铁路基层站段办公管理信息化问题研究

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《国家信息化发展战略纲要》明确指出，“随着世界多极化、经济全球化、文化多样化、社会信息化深入发展，全球治理体系深刻变革，谁在信息化上占据制高点，谁就能够掌握先机、赢得优势、赢得安全、赢得未来。”这从宏观的角度指明了信息化在国家未来发展中的重要战略地位。铁路作为国民经济的大动脉和国家的重要基础设施，信息化建设一直备受重视。铁路信息化工作配合中央部署，全面落实《铁路信息化“十二五”规划》，按照“转观念、建机制、强基础、保重点、促发展”的工作思路，努力促进铁路信息化发展转型，在运输组织、经营管理和客货营销等各个领域取得了巨大成就。但是，也存在一些值得我们认真对待的问题，主要包括：管理人员信息处理能力与铁路信息化要求不相适应，不能满足铁路信息化建设需求等；信息的采集、存储、处理以及管理实质上依然是人工思维模式，不能与时俱进与信息化发展要求同频，信息资源开发利用不够；信息化在促进铁路生产运营、提高管理效率、提升服务水平等方面的潜能还没有充分释放。发展信息化，人才是关键。为了配合铁路局信息化人才培养计划，强化基层站段管理和专业技术人员计算机应用能力培训，进一步提升基层办公管理信息化处理能力，提高信息化水平，我们远程教育中心秉持融入铁路、服务一线的理念，积极开展深入基层送教上门，并进行现场调研活动，全面了解基层站段的疑难问题，及时为生产一线排忧解难，探索发现铁路发展信息化进程中面临的攻坚课题，并为全局人才培训提供建设性意见。近几年，为获取第一手资料，我们深入一线与各单位办公室、劳人科、财务科、材料科等关键岗位管理人员和车间班组骨干人员就相关问题开展研讨交流，一方面探讨解答日常管理工作中信息处理遇到的疑难问题，了解我们开展的培训是否解决了现场的实际问题。另一方面与相关负责人就大数据平台的建设、大数据的利用以及单位管理与专业技术人员计算机应用能力情况等进行深入探讨。通过多次下现场调研，我们对基层一线的信息处理水平、工作中应用难题、铁路人财物等管理部门息处理能力情况，以及大数据应用和利用情况有了深入了解和掌握。虽然经过多年的发展，铁路基层一线信息化基础建设成效显著，但在实际办公管理的信息处理工作中仍然存在以下值得我们深入思考的问题。

一、“工作学习两手抓”的理念淡漠，亟待培养加强

通过调查我们发现，基层站段关键岗位信息处理工作更多依赖计算机常用办公软件，管理人员信息处理应用能力大多数还停留在初级水平上。仍有不少人意识不到或者不愿意识到进一步提高信息处理能力的重要性，对于参加学习培训总是工作优先于学习，不能正确处理学习与工作的关系。虽然大多数人也认为学习充电很重要，但依然不能有效地参加学习培训。关键岗位管理人员日常工作繁忙，想学习走不开，学是被迫让位于工作，忽略了学习带来的生产力。对于办公软件的使用更多局限于能够自学掌握的简单功能。对于那些卓越又实用的、能够提高管理效率的信息管理功能，由于自学难以掌握、不得要领，所以认识不到其先进性和卓越性，没有进一步学习的主动性。实际上，在信息化发达的今天，很多管理人员的繁忙更多是忙在处理和使用信息上，如果能够通过学习真正掌握常用办公软件强大的信息处理功能，提高信息处理的效率，把自己解放出来，就能腾出更多时间进行学习提高。培养树立正确的工作学习理念，不断提高自身信息处理能力，从而提升工作能力，形成工作需要推动学习行为、学习成果提升工作效率的良性循环状态，“学习工作两手抓”，才是搞好工作的正确理念。

