采购物流管理的特点论文

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关键词：项目采购物流管理关键点控制

摘要:从工程实例出发,剖析了项目建设采购物流管理的特点,着重阐述了项目采购物流管理的关键点及其控制方法,对类似的工作有一定的指导作用。采购是企业经济活动的重要组成部分,建设项目采购是新建企业或改扩建企业项目建设中的一项关键性工作,它衔接设计与施工,承担着将设计文件中抽象实物直接转化为工程建设具体实物的重任。

建设项目采购,对供应商和顾客而言存在着2个转移,一个是商品所有权的转移———商流过程,另一个是物资实体的转移———物流过程。商流过程主要通过供需双方商品交易、等价交换来实现,它包括合同商谈签订、有价证券支付承兑、所有权凭证交付等环节;物流过程则主要通过包装、运输、装卸、储存等手段,来实现物资空间和时间位置的移转,它包括供应商负责的物流和项目(承包或管理)部承担的物流。本文拟从工程实践着手,剖析工程建设项目采购物流管理的特点,阐述项目部做好采购物流管理工作关键点控制的个人认识

1项目采购物流管理的特点项目采购虽然在采买、催交、运输、储存四大过程中,与企业生产性物资采购有许多共性。

但由于项目采购的开展是建立在工程建设要求基础之上,项目建设在同一空间位置的重复几乎为零,同一生产流程工艺上,设备、设施的简单重复也几乎为零,这种种差异使得项目采购与企业生产性采购比较,具有如下特点:

1•1多数设施体积大、吨位重项目建设一般都是企业生产的基础性建设,无论是原材料生产企业还是民用设施的加工企业,其建设阶段所购设施的个体,相对其生产经营期间的流程性物资而言,在吨位和外形尺寸方面,都是成倍乃至数十倍的关系,这些体重庞大的设施,给物资的包装、运输、储存带来了许多困难,加大了物流过程中的风险系数。

1•2所购物资种类多、数量少、库存时间较长企业步入正常经营后,生产流程所需物资的品种是相对稳定的,其用量能通过消耗量做出准确统计。确定的物资品种与用量,使企业能精确地做出采购计划,基础数据的完善、准确,保证了企业实现库存控制、定量采购、定期采购、准时化(JIT)采购、最大限度地减少库存、降低资金占用成为可能。而建设项目采购的请购,一般均来自设计人员或设计文件,除水泥、钢筋外,其它需购物资品种多、数量少,多数设施以单件、小批量为主。建设过程中的不确定因素,还有可能导致需购物资的增减和采购计划的不断变更。为适应这种变化,采购中不得不搭建较大场地的临时性仓库来缓解矛盾,以库存来调剂,即便如此,个别设施还有可能存放在库外场所。

1•3不能有效利用已形成的专业化采购网络有序的作业,使得企业有条件通过生产过程,培养胜任的专业化采购队伍,也使得企业可以通过较长时间考察,选定品质、价格、服务最适中的供应商,从而建立起自己完善的采购网络。而项目建设周期的限制,项目采购部为临时性组织机构,它不可能有过多的时间和更多的机会来考察供应商;采购物资的不特定性,又使得项目采购在多数情况下,无法有效重复利用已有资源;市场的瞬时变化,有可能导致供应商产品的变化,供应商自身结构的变化。一个项目的合格供应商可能在另一个项目中,会属于不合格供应商;一个项目形成的采购网络,在另一个项目中大部分可能被弃而不用,于是针对一个新项目,采购部不得不重新考察、评估供应商,重新建立自己独有的采购网络,而项目建成之日也就是其供应网络关闭之时。

1•4物流环节多而散经过不太长的时间,大多数有序生产企业的采购都能够使自己的物流过程相对稳定,即供应商稳定、需购物资稳定、运输方式稳定、交接过程稳定,这多个稳定可使得复杂的采购物流过程转化为一种由供应商直接到业主的标准化操作。而项目的流动性、产品的非重复性、物资的多样性,使得项目采购的交接过程点多、线长、面广、松散而无序,每一台设备都有可能存在供应商———第一承运人———中转运输———业主(或施工商)的新交接过程中,物流环节的简化难以形成。

