高校实施人事档案数字化管理分析

导语：高校实施人事档案数字化管理分析一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要：本文对国内外学者们人事档案的数字化管理展开了分析和探讨。

关键词：高校；人事档案数字化管理；客观必然性

在大数据时代背景下，数字化已经成为高校人事档案管理发展的重要趋势。国内外学者们人事档案的数字化管理展开了分析和探讨，这些研究成果对于我们理清什么是高校人事档案的数字化管理，如何实施高校人事档案数字化管理等一系列问题都有重要意义。

1顺应大数据时展对高校人事管理的基本要求

在大数据时代背景下，“数字化”已然成为高校人事档案管理创新的基本取向，高校人事档案数字化管理已经被诸多高校定位为高校人事档案管理创新改革的重点任务。毫无疑问，高校人事档案数字化管理顺应了大数据时展对高校人事档案管理创新的基本要求。在大数据时代背景下，研究和分析当前高校人事档案数字化管理工作具有重要的现实意义。1．1高校人事档案的数字化管理实践顺应大数据时代的基本要求，重点突出高校人事档案的“动态服务”功能。在大数据时代背景下，数据成为重要的信息资源，并被广泛认为应当成为服务于社会大众的基础资源；同时，大数据时代背景下，数据的更新发展异常迅速，海量的数据信息及其爆发式的增长方式引发了一场深刻的数据思维革命，以上两种力量汇聚起来，其结果是对信息数据的“动态服务”需要日益显现。为了顺应大数据时代的发展需要，改革和创新高校人事档案管理，高校人事档案开始了数字化的实践探索。这场探索虽然处于起步阶段，但是它高度契合了大数据时展对高校人事档案管理的“动态服务”需求，主要表现为：一方面，高校人事档案数字化管理实践将“纸质的”人事档案变为“数字化”的人事档案信息资源，使得人事档案信息的获取和利用变得更为便利；另一方面，高校人事档案数字化管理利用现代信息技术对高校人员个人信息进行多元化的完善和更新，使得高校人事档案得到逐步完善，能够更好地服务于高校人事档案管理事业的发展和高校人力资源多样化服务需求。“档案的数字化能够摆脱时间和空间的束缚，可以让用户通过计算机网络轻松便捷地查询到需要的信息，并且非常准确，促进了事业单位档案资源利用效率的提升”［1］。1．2高校人事档案的数字化管理实践顺应了大数据时代的基本要求，特别强化了高校人事档案的“多样化服务”特点。在大数据时代背景下，高校人事档案的搜集来源日益多元化、呈现的方式日益多样化，已经突破了传统的纸质和图片形式，转变为综合利用音频、视频、图像、文字等多元形式。可以说，在大数据时代背景下，高校人事档案的多元呈现方式和多源中心信息搜集应当作为数据库建设的重要内容和基本要求。能否及时提供多样化的高校人事档案信息服务，成为判断高校人事档案数字化管理好坏的重要指标。在某种程度上讲，高校人事档案数字化管理实践契合了大数据时代高校人事档案发展中对于“服务多元化”的需要，在实施数字化人事档案管理的高校中，往往通过灵活多样的信息搜集与信息呈现为高校人事组织决策和高校人力资源发展需要提供多样化的服务，进而推动高校人事档案管理事业的健康发展，促进高校人力资源的优化配置。1．3高校人事档案的数字化管理实践顺应了大数据时代的基本要求，高度关注高校人事档案的“系统性服务”需求。在大数据时代背景下，数据信息的收集、统计、处理和分析等各个环节都发生了深刻地改变，更加注重跨部门、跨领域、跨学科数据整合，而非传统单一部门的信息搜集与统计分析。另一方面，在大数据时代背景下，高校的人事决策需要更为系统全面的信息，需要全面而系统的把握高校人员的基本情况，以便做出切合实际的人事决策。在这样的背景下，能否为高校人事档案管理提供系统全面的服务，关乎到了高校人事档案数字化管理的质量和效果。而高校人事档案的数字化管理实践，顺应了大数据时代给高校人事档案管理带来的系统全面信息服务要求，力图为高校人事档案管理部门的人事决策提供系统性的服务，进而为提高高校人事决策的科学化与有效性奠定坚实的基础，并顺利保障社会主义高等教育事业健康可持续发展。

