公立医院档案信息与数字化管理分析

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摘要：在医院实际经营管理的过程当中，需要进一步采取合理科学的方式强化档案管理工作，促使档案管理工作从传统模式上升到数字化管理模式，在目前我国档案管理的过程当中数字化档案管理具有诸多优势，本文主要是关于医院档案管理数字化模式的研究，以供相关专业人士进行参考和借鉴。

关键词：公立医院；档案信息；数字化管理；思路及对策

为了提高档案管理水平和管理质量，需要实现数字化档案管理模式广泛运用，以往在传统人工档案管理的过程当中，采取人工方式进行整理归纳效率比较低下，同时很容易出现各种误差，无法达到理想档案管理效果。由于最近几年患者日益增加，医院业务往来也日益繁杂，所以采取传统人工档案管理模式已经无法适应现实需求，所以需要进一步强化数字化档案管理模式的广泛运用。通过利用信息技术建立操作系统，这样就可以实现档案自动化检索和查询，同时也可以促使档案工作效率和工作质量得到全面的提升。

1医院档案信息化管理概述

针对医院档案信息化管理工作进行分析，其主要就是在档案管理的过程当中通过采用信息技术针对于档案进行有序分类、系统集成，同时也可以在档案保存、归档、检索、排序、编目、分类的过程当中实施全程化数字化管理，有利于实现无纸化管理，进而让管理创新，提高工作质量和工作效率。其中，针对于档案管理信息化工作进行分析，大致包括三大方面，首先，数据资料信息化，换言之，就是通过采用计算机、扫描仪以及网络促使档案信息通过规范化及统一化数据格式被导入到计算机当中；第二，工作流程实现信息化。相关的工作人员通过采用专门性的软件针对于档案信息分类、排序及编目，同时可以促使人为干预和调控得到大幅度减少，切实的保障档案的一致性。第三，实现档案检索信息化。通过采取国际互联网以及医院局域网能够随时对于所需的信息进行检索，这样可以切实的保障医院信息系统正常稳定的运行，同时也可以快捷高效为当前的管理者服务，切实满足医院管理架构服务以及战略目标，有利于提高医院经济效益和市场竞争能力。

2医院档案管理工作现状

2.1档案管理意识不强。通过医院加强档案管理工作有利于当前的医护工作人员及时对经验进行总结，并且合理科学的调整工作方法，这样才能够为相关工作顺利开展和实施奠定良好基础和保障，但是，目前我国大多数医院主要就是将工作集中在救死扶伤方面，对于档案管理工作没有引起高度的重视，甚至认为档案管理工作对医院发展不会起到决定性的作用，所以这种情况之下就导致了医院档案管理往往比较混乱，这对于其他工作的顺利开展和实施都造成了不良的影响[1]。2.2缺乏专业档案管理人员。由于当前社会经济和科学技术日益发展，我国医疗行业也得到了迅猛的发展，医疗技术水平有了显著的提升，这很大程度是由于目前医院经常组织相关工作人员参与培训活动，通过培训活动就可以促使当前的医务工作人员能够充分掌握最现代化的技术和知识，同时也可以保障当前所有医院工作人员都可以实现学以致用。但是在档案管理方面，大部分的医院缺乏对于相关工作人员的培训，这样就导致档案管理工作人员无法及时有效学到相对现代化的管理方式和管理理念，导致档案管理工作人员在实际工作的过程当中还依然是传统的思想以及管理方法，直接的影响到了档案管理工作效率和工作质量全面提高，同时也不利于档案工作的顺利开展和实施[2]。2.3档案管理制度缺乏健全性。在目前我国医院经营管理的过程当中对于档案管理工作缺乏相应的规范，这样导致实际工作的过程当中档案管理工作人员缺乏相对准确合理工作标准。档案管理的过程当中无章可依无规可循。另外，在绩效考核工作的过程当中未能够将档案管理这一部分内容纳入到考核的范畴当中，这样就导致了相关工作人员在实际档案管理过程当中严重缺乏主动性和积极性，同时导致了档案管理工作过程当中存在着诸多的漏洞和缺陷，这主要就是由于目前医院在档案管理制度上不够完善和健全所造成的[3]。2.4标准化、规范化程度不高。目前医院内部档案管理规范化以及标准化程度相对较为低下，信息化建设的过程当中，最重要一大基础就是规范化和标准化，目前，标准化及规范化还是存在着诸多的缺陷，其主要集中体现在下列两个方面，首先，为了实现数字档案资源集成管理及共享利用，一大前提条件就是要实现档案资源的规范化管理，但是，针对于国家各大公立医院实际状况进行分析，由于数据格式、业务软件缺乏统一性，这种情况之下，直接影响到了数字档案信息共享管理及归档工作。第二，目前档案门类相对较为复杂，同时具有多样性的特点。医院数字档案信息来源广泛以及格式复杂，其中既涉及到了x光胶片、医疗档案、文书档案，也涉及到了病理切片资料、检查图文资料，同时涉及到会计、基建、科研设备等方面专业档案。所以，目前公立医院发展的过程当中，为了提高档案管理水平和管理质量，需要实现档案资源规范化及标准化建设工作，这对医院档案部门无疑是一项严峻的挑战，同时直接关系到数字档案资源合理及科学管理。2.5软件配置不合理以及网络平台维护不完善。在当前医院档案管理工作开展过程当中，信息化管理以及维护水平相对较为滞后，尤其是在针对档案管理软件进行配置过程当中，大部分医院在档案管理过程当中所采用软件还是单机版管理软件，仅仅只能够在档案室内部进行使用，无法充分适应网络化以及信息化时展趋势，这样的情况之下直接阻碍了档案管理信息化建设工作。目前档案信息化软硬件设施管理及维护过程当中，档案管理人员信息化能力相对较为低下，无法适应网络以及计算机发展变化，同时网络信息平台管理及维护过程当中存在着诸多缺陷和漏洞，一旦发生问题之后很可能会造成病毒、网络事故、黑客入侵等等，导致档案信息受到重大威胁。对于当前各大公立医院来讲，在档案信息系统建设以及网络建设过程当中，往往各自为战，层次不一，在开发性、规范性、共享性、服务性等方面层次不高。与此同时，在针对于信息化项目进行建设的过程当中，严重的缺乏长远性规划工作，在存储容量以及硬件配置方面往往仅仅只是考虑当下现实需求，虽然目前微机存储性能容量相对比较高，但是终究有用尽的情况。2.6电子档案管理难度大在医院档案体系当中，电子档案是其中不可忽视重要的一大部分，主要涉及到了电子报表、电子病历、电子文书以及电子图纸等等。由于当前电/*‘子档案载体难以实现长久化保存，同时法律凭证缺乏明确效力，这在很大程度上造成了工作量较大，同时保存成本较高。尤其是医院大量电子病历缺乏规范化、系统性要求，没有能够设置专门专职人员对于电子病历进行管理，这样的情况之下就导致管理不够方便，同时成本居高不下。为了实现电子病历的有效利用和长久保存，需要相关人士能够进一步加强研究和探索。

