企业开展档案数字化意义及做法

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档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2020年新修订《中华人民共和国档案法》中明确指出：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。”档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势，信息技术管理必将实现由传统管理走向自动化管理的变革。

一、档案数字化的意义

1.强化经济效益。传统纸质档案的借阅、利用，需要对纸质档案进行复印，对档案管理人员的时间和办公费用牵扯过多，导致办公成本上涨，效率低下。档案数字化管理能解决这一问题，电子档案的查阅和利用可以利用网络传输，有效避免对纸质档案反复复印造成的人力、物力方面的浪费。2.提升查询效率。当前，国家鼓励和支持可开放档案的查阅、利用。档案数字化管理能达到快速检索、异地传输、远程利用、随时可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面实现档案数字化管理之后，履行查档手续的档案利用者可以在档案软件系统中搜索关键词，就能查到他所需要的档案信息，大大提升查询效率。3.增强原件保护。通过扫描的手段将纸质档案转变为电子档案，能对纸质档案本身起到一个保护的作用。档案数字化管理后，档案的查阅、利用完全可以用电子档案代替档案原件，能相应减少利用过程中翻阅对档案原件造成的损伤，对档案原件起到一个保护作用。用电子档案代替档案原件利用时，也可以有效避免孤本受限的问题。4.保障信息安全。在档案数字化过程中，可以对破旧、损坏的纸质档案进行修复，延长纸质档案的寿命。另外，可以对形成的电子档案进行备份和纸质档案异地保存，可以有效规避由天灾等不可抗力因素带来的档案信息丢失。

二、档案数字化存在的不足

1.网络信息安全存在风险。目前网络全面普及，网络信息安全问题变得越来越突出，电脑病毒、黑客非法入侵等问题均对计算机的安全性构成威胁，使档案系统的安全性降低，让档案数字化管理存在风险。2.电子档案存储存在制约。电子档案对存储硬件的依赖很强，存储硬件的损坏、丢失、性能差，都会影响电子档案的安全性能。计算机应用软件更新速度快，很多以前的电子文件在新系统中无法读取。同一时期的电子文件也存在因配套的软硬件设备不兼容而无法读取的问题。电子档案对计算机、移动设备的储存容量也有要求，随着档案数字化的推进，电子档案会越来越多，存储容量也会限制电子档案的安全及永久管理。3.档案人员素质存在差异。档案数字化对档案人员的业务水平要求很高，既需要懂档案专业的知识，又需要掌握扫描、数字影像处理、计算机基本操作等多种技术。档案数字化也需要档案人员有较强的个人素质，在工作中需要对破损原件进行修复裱糊、需要对扫描档案进行图像处理、需要对电子档案进行格式转换等。增强档案管理人员的业务水平、提升个人素质，是企业档案数字化的必要条件。

