档案馆危机管理及优化路径

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【摘要】档案馆作为我国基本的档案管理机构，其管理范围是十分广泛的，且重要性是不可否认的。而且在步入信息时代后，随着信息技术的不断发展，档案管理工作面临着更大的挑战，而最大的挑战，便是当前的信息环境所带来的安全危机。为此必须要针对当前的档案馆危机管理优化进行分析，以保证档案安全。

【关键词】档案馆；危机管理；优化思路

档案馆作为社会基本的档案管理机构，而且也是对外开放的公共场所，其工作有着十分重要的意义。特别是随着信息化的趋势逐渐体现出来，我国档案馆工作的改革优化成为重要的核心课题，必须要追随信息趋势完善工作体系才能确保档案管理工作的效率与质量，但是信息化的时代背景带来了更大的机遇，也同时带来了更大的危机，影响着管理安全，为此必须要思考危机管理策略，确保管理工作的革新。

一、档案馆实施危机管理的必要性分析

（一）从档案形态分析。所谓档案，主要是指人们在各类社会活动的过程中，直接形成的对活动内容、过程及最终结论的记录。其主要的本质特性也是原始记录性，是管理工作的依据，而随着我国步入了信息化的时代，档案形态的变化，也成为了必然趋势，为了达成高效管理、环保管理的目标，档案内容在逐渐向着虚拟化、数据化的方向转变。这样的转变显然给我国档案馆的档案管理工作带来了更大的机遇，但也同时带来了更大的挑战与问题，即是非实体档案的管理危机。随着档案形态逐渐从实体形态向虚拟形态的不断转变，也更容易受到来自网络环境不利因素的负面影响，进而影响到档案管理安全。鉴于档案的行政性，以及一定范围内的机密性，如果以数据形式存在，一旦网络风险出现，档案资料被窃取、篡改的几率就很大。而且档案的版本独一性及内容的典型性，会导致在受到破坏或是窃取后很难恢复，而且许多材料甚至关系到各个领域的整体发展，关系到国家整体的政治安全。所以在当前的虚拟化趋势下，信息安全危机是最应当得到充分重视的主要问题。（二）从档案馆所处社会环境分析。鉴于许多领域的档案不仅数量越来越大，而且类型也愈发复杂，所以档案维护的难度以及所要耗费的管理费用也越来越大，实体管理自然已经无法在当前的时代满足实际管理需求。即便是在网络环境当中落实档案管理，鉴于我国网络安全管理权限分级机制以及管理体系不够完善，技术缺乏革新，所以自然更难达成实际的管理需求，会使档案管理工作面临更大的风险。

二、档案危机潜伏期的常态管理

档案危机的出现都有一定的原因与先兆，所以为确保档案管理的可靠性，就必须要首先结合当前的趋势，明确潜在风险，随着时代的推进，信息技术在档案馆中得到更广泛的普及，档案馆中可能引发档案管理问题的诱因也越来越多。总结起来主要分为两个大类：其一是非人为的风险诱因，其二是人为的风险诱因。要首先判定档案的问题在于系统的缺陷，还是人为的窃取行为或是操作的失误，明确判断，才能更好做出应对。此外必须要合理针对档案风险的级别进行明确，特别是在发现多项档案风险存在时，要首先明确轻重缓急，才能避免混乱，更加有序地去处理风险，避免风险隐患演变成实际的问题。此外还必须要做好评估，找出风险的根源是十分重要的，在实际管理过程中，要对档案馆实体管理环境以及网络管理环境进行严格监测，特别是针对网络管理平台环境，必须要运用不间断监管系统进行监测，要积极利用预测性的技术去完成全面监管的目标，并作出更精准的预测，针对实际预测结果合理采取防范措施。此外，即便风险并未出现，为避免档案管理出现重大风险，也必须要事先制定出具体且合理的危机事件应急预案，以确保档案管理工作有章可循。要尽可能完善预案的内容，随着预案的可靠性不断提升，一旦实际中出现档案管理问题，应急处理的时间也会更短，达成第一时间止损。此外还必须要进一步强化档案工作人员的防范意识，要严谨开展风险管理培训，并且不断激发管理人员的专业意识，确保管理人员的整体素养提升，才能更好地依靠自身能力去维护档案安全。

