是指对于所要实施的任务工作所设定或者说规定必须达到的目标。评价指标既是评价的标准又是要实现的管理目标。评价指标的设计必须有一定的依据,现总结如下:

4.1采办管理的总目标采办管理的总目标是“快、好、省”,对信息交流机制的评价需要为实现总目标服务。

4.2采办管理信息交流的规律和特点采办管理信息交流既存在共同规律又存在差异,应当选择具有可比性和可操作的方面进行评价。评价指标体系应当符合发展规律、信息交流的经济规律和组织规律。

4.3采办管理信息交流机制的内涵和要素主要考虑采办管理中的信息、信息交流的动力、信息交流的渠道、信息交流的影响因素、参与者(利益相关者)及其相互关系等要素。

采办管理信息交流机制是多目标评价,根据采办管理信息交流的特点,出于评价的可行性、评价数据的可得性和可信性等因素考虑,可以从信息交流机制基础、信息交流过程和方式、信息交流动力、信息交流监督机制等四个方面设计指标,对采办管理信息交流机制进行评价。

需要指出的是,在信息交流机制评价指标设计中,由于部分相应数据的不可获得,以及没有设置用户感受指标,存在一定程度的局限性。

5对我国采办信息交流机制的评价

根据相关文献取得评价所需信息,对每项评价指标进行评分,再按指标的权重分配计算加权结果,可以对我国目前的采办信息交流机制得出以下结论。

我国采办管理信息交流机制不健全,信息交流不畅影响采办管理水平和效益的提升。不可否认,我国装备采办取得了巨大成绩,但同时也要看到存在的问题和差距。由于缺乏有效的宏观调控和沟通协调,致使国家资源不仅得不到优化配置,而且浪费现象严重。在信息交流工作程序上,信息交流渠道、工作流程、信息交流系统和平台不健全。在信息交流的动力上,强制信息交流的制度要求不完善,信息要求落实程度低,缺少利用市场动力激励信息交流的手段。在信息交流监督上,许多重要阶段和决策点采办方的监督缺位。

6结束语

不难发现,建立并完善采办管理信息交流机制是一项非常复杂的工作,同时也是一项非常重要的工作,因此对于该领域的研究十分有必要。本文由于篇幅所限,对相关问题只是做了简要概述,许多问题还需要进一步深入研究,例如采办过程中的风险控制问题、合同管理问题等等。