博物馆档案数字化管理工作思考

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当今社会人们对历史研究更加重视，对人文立场更加坚定，对待历史对待未来有着无限的感慨。历史是最好的教科书，历史往往推动着未来的发展，由此而衍生出对过去事物的纪念，建立博物馆就是对历史最大的尊重和怀念。从传统意义上说，博物馆对文化传播有着非常重要的意义，各个国家也对属于自己国家独特的历史文化遗产非常重视。因此，在建立博物馆的基础上，应不断加大对历史文化的保护和弘扬。根据调查得知，此前大部分从业人员很少意识到博物馆管理工作存在的不足，对于藏品的基本资料掌握的不够全面，各种相应的管理措施也不足，导致了很多档案管理不当，被挤压、损坏或者丢失。档案资料对于实体的文物也是非常重要的，因为它记录着历史，档案资料可以让我们更好地了解我们收藏品的价值，也给我们最直观的感受。所以保护档案资料同保护我们的珍贵文物是同样重要的。那么，要保护和有效管理档案资料，就需要博物馆相关的管理人员引进最先进的设备进行科学管理、现代化管理，也就是我们要说的数字化管理。

一、加大对博物馆档案的管理力度

博物馆档案管理的方式有很多种，而且档案资源多种多样，例如：历史博物馆，艺术博物馆，科学博物馆，纪念馆等等。我们要根据不同博物馆的类型，对档案资料进行划分，在很短的时间里，就能够将很多种不同类型的档案资料分为不同的类别，这样对这些珍贵的资料进行保存就会更加清晰化，系统化。要更加妥善地保存好这些资料就需要配备全新的硬件设备和软件设备，在此基础上可以有效保管好这些珍贵的档案资料。增加这些软硬件设备设施，加大资金和人力、物力的投入就显得尤为重要，政府相关部门也应该进行积极引导和大力支持。同时档案管理人员应当阶段性地做出相应的工作总结，总结一个阶段工作情况及所遇到的问题，研究如何更好管理档案才能更加有效工作。档案管理人员应该加强博物馆建设相关内容的业务学习，了解博物馆的内涵和建立博物馆的意图，为自己更高效的工作提供支撑。加大博物馆的档案管理力度，增加必要的软硬件设施的投入和使用，定期审阅自己的模块和管理区域，让自己管理的档案能够进出明了。充分实现档案管理的透明化、清晰化、智能化、数字化；能够促使档案管理人员更加有效的工作，为博物馆建设发展提供丰富的档案资料也为大众提供更加灵活、更加有效的服务。

二、建立档案的数字化管理制度

档案数字化管理库的建立，有利于大众快捷地获得档案资料。数据库不仅能够使用各种各样的原始资料，还能够对某种信息资源进行补充和完善，使得我们的档案更加详细、清晰、明了。我们以一个珍贵的收藏品举例来说，其中它的档案中所包含的名字、形状、尺寸、图片以及相关的背景信息等，都要在档案里有所体现，另外对于这个收藏品而言，在它被移送至博物馆期间以及后续的资料，都要及时不定期的更新。此件收藏品在何时参与展览，何时归馆，在什么地方参与过展览，在展览期间它所反馈的效果如何，是否曾存在过被损坏，又在何时进行修补以及在修补过程中所用的材料都有哪些，这些相关的信息都要在档案资料中呈现出来。博物馆可以建立自己的文物数字化管理平台，将所有的文物藏品资料进行整理、归档，根据文物管理办法和实际需要将部分藏品的基本信息进行公开，设置查询系统，为广大人民群众提供了解文物、走近文物的平台。档案数字化管理库对于档案的管理，并不是把所有的档案信息简单地存放在一起，而是做到有理有据有序，根据档案信息系统化整理。设置多种检索系统，根据不同的需要能快速有效的检索出所需要的档案信息，这样在以后的管理过程中也能更加高效，为后来的工作人员提供便利，也为参观人员提供了便利。档案的数字化管理是高效科学的管理方法，既省去人工，又能够有效管理手中的档案，相比传统档案管理模式，数字化管理更能体现时代的变迁和发展。