2契合高校人事档案管理事业自身发展的基本规律

积极开展高校人事档案数字化管理实践探索具有重要意义，具体而言，高校人事档案数字化管理方式符合了高校人事档案管理事业信息化、科学化、规范化的发展趋势与基本规律，因此，可以说高校人事档案数字化管理，契合了高校人事档案管理事业自身发展的基本规律。2．1高校人事档案数字化管理充分利用现代信息技术手段进行人事档案管理，契合了高校人事档案管理信息化的发展趋势。高校人事档案数字化管理，是高校人事档案信息化管理建设的重要内容。高校人事档案信息化、数字化管理，是高校人事档案管理实践中顺应时展要求，立足未来发展需求而确定的改革方向。加强高校人事档案的数字化、信息化建设，将高校工作人员的档案信息以数字档案的形式呈现出来，便于更加迅捷地调取和了解高校工作人员的素质技能和能力水平，为满足高校人才资源的实时化需求奠定基础。在实际的高校人事档案数字化管理中，应当着眼于现代信息技术的运用，“要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理高校人事档案，实现人事档案管理的微机化、网络化”［2］。将现代信息技术带来的技术快捷性转化为高校人事档案管理的服务高效化，扫描、分析、数据处理等多种信息技术的运用使得高校人事档案管理能给更为及时准确地反映高校人员的基本情况，以便更好地服务于高校的人事决策工作。2．2高校人事档案数字化管理全面优化了高校人事档案的管理流程和管理效率，符合高校人事档案科学化的发展趋势。19世纪末，“科学管理之父”泰勒提出了著名的科学管理理论，旨在通过以科层化管理和标准化动作设计来生产管理的效率最优化，可见，管理科学化是以效率为取向的。在高校人事档案管理过程中，出现了越来越多的新问题，例如，“需要面对档案异地集中后数量大，材料来源散，内容更新快，利用范围广，查询频率高，传输距离远等情况”［3］。这些新情况新问题的出现迫切要求高校人事档案管理过程中不断地优化高校人事档案的管理模式，逐步理顺和优化高校人事档案的管理流程，逐步提高和改善高校人事档案的管理效率。而高校人事档案数字化管理将纸质档案资料转换为网络数据资源，并且逐步完善高校人事档案的数据库信息建设，从而使高校人事档案管理成为一种信息化、数字化的动态服务和实时服务，从而简化了高校人事档案管理的流程和环节；与此同时，高校人事档案数字化管理融数字化管理与纸质版管理相结合，从而充分发挥两者在高校人事档案管理服务中的突出优势，有利于改善了高校人事档案的管理效率。高校人事档案数字化管理的实现高校人事档案的管理流程和管理效率的整体优化，有助于为高校人事决策工作提供科学化的依据，从而契合了高校人事档案管理科学化的发展趋势。2．3高校人事档案数字化管理全面革新了高校人事档案管理的规则制度，吻合了高校人事档案管理规范化的发展方向。高校人事档案数字化管理实践，不仅带来了管理细节的变迁，更是将人事档案管理工作推到一个新高度，不仅带来了管理技术的数字化变化，更带来了管理制度与管理规则的规范化变革。“事业单位的档案数字化建设是一项较大的系统工程，其中包括了总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等”［1］。在实施高校人事档案数字化管理过程中，为了有效地保障这些管理流程和管理环节的顺利实施，高校人事档案管理部门又开始了高校人事档案的规则制度建设，不断制定和完善高校人事档案管理的规章制度。高校人事档案数字化管理全面革新了高校人事档案管理的规则制度，并给高校人事档案的规范管理创造了坚实的条件，使得高校人事档案管理过程变得规范化和有序化，可以说，高校人事档案数字化管理实践探索高度契合了高校人事档案管理规范化的发展方向。