二、信息处理能力与工作需求差距尚大，亟待培训提高

信息处理能力与工作需求差距问题突出，主要表现在两个方面。一是办公人员掌握信息处理软件的广度不能满足当前信息化工作的要求。目前管理人员从事信息处理工作，不仅涉及到处理文字、图形、图像、音视频等信息，还涉及电子表格数据处理，使用PPT展示工作流程、经验成果等；还涉及对数据进行有效分类、采集、处理、管理，方便共享、快捷调用和深度挖掘等；还涉及到将各业务部门专用系统信息资源与公共共享资源对接，等等。这需要我们对Word、Ex－cel、PowerPoint、Access、Windows、一些维护系统安全的工具软件以及业务系统的专用软件等都要有所了解。但是，从实际情况来看，大多数管理人员远远达不到这样的要求。二是从办公人员对各软件掌握的深度而言也远不能满足当前信息化发展要求。大多数管理人员对于常用办公软件的功能仅限于简单的信息录入和传统意义上的存储，这并不符合信息化管理理念要求，造成存储的信息只能以传统的方式检索调用，甚至无法调用，成为死数据。用着最先进的信息处理设备，管理的方式却还是落后的人工管理信息的思维模式，没有真正实现信息化的效率。能够有效使用办公软件高级实用功能管理信息，对信息做出快速处理、方便共享、有效利用，并能对信息或数据做一些分析处理、深度发掘，为领导决策提供依据的管理人员少之又少。不少被调研对象表示，对于一些能够提高数百倍、乃至千万倍批量处理信息的高效实用功能不知道或知道但不会用。更有一部分人表示不需要了解和掌握这些功能。就最常用的文字处理软件Word的使用来看，大多数管理人员也仅限于简单的信息、数据的录入、编辑修改及打印输出。一些可以快速高效处理信息和提高信息管理效率的卓越功能仅有少数人能够使用。而对于目前应用比较广泛的Excel，能够真正正确使用其进行管理信息、分析处理数据、有效挖掘利用数据，为领导决策提供依据的管理人员也寥寥无几。能熟练使用PPT，很好地呈现自己要展示内容的人也很有限。而能使用Access建立方便查询和使用的数据库的人更是凤毛麟角。能够将各业务专用系统数据很好地与通用办公软件数据对接处理、共享共用，对大多数人来说也是一大挑战。最典型的一个例子就是，在调研中遇到我们的一名劳资员，使用Excel管理单位人员信息十几年。当需要她利用员工的身份证整理出员工的出生年月日时，她却只能用最原始的方法，从几千个人的身份证中一个个取录。她的一位同事是信息处理高手，看见以后，编辑了几个Excel函数表达式，几十秒就帮她提取完成时，她却怀疑Excel的正确性，还要人工逐一去核对。虽然她这种认真负责的态度值得肯定，但在对于先进技术的学习和接受方面，她的理念确实亟待改变。其实这样的情况并不是少数，在调研交流中，即便一些常用办公软件操作高手，也出现一些类似的问题。即因为对一些实用高效功能不了解，而采用低效率的处理方法。因此，加强基层站段计算机应用能力培训依然任重而道远。

三、信息处理能力个体差异较大，水平参差不齐，须因人施教

在调查中我们发现，虽然经过多年的办班培训，但是计算机办公软件应用能力个体差异依然较大，信息处理能力水平参差不齐问题依然很突出。从提出的问题来看，不少管理人员对办公软件的应用还停留在一般的编辑修改、格式化以及排版层面。还有一些甚至连一些基本常用功能都不能很好掌握。但也有一些管理人员开始使用办公软件进行信息的共享和高效利用。针对这种情况，我们的培训需要加强针对性，实行分班授课，可以分为基础班、提高班和研讨班等，做到因人而异、因人施教。