三、加强对博物馆工作人员培训

对博物馆的档案管理工作来说，专业的档案管理人员是非常重要的，伴随着科技时代的到来和新的发展，对档案管理人员而言，在具有专业档案管理能力的基础上，还需要我们掌握足够的数字化管理的相关知识。首先，档案管理部门一定要加大管理和指导力度，加大对工作人员的培养力度，通过不同门类不同层次知识体系培训和实际操作的培训，让档案管理人员的科学知识更加牢固和丰富，把新的科学知识、新的管理理念更好应用到实际工作中。其次，博物馆档案管理部门对于专题学术讲座、业务交流会等专业活动必须以加重视，邀请相关的学术专家举办讲座，让从事档案管理的相关人员能够从中学习、了解、掌握档案管理的最新发展趋势以及先进的方式方法，也可以让不同单位的档案管理人员相互交流，更好了解自己的工作在整个行业的基本情况，从而使博物馆档案管理人员的档案管理能力得到显著提高。再次，要加大复合型专业技术人才的培养。博物馆档案管理专业技术人才中最缺少的就是复合型人才。要想从根本上解决这个问题，就需要博物馆管理人员加强对专业技术人员的教育和培训，尤其是复合型专业技术人才的培养。目前既了解文博专业又能熟练操作计算机且懂得档案管理的专业复合型人才明显不足。在这种情况下，就需要我们重视复合型人才的培养和选拔，让档案管理人员适应新时代档案管理的发展需要，多学习一些计算机操作技能和文博专业知识，学习新的档案管理技能，具备做好档案管理工作的综合素质、专业知识和实际操作能力。总而言之，在信息化时代背景下，博物馆要想实现档案的数字化管理，博物馆的管理者就必须对数字化管理给予高度重视，不断加强档案管理软硬件设施建设，采取建立健全档案数字化管理制度等一系列有效措施，使博物馆档案管理工作在质量和效率上得到有效提高，从而为广大受众群体提供更加优质、便捷的服务，进而使博物馆更加顺利、稳定地向数字化，现代化方向发展，从而为广大的人民群众提供最优质的服务，加快文化遗产的发扬和传承，为我们的子孙后代留下宝贵的文化遗产。

四、加强档案数字化管理网络安全的必要性

档案数字化管理相对于传统纸质档案管理更需要注意加强网络安全工作。首先，要建立一系列完善的档案管理规章制度和切实可行的管理措施，明确每个人员的管理职责。加强对档案管理人员思想政治教育、品德教育和档案管理人员的综合素质教育，培养担当精神和责任心。让他们更加了解中国历史和传统文化，更加热爱我们的国家。在此基础上才能更加自觉、勤奋、认真、努力的工作。要强化自我保护意识，管理人员经常向职工讲解档案管理安全知识，将最具价值的档案信息放在重点保护上，提高职工对档案管理重要性的认识，以保护珍贵的档案资料为己任，树立良好的爱护档案、保护档案的信念，让博物馆工作的人员更加增强自觉性和主动性，避免因职工疏忽大意给档案管理安全带来不应有的风险。要以问题为导向完善奖励和惩罚机制，不要因为机制问题出现不公平的现象。其次，要注意对档案机密程度的划分，根据不同的机密程度区别对待分类管理。可以采用分机管理，机密档案和重要档案保存在不联网的计算机内，一般档案可以保存在有安全性保障的联网计算机内；尽量不在同一个电脑上安装不同的服务器，因为有的服务器带有风险，能够导致计算机的防御系统崩溃，从而导致秘密泄露。为了防止系统瘫痪，也可以设置不同的使用权限，不同层级的档案管理人员或使用者对档案的查阅权限进行区分设置。有效利用网络运行机制，对各种各样的用户和访问用户做抽样的筛查，预防非法入侵和访问。不得随意在网络上泄露自己的信息，不可运用没有权限的各种程序；加强系统更新，每隔一段时间就要更新一次，到期就及时更换系统的账号，及时注销。因此，使用电脑时，工作人员一定要多加注意，这样才能更好管理档案资料。定期观看并分析运行的状态，清理缓存、历史浏览记录和一些没有意义的记录，避免垃圾过多。对于秘密信息要加强保护措施，确定内网和外网没有连接，做好审计工作，记录信息的安全事件等。再次，档案管理人员要加大网络安全防范力度，严禁在档案管理系统中做与档案管理无关的工作，防止信息泄露，危害档案资料的安全。档案管理的网络要和其它部门网络分开，避免出现盗窃信息等问题，在档案管理系统上设置高级别防火墙，对不当操作和非法入侵进行必要的拦截，让黑客没有可以攻击的地方。在建立安全系统网络时，制定一系列的网上保护预案，采取新的网络技术来避免黑客和非法软件的入侵，责任落实到人落实到位，技防上分别安装拦截，并且由专业人士负责，以免信息泄露。确定哪个系统应当被保护，并且该怎样保护，每一个计算机上的系统都要确保其安全性，清晰观察它的每一个信息。最后，要防止内部某些利欲熏心的人员和外部人员勾结窃取档案资料。要求我们的工作人员把检查计算机安全摆在重要的位置上，因为这不仅关系到档案管理工作，也关系到国家机密，应该切实把检查内部从业人员的人际关系、社会交往以及遵守内部的制度作为一项重要的工作内容。