3充分发挥高校人事档案数字化管理的优势与功能

除了顺应大数据时展对高校人事档案管理的基本要求，以及契合高校人事档案管理事业发展的基本规律之外，实施高校人事档案数字化管理的原因还因为高校人事档案数字化管理具有非常突出的优势与功能，这些优势与功能主要体现为以下几个方面。3．1实施高校人事档案数字化管理有助于充分实现信息资源共享，为高校人事行政决策提供科学依据。随着社会主义市场经济改革的日渐深入，高校人才资源的流动呈现出日渐增长的发展趋势，对高校人事档案数据资源的动态化需求越来越强烈，高校人事档案数字化管理方式顺势而生。高校人事档案数字化管理方式，将一些并非涉及高校人员个人隐私的一些基本情况以数字化的信息呈现出来，有利于为高校人事行政部门的科学决策提供可靠依据。“只有实现档案数字化才能帮助领导在当今信息瞬息万变环境中，从纷繁的信息中，通过综合、整理、比较、分析有价值的信息，准确及时做出科学的决策，节省时间，提高决策效率和经济效益”［4］。与此同时，在高校人事档案数字化管理实践中，将部分人事档案信息进行适度公开并实现网络共享服务，有利于充分保障人事档案当事人的知情权和隐私权等基本权益，从而扭转传统人事档案管理中仅仅针对组织部门开放的人事档案数据信息资源。可见，高校人事档案数字化管理有助于充分实现信息资源共享，为高校人事行政决策提供科学依据，并充分保障人事档案当事人的知情权和隐私权等基本权益。3．2实施高校人事档案数字化管理有助于提高高校人事档案的管理效率和服务质量，从而更为便捷地服务于高校人事档案管理事业的发展。在高校人事档案管理实践中，数字化管理方式的引入给高校人事档案管理效率和服务质量提升带来了新的契机，主要表现为：一方面，数字化管理方式的引入，突破了传统的纸质档案管理为主的人工管理技术的弊端，引发了高校人事档案管理方式的变革。现代信息技术的采用，使得数字化管理方式不再局限于传统的文本纸质管理方式，实现了档案数据信息来源和方式的多样化，通过网络资源共享的方式将静态的文本信息转化为动态的数据资源，有助于提高人事档案管理的效率。另一方面，数字化管理方式的引入，实现了档案数据的数字化呈现方式，并将一些并非涉及高校人事人员个人隐私的基础信息进行适度共享，有助于提升高校人事档案的服务质量。高校人事档案数字化管理实践，以数字呈现的方式将一些基础信息进行适度共享和网络，便于高校人事档案管理人员查询和调整人事档案数据信息，同时，人事档案数据信息数字化呈现方式更是为高校流动人员的档案管理提供更为便捷地服务，电子档案、数字档案的出现可以极大地解决人事档案跨地区传输所存在的突出问题，进而改善人事档案管理的服务质量。3．3高校人事档案数字化管理有助于全面获取相关人事信息，从而更为精准地服务于高校人事档案管理事业需要。在高校人事档案数字化管理实践中，现代信息技术的运用和计算机、云存储等存储设备的更新，超越传统纸质档案中数据收集的庞杂及其对办公室狭小空间的高度占用，使得高校人事档案的内容搜集更为全面，数据信息容量更为庞大，从而能够相对满足大数据时代来临背景下高校人事档案管理创新的发展需要，从而服务于高校人事档案管理事业的发展。另一方面，高校人事档案管理信息呈现方式日益多样，信息搜集也逐渐全面，通过持续的数据库建设和发展，高校人事档案管理将有可靠的数据库资源支撑和信息技术服务平台，从而可以更为精准地服务于高校人事档案管理事业发展的需要。这不仅体现为高校人事档案数字化管理方式带来了多元化的数据信息，从而使得高校人事档案管理数据库建设更有保障，高校人事档案管理有据可依；还在于高校人事档案数字化管理方式提供了动态化的数据信息，这样日渐增多的数据信息既是高校人事档案管理有序发展的基本要求，也是高校人事档案管理适应信息化时代、大数据时展要求的必然选择。

［参考文献］

［1］汤玉燕．事业单位档案的数字化管理［J］．城建档案，2015，（2）：44～46．

［2］蔡登峰．高校人事档案信息化管理［J］．档案管理，2011，（193）：87．

［3］唐晶．当前我国人事档案管理发展方向的探索［D］．济南：山东大学，2007．

［4］李汉才，刘俊玲．试述高校人事档案数字化的趋势［J］．河北大学成人教育学院学报，2003，（4）：28～29．

作者:陈媛华 单位:西华师范大学