三、如何开展企业档案数字化管理

1.健全档案管理制度。档案数字化管理是国家鼓励和支持的档案管理方法，档案管理部门要建立健全档案安全工作机制，完善档案管理制度。结合企业的自身状况，符合当前档案数字化发展的趋势，新建一套档案管理制度，例如，档案安全保密制度、档案信息系统管理制度、电子档案管理规范等。有健全管理制度的保障，档案数字化工作才能稳步推进，向着程序化、流程化、规范化的方向前行。2.整合相应配套资源。（1）确保档案的准确性。前期的整理检查工作是保证档案准确性的基础，需要依次核对纸质档案的内容、页码、顺序、目录。档案数字化后的数据质量、图像质量检查也很重要，数据、图像要清晰，内容要连续。后期要对数据联接进行检查，避免链接错误的发生。（2）完善软硬件设施。档案数字化建设良性开展的前提是配套的软硬件设施，软硬件设施的兼容性、稳定性、可操作性对于档案数字化建设至关重要。配套的软硬件设施能有效提升办公效率，保证档案工作中保管、统计、利用、保密等工作的有序进行。（3）持续开展档案数字化。实现档案数字化是一个长期的过程，企业存在的时间越长档案就会越多，再加上分类标准的不断改进，这些问题都会延长档案数字化工作时间。另外，每年新形成的档案也需要进行档案数字化，档案数字化工作是一个需要长期持续进行的工作。3.建立安全网络环境。档案数字化最显著的特点就是依靠存储和网络传输，因此，受数据安全和网络安全的影响特别大。网络病毒、黑客入侵、木马及系统漏洞等网络问题是现实网络世界中长期存在的。数据存储的可靠性，数据传输的安全性，在档案数字化过程中尤为重要。磁盘存储RAID技术能保证基础数据的安全，利用网络防火墙、网闸、智能网关、网络防毒墙等网络安全设备，在物理上和数据上等多种渠道将网络环境安全隔离并且能保证有效传输。同时，也要建立科学的监督管理机制，加强工作中的监管，设立相应的应急预案，保证电子档案的稳定与安全。（1）档案数字化存储方式。传统的存储方式有很多，如：计算机存储、光盘存储、服务器磁盘阵列存储，还有目前较为热门的云端存储。电子档案对存储方式的要求较为特殊，既要保证调取查询的准确性与快速性，又要保证涉密级别的安全性与稳定性。因此，选用传统的光盘和计算机等简单的存储方式就不是很理想。云端存储虽然方便快捷，但电子档案的安全性又会受到影响。因此，建立一个独立的存储机房，利用服务器及磁盘阵列存储的方式目前还是最优之选。利用磁盘阵列的RAID（数据冗余技术）能保证本地数据的备份安全，同时机房还有UPS不间断电源，可以确保服务器、磁盘阵列等硬件在断电时受到保护。另外，还可以采取多种存档方式共存。例如，异地备份、容灾备份等措施，能确保电子档案的存储安全。（2）网络环境及数据传输。可开放档案的查阅和利用需要通过互联网访问和数据传输，将电子档案的存储设置在一个独立的网络环境中显然不能满足现阶段档案的利用要求，所以建立一个安全的网络环境非常重要。我们可以通过网络防火墙、网闸、智能网关、网络防毒墙等网络安全设备将档案存储环境与外界网络环境既有效隔离又做到安全链接。（3）提升抵抗风险的能力。针对有可能出现的不同风险，进行评级并逐一制定应对措施，提升风险预警能力，通过一些手段可以有效避免风险的产生。对于不可避免的风险，制定应急响应预案，有计划地进行预案演练，能将不可预知的风险损失降至最低。另外，要加强工作中的监管力度，提升档案人员的应急处置能力，保障电子档案的稳定与安全。4.提升档案人员素质。在档案数字化工作的开展中起决定性作用的还是人的因素。从目前来看，档案人员的素质还不能更好地推进档案数字化工作。应当强化档案人员的素质能力，加强档案业务的培训、提高计算机操作水平、增加互联网知识能力、提升系统操作的技能。同时也要强化档案人员的道德修养，使档案人员从思想上认识到档案管理工作的严肃性，能做好档案的保密、管理工作，不违背职业道德，做到认真负责、爱岗敬业。档案数字化工作是现阶段档案工作的发展趋势，是档案事业长远发展的根本需求，档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。本文讲述了档案数字化的意义，找到档案数字化工作存在的不足，并对企业档案数字化管理进行了分析，在现阶段的发展中，需要规范企业的档案管理流程、更新档案管理思路，转变档案管理理念。企业开展档案数字化工作时，需要跟随时展的步伐，提高企业档案数字化管理的水平和能力，从而提升企业档案管理的效率，进而为企业的发展作出贡献。

参考文献

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[2]金晶.探讨如何进行档案的数字化管理[J].湖北函授大学学报，2012（2）：112-113.

[3]吴学琼.当前加强档案数字化管理的几点建议[J].卷宗，2016（9）.

[4]宋金凤.浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J].赤子（上中旬）,2017（5）:164.

作者：崔旭东 单位：铁法煤业（集团）有限责任公司档案馆