2项目采购物流关键点控制基于项目采购的以上特性,笔者以为,要做好项目采购物流管理工作,应重点控制以下4个方面的工作。

2•1合同术语的正确理解与应用合同是项目采购的核心,也是项目采购物流管理的基础。无论是合同的技术参数还是商务术语,其准确表述对合同的正确执行有至关重要的作用。在项目合同中,牵涉到物流管理的商务条款主要有包装、运输与交货等术语。

2•1•1包装条款涉外项目的采购合同,对包装材料、方式等要求,一般都会在通用技术条件中详细列明。基于这些要求,供应商一般都会严格把关,不易出现差错。而对于国内工程,合同包装条款一般不甚严谨,不少采购工程师很容易轻信供应商业务员的表述,于是这些合同关于包装最常见用语为“按厂家标准(或惯例)包装供货”;殊不知有些供应商本身就没有包装标准,其所谓的惯例就是设备裸装在几根粗糙木方拼凑而成的简陋骨架内,有的供应商贪图小利,惯例就是不包装。这种条件下的到货产品,外表面油漆刮落司空见惯,零部件的损伤也不足为奇。在广西×工程承包建设项目采购中,我们就因为对包装条款没有严格规定,到货的30m浓缩机桥架经铁路吊装后严重扭曲变形,最后只能在现场重新制作,既耽搁了时间,又多花费了资金,还无法找供应商索赔。工程经验告诫我们,应当根据各种设备材料的特性,在合同中明确规定其包装标准;对于裸运框架结构件,还需明确规定应加设的安全运输支撑性构件;对经厂内组装的设备,应要求供应商明示定位标记;无论何种方式,外包装上都必须有明显的吊装标识。

2•1•2运输与交货条款关于设备材料的运输方式,国内工程通常为2种,即铁路运输和公路运输。项目部一般会综合考虑工程进度、设备材料吨位、尺寸及价格等因素,提出货物运输概括性要求。但在实践中,采购工程师往往容易忽视运输与交货汇集在一起时隐含的风险责任问题。国内工程建设采购合同常见的运输交货条款表述有:需方自行提货、需方工地现场交货、某车站交货、代办托运。这4种常见的表述运输、保险费用及交货过程风险的承担责任相差甚远,其差异具体体现为:需方自行提货,相当于国际贸易术语中的EXW(工厂交货)。其具体操作为接到供应商通知后,需方及时自行安排承运人到供应商仓库内提货,供应商将所供货物装上承运人车辆后即完成交货任务。

供应商仅承担厂内装货的费用,毁损灭失的风险,从货物装上承运人车辆时起,由供应商转移到需方;如果经供应商合理催促,需方仍怠于提货,供应商可以向有关部门提存;从提存之日起,货物风险及所发生的提存费用由需方承担。在这种交货条件下,供应商的相对责任最轻,而需方的相对责任最重。需方工地现场交货,相当于国际货物贸易术语中的DDP(指定目的地)。其具体操作为供应商自行安排承运人将货物运输到合同指定工地并交付给需方收货人。供应商承担货物从制造厂到工地的全部费用，风险从货物离开承运人车辆外缘(相当于船舷)时起由供应商转移到需方;承运车辆运抵工地后,需方应及时组织卸货,无正当理由不及时卸货,滞留车辆所造成的损失由需方承担。这种交货条件,供应商的相对责任最重,而需方的相对责任最轻。某车站交货,相当于国际货物贸易术语中的CIP(目的港)。其具体操作为供应商自行办理运输手续,将货物运到需方指定的收货站,并承担运输和保险费用;收货站的接货费用由需方承担;铁路运输过程中发生的事故由供应商负责向铁路索赔,风险自货物越过车皮外缘(相当于船舷)时起由供应商转移到需方。