四、数据采集存储缺乏科学性、规范性，须强化基础信息采集存储的信息科学化、规范化及标准化培训

由于工学矛盾突出，关键岗位的管理和专业技术人员参加集中培训学习困难，难得有机会参加系统完整的办公软件信息处理的培训学习。对软件的规范性和标准化操作不能全面系统的了解和掌握，更缺乏科学的信息化管理理念，在信息处理与管理实践中，不论是对文本、图片、图像、图表、音视频等信息，还是其他各类数据信息，在采集、录入、存放或调用时存在严重的操作不规范的问题，不能用信息化的科学理念处理数据，造成数据信息处理效率不高、共享性差，不能被有效利用。下一步，我们需要加强专门培训，为关键岗位工作人员提供便利的学习条件，同时立足于强化信息处理科学化、规范化和标准化理念的培训。

五、大数据平台建设各自为阵，资源不能有效共享和利用，须尽早制定统一标准，搭建研发交流平台

随着铁路信息化的深入推进，能够对铁路运营大数据快速处理、有效驾驭、深度挖掘，为决策层提供翔实精准的分析数据的需求越来越迫切。各基层站段可以配合铁路局大数据平台建设部署，结合本单位工作实际，整合本单位大数据平台。但是，目前基层站段大数据平台与铁路局构想的大数据平台如何对接，尚无明确的标准，需要自上而下地统一思想，更需自下而上地自觉配合。另外，各单位均在本单位内发掘开发人才，独立开发构建本单位大数据平台，与兄弟单位缺乏交流协作，人才资源与技术资源等不能充分共享。这就需要加强顶层设计，以各铁路局信息技术部门为中心，搭建一个大数据开发交流平台，将各单位开发力量进行整合，建立协作组，开展经验交流，集思广益、互通协作，以保证各单位大数据平台既能满足本单位个性化需求，又与全路大数据平台互通有无、畅通共享。

六、活学活用办公软件解决实际应用问题，不断提升信息处理效率

多年来，我们始终坚持深入一线进行调研。通过调研，一方面充分掌握基层站段信息化建设相关情况，获取第一手的资料，另一方面为基层站段解决一些实际问题，这些问题往往具有普遍性，同时其解决方案具有较高的推广价值。比如，利用Excel宏开发，帮助某电务段安全员实现安全事故自动累计事故件数，大大降低了安全员的工作强度和差错率，提高了事故件数统计效率。利用Excel定义单元格区域、设定数据有效性和函数INDIRECT等功能灵活结合，设计日常数据分类录入完美解决方案，用以解决日常数据分类录入中，待选列表项目过多，填写易错的问题，探索依照信息化科学理念规范采集适合信息化管理手段的一线基础数据，确保基础数据采集的高效规范，真正实现生产信息的信息化处理。对于大多数重复性的、有规律的烦琐信息处理操作，Excel通常可以利用宏或函数，快速自动完成这些操作，日常工作经常需要将众多Ex－cel工作表中的数据信息按序汇总，人工操作费时费力，容易出差错。结合实际需求，我们设计了宏文件解决方案，并制作了汇总工具提供给现场推广使用。汇总工具使得工作表数据合并变得简单方便，快捷且无差错，从而大大提高了信息处理效率。利用Word邮件合并完成更多规范文档的生成和对日常工作非结构性信息的有效管理和利用。一方面实现事故安全报告的规范生成，另一方面实现对安全故障和事故相关信息非结构性数据的有效管理、快捷调用和及时统计分析，为决策提供依据。探索基层一线生产经营过程的基础大数据与铁路局大数据平台有机对接的通道，这是我们要进一步关注的重大课题。全面落实《铁路信息化“十二五”规划》，努力促进铁路信息化发展转型，以资源整合和信息共享为重点，加快重要信息系统建设，加强铁路信息化基础建设，强化运行维护和信息安全，需要我们从基础抓起、从人才培养抓起，更需要我们不断总结反省、查找问题、解决问题，才能将信息化建设落到实处。放眼全局，铁路信息化建设任重而道远，我们要再接再厉，一如既往地深入一线、攻坚克难，努力为铁路信息化建设添砖加瓦，为现代铁路信息化事业作出贡献。

作者:李龙 单位:中国铁路太原局集团有限公司党校