五、加快对档案的数字化建设管理步伐

通过之前的论述，我们已对信息时代博物馆档案数字化和网络化工作有了初步的了解和认识。在实际工作中，一些规模大、级别高的博物馆能够有效利用科技手段保护档案数字化管理的安全性和保密性。可是那些中小型博物馆经常面临着经费不足或者资源短缺的情况。那么，如何合理的分配资源，促进资源共享，让中小型的博物馆也能在档案数字化管理的高端科技上占有一席之地，加快对档案的数字化建设管理步伐就成为下一步工作的重中之重。首先，加强档案管理数字化建设的规划，从现在开始，结合新建的工程，制定建设规划，并在规划的蓝图里分几个目标，然后一个一个分步完成制定的所有目标。其次，利用手里现有的信息资源和互联网资源，对其他博物馆的档案数字化管理制度、管理方式、利用情况等进行收集和整理，为今后能够实现档案管理数字化打好基础。再次，安装档案管理数字化所必需的设备设施，在自己现有资源和能力的基础上努力争取上级行政主管部门或者业务主管部门的政策支持以及资金支持，加强档案管理人员的专业素质教育，组织相关技能培训，尽快熟练掌握使用档案管理数字化所需的设备设施的方法。最后，高薪引进专业对口人才，尤其是同时具备熟练掌握计算机专业技术又懂得档案管理的专业复合型人才，这对实现档案管理数字化必不可少的。新形势下，社会信息化飞速发展，只有专业性人才能更快适应时代趋势，跟上信息化发展的脚步，能够破旧立新，促进档案管理工作效率的提升，更有助于档案管理事业的长远有序发展。二十一世纪是信息化、数字化、网络化、系统化管理的时代，博物馆的档案管理工作也不例外。在新的形势下，博物馆要扩大管理思路，加大工作力度，为管理好国家历史资料做好基础性工作，在这方面一定要加大资金和人力资源的投入。在数字化的今天，如果想用现代化的信息技术更科学高效的管理档案，就需要博物馆从业人员认真系统学习信息化、数字化管理，从实践中获得新的科学理论和专业技能，只有这样才能更好提高自己的管理能力和管理效率。随着信息化时代的蓬勃发展，对博物馆档案管理工作提出了更高的要求，在拥有专业档案管理知识的同时，还必须掌握充足的信息化技术。

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作者:徐敏 单位:黑河市瑷珲历史陈列馆