这种交货条件下,需方承担收货站到工地之间的货物责任。代办托运,相当于国际货物贸易术语中的FCA,其完整的意思为需方委托供应商办理货物的运输手续。在这种交货条件下,供应商只需将货物交付给第一承运人(也可能需方指定,也可能需方没有指定)即完成交货任务;供应商承担工厂至第一承运人接货处的运输和保险费用,需方承担货物移交给第一承运人后的费用;风险自货物移交给第一承运人时起由供应商转移到需方;但在非需方指定的情况下,供应商需对第一承运人的挑选承担责任。从以上分析可知,尽管上述运输交货条款本身的字数不多,但其内涵却是相当丰富,风险责任承担也各不相同。因此在实际工作中,采购工程师同样应当认真斟酌运输交货条款,力求使合同的风险最小、使合同的履行最有利于自身工作。

2•2中转运输的精心组织中转运输指采购部从供应商或承运人处接收货物后,自行将货物运送到项目仓库或工地的过程,是项目采购部直接负责的物流管理过程;从接收货物之时起,到货物交付安装使用时止,项目采购物流控制风险责任最大之处,莫过于货物流动的中转运输环节。中转运输主要有2种形式,一种是项目采购部就近委托专业公司承担运输工作,它适应于大宗货物的运输;另一种是自行承担运输工作,适用于单件小批量货物的运输。但无论哪种形式,如何精心组织中转运输,是采购部物流管理的一项繁重而具体的工作。数个工程中转运输成功与失败的经历表明,准确、及时踏勘线路是中转运输的关键性控制点,它包括2个方面的工作:

2•2•1项目初期准确踏勘运输线路项目初期,采购部应委派具有运输经验的人员,认真踏勘运输线路;在踏勘的基础上,综合需动物资特性(重量、最大外形尺寸)和气候变化等因素,正确选择1~2条运输线路,并准确地绘制中转运输线路图(包含运输途中的路面宽度、路况、最小转弯半径、最大坡度、超高与超重限制、高低压线路位置及抛物线最低点等),以作为运输选择车辆的重要依据。踏勘线路,项目采购部可充分利用业主或当地交通部门提供的有关图纸资料,但切忌不可轻信这些书面资料,尤其是不能轻信经常在该运输线路上行走来往,对线路颠簸状态司空见惯、习以为常、不足为奇人员的言辞描述,这些描述有可能给项目采购部传递一种道路状况的错误信息,从而给后续的中转运输工作留下许多隐患,带来许多困难。在陕西×外资矿山工程中,我们就是由于轻信了顾客代表轻描淡写的介绍而没有事先踏勘线路,对进山公路停留在一种错误的概念基础之上,导致中转工作量剧增,致使项目采购部后阶段不得不采用其它方式来解决这个遗留问题,既增加了费用,又没有工作效果。

2•2•2项目建设中及时踏勘线路中转运输是一项具有一定周期性的工作,伴随着外界气候变化和来往车辆运动,所选定运输线路的道路特性会有一定变化,特别是霉雨或山区暴雨季节,运输线路变化尤为频繁;因此,项目采购部一般应每月复核一次运输线路状况,及时变更、修订线路形态;当运输吨位重、尺寸大的设备时,还应提前一日认真复核线路,消除运输途中可能产生的各种隐患,防止运输过程中的意外发生。在广西×某工程建设中,中转运输超高电气屏柜时,我们因为没有认真复核途中必经高压线最低点尺寸,导致发生了一位工人被高压电击伤的事故,此惨痛经历至今仍难以忘怀。

2•3项目物资仓库的设立策划项目的流动性,使得每个项目部都不得不在项目工地附近建立项目物资仓库,物资仓库的大小取决于储存物资量的多少。经历数个工程的实践,笔者认为项目仓库的设立和规划,除按常规满足仓储量、三防(防水、防潮、防火)设施、收发料便利、必要的搬运工具等条件外,还应兼顾项目建设特点突出考虑如下因素:

2•3•1仓库建立应方便大型车辆出入项目建设中,超长、超重车辆相对较多(大、中型工业项目尤为明显),出现这种现象除货物自身缘故外,承运者的利益通常是超长、超重车辆增多的主要原因,项目部在设立仓库时,必须兼顾这种市场经济条件下的人为变化;因此,项目仓库设立时,一般应紧邻国家等级公路,便于大、重型车辆的出入,且进入仓库的道路应进行必要的平整修理。那些试图将项目仓库直接设立在远离国家等级公路的工地内的做法,对采购物流管理而言,往往只能获得欲速而不达的效果。