三、档案危机发生期的应急管理

档案馆当中，档案所包含的范围是十分广泛的，更有许多档案，涉及重要的机密信息，所以一旦档案管理工作出现危机，便很容易给档案馆带来极其巨大的损失。为此我国档案管理的相关部门以及所属的各级政府单位，都必须要加大对危机应急管理工作的支持力度。在实际管理过程中，需要安排专业的相关人员队伍，在管理工作出现危机时第一时间采取协助措施，相关人员必须要首先明确应急抢救工作的实际需要，了解应急管理的内容，其中主要包括档案管理危机的确认与预估、档案管理工作危机的应急预案的实际应用、档案管理危机管理体系的建设以及应急技术的改革等等。简而言之，最重要的核心，是档案管理危机预警体系的完善。

四、档案危机恢复期的后续管理

在档案危机解决之后，档案的恢复工作是最为重要的一环，这项工作的质量，直接影响着档案馆的功能体现。后续的恢复工作，主要包括以下几点内容：其一是对档案损失情况的统计、对档案修复方案的订立以及对档案馆危机处理概况的评估等。特别是在信息化的大环境下，档案系统使用者的安全意识养成是至关重要的，是后续维护工作的一大要点。档案馆必须要首先对相关人员的信息素养进行培养，引入新的档案管理系统，或是新增了系统功能，都必须在第一时间展开系统性的培训，确保相关人员能够娴熟运用系统实现档案危机管理，此外平日也要养成良好的用网习惯，才能避免档案窃取、篡改等问题的出现，例如在启用档案管理系统前后，应当养成进行网络环境安全检测的习惯，而且在登出系统时，必须要事先注销自身的账户，消除登录用户名及登录密码的记录，才能避免被他人重复登录。此外随着档案系统的服务模式愈发倾向多样性，在档案管理的信息系统当中隐藏的风险类型也越来越多。其一是档案混乱导致的档案丢失，即是说档案依然存在于系统当中，但是却因未设立明确的搜索路径，或是建档时的信息缺失，而导致难以搜寻。不仅如此，实体与信息化档案的备份制度也是导致档案风险的问题之一，因为只有借助备份系统，才能够完成后期的档案信息恢复重建工作。考虑到这样的问题，就必须要对档案管理信息系统的分支及搜索路径进行明确。针对不同类别、不同级别、不同环节的档案，都要针对性的规划系统区块，以确保能够通过系统分支及关键词搜索等路径精准找到档案信息，这样一来，在恢复阶段，对档案信息进行核对时，工作效率及精准性也会更高。备份系统的完善更是决定着在档案风险出现后、丢失的、被窃取的、被篡改的档案是否能够找回，并且精准还原。因此必须要建立起智能化的档案备份机制，并且允许设置档案自动上传备份的时限，随着系统当中档案备份机制的不断完善，档案管理的风险自然也会得到控制，避免问题与风险产生，进而维护档案安全。后续维护管理策略，对于档案馆的整体信息安全性维护有着十分重要的意义，是不可忽略的。

五、结语

档案馆的管理工作，决定着各个领域的档案信息安全，特别是在信息化的趋势下，随着档案逐渐从实体化向着虚拟化发展，出现档案管理危机的几率也越来越高，为了避免档案管理工作的效率及质量受到影响，必须要对危机管理体系进行优化，以确保达成工作目标，促进企业的发展。

【参考文献】

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[2]丘如华,谭燕萍,李彩丽,李殷青.档案馆安全危机管理能力建设探索[J].兰台世界,2013(17):85-86.

[3]郭崇兰.浅析高校档案馆服务危机管理[J].兰台世界,2013(11):87-88.

作者:陈锐 单位:云南省昭通市档案馆