2•3•2仓库公用面积要大于储存面积项目建设中,大、重设备在某段时间区域内,蜂拥而至的现象比较普遍,这些设备储存通常是短暂地占用库内的某些公用区域,并不进入某固定储存位置。可以这样说,库内物流管理最繁重、最操心的工作主要是大、重设备的装卸、倒运或组装,而装卸、倒运或组装这些设施的空间远大于它们的储存空间;为便于这些设施的倒运、储存或组装,项目仓库设立时,其公用面积应大于规划的储存面积;对中小型工业项目,仓库公用面积与储存面积的比值建议为1•2~1•5倍,对大型以上工业项目,其比值建议为2~2•5倍。

2•3•3必要的防盗设施项目仓库最典型的特征是大(占用面积大)、简(仓库房屋大部分是简陋的大临设施)、露(绝大部分设施均是露天堆放)。从节省开支的角度出发,项目部通常都将仓库围墙砌筑得较低(笔者见过的10个项目仓库围墙,普遍都只有2m高),且围墙上几乎很少有附设的防盗设施。随着项目时间的延续,尤其是在工程收尾阶段,这些仓库往往都成为盗贼们经常光顾的场所,从废旧的钢材、零星电缆到钢结构件、小型电器甚至整台电机等,都是他们青睐的变现物资。笔者经历的广西×承包工程收尾阶段中,盗贼们最猖獗时,一周可以光顾4个夜晚,防盗成为了项目部这段时间最重要的工作之一。笔者认为在建设项目仓库时,对防盗设施的设立应提高标准;项目仓库围墙相对高度应大于2•5m,相对偏僻的围墙上,应架设必要的防盗铁丝网,其余围墙上均应敷设防盗玻璃片;在工程建设后期,项目部应增设人员加强仓库防盗工作,实行24小时值班制度,确保仓库物资的安全。

2•4始终严格仓储物资的收发控制程序所谓始终严格控制,主要指出入库物资明显增多的建设高峰时期,也应一丝不苟地执行收发程序。实践中,在建设高峰期抢进度而破制度的现象频繁发生,此时制度成了束之高阁的一纸空文,账物相对、账单相对已经不是仓库管理人员的管理方法,而可能最后成为仓库管理人员平账的手段。这种状态下物流管理混乱局面在所难免,而责任由谁承担却难以认定。基于工程的教训,笔者以为要做到始终严格收发控制程序,应确认、限制以下2个权利:严格限制紧急放行的审批权限紧急放行包括待检物资的放行和由于时间紧迫来不及办理审批手续的放行。但无论那种紧急放行,项目部都应当明确放行批准责任人,责任人有权在手续不全的情况下,书面通知紧急放行个别和少量急用货物;通常这个责任人为项目施工经理或现场负责人,且紧急放行权非经项目经理授权不得移交他人。

2•4•2确认仓库主管拒绝非正常放行的权利仓库主管能否具有拒绝非正常放行的权利,对保障仓库的物流管理至关重要。项目部在明确仓库主管责任的同时,应同时赋予其拒绝非正常放行的“把关权”,允许仓库主管对非正常放行的拒绝行为不承担行政责任。且这个“把关权”可以随工作的短暂移交而及时发生转移。没有紧急放行批准权,可能会激化仓储物流管理与工程进度的矛盾,严重时会造成停工待料的事故。没有仓库主管拒绝非正常放行权,则必将导致仓储管理的杂乱无序。唯有二者统一结合,方能既满足工程进度,又保障仓储管理收发控制始终在良性操作的轨道上运行。

总之,项目采购物流管理工作是一项点多、线长、面广、经手人员多、脑力兼体力劳动的综合性流程作业,要完成好这项任务,既需要参与其过程的所有人员共同尽职尽责地合作,更需要项目管理人员在其中的每一环节上下功夫、花气力,容不得半点差错与失误,任何的疏忽都有可能产生难以弥补的损失,任何的投机取巧都有可能铸成不可估量的大错,唯有自始至终的精心努力,方能取得良好成效。