3提高医院档案管理工作策略

3.1强化档案意识。对于当前医院相关档案管理工作人员而言，为了提高档案管理工作水平和工作质量需要在心理上对于档案管理工作引起高度的重视，特别是要求领导部门能够进一步加强档案管理工作，要通过采取宣传的方式促使工作人员都可以重视档案管理工作，要加强现代化先进技术广泛运用，促使档案管理系统得到改良和优化，这样才能够实现医护人员和档案管理人员同步进步[4]。3.2树立正确意识。医院实施档案管理工作的过程当中，需要充分意识到档案管理工作是一项责任重大以及相对系统和复杂的工作，要切实保障档案管理工作有序开展和实施，只有这样才能够切实保障所有工作人员的利益，同时，也可以维护患者的合法权益。在实施档案管理工作的过程当中要求相关工作人员严格的按照国家法律法规以及相应原则办事，还需要根据医嘱来实施有效整理。另外，对于档案进行管理过程当中不能够随意进行更改，要严格按照相关规定进行档案整理工作。只有这样，才能够方便日后有效查找档案资料。3.3改善档案室硬件配置。以往档案管理过程当中，都是采取人工方式针对于档案资料进行归档和整理工作，但是人工档案管理模式不仅仅工作效率比较低下，同时还导致了大量的时间严重浪费。在信息技术的快速发展的时代背景之下就需要加强信息技术来促使工作模式得到改变。对当前的医院来讲，需要进一步的强化档案工作的扶持力度，要对于传统硬件设备进行更新和完善，同时要加强现代化先进技术广泛运用，只有这样才能够提高档案管理工作精确性，有利于更好推进医院其他业务顺利开展和实施[5]。3.4增添档案管理内涵。医院针对于相关数字资料以及影像进行档案管理的过程当中，要采取相对现代化的管理模式，针对于相对复杂医疗业务活动需要具备足够的档案资料。随着当前社会经济和科学技术与发展，这样也促使了档案载体更加趋于多样化，比如电子档案、电子病历等等，所以需要在档案管理的过程当中通过利用数据库的形式将档案文本进行管理，这也是一种相对较为方便快捷管理方法以及档案存储模式。通过利用数据库的模式实现档案归档工作也是当前一大发展趋势，所以，医院就需要加强信息技术的广泛运用，要实现档案资源的良好共享，只有这样才能够促进科研工作、教学工作以及医疗工作顺利发展，促使档案利用效率得到提高，同时也可以提高档案经济效益和社会效益。3.5建立优质人才队伍。在目前医院实现信息化管理过程当中，其中呈现出了诸多档案工作新技术、新问题，尤其是对于当前工作人员知识能力也提出了更为严格要求。在目前为了促使档案管理实现信息化，不仅仅需要当前的所有工作人员具备良好的知识能力，更加需要具备相关知识的更新补充。首先，要求相关的工作人员能够针对所有的在职工作人员加强新设备、新技术及新方法的应用，通过采取各种方式加强岗位培训以及继续教育，普及信息技术知识，促使当前档案工作人员现代化技术水平得到进一步提高，这样才能够适应新型技术发展要求。第二，要引进具有相关计算机专业知识以及档案管理知识的人才，加强档案信息化管理工作。针对目前实际状况进行分析，医院当中严重的缺乏懂得现代档案管理基础知识同时又了解计算机技术，熟练操作计算机软件相关操作人才，所以需要进一步加强人才队伍的建设工作，只有这样才能够让当前档案信息化工作得到顺利开展和实施。

4结语

综上所述，最近几年，我国医院得到了快速的发展，更加需要进一步的强化档案管理工作，在档案管理过程当中要转变传统档案管理模式，要实现数字化档案管理。数字化档案管理模式随着社会经济的不断发展而发展，在实际工作开展的过程当中，要求相关工作人员结合实际要求设置服务系统，要保障档案管理工作和其他业务实现同步进行，这样才能够实现医院各大业务健康、有序实施。

参考文献

[1]宋易倩.现代公立医院档案信息安全管理若干问题研究[J].兰台内外,2020(09):26-27.

[2]李楠.新时代公立医院党建档案管理的规范性和创新性[J].办公室业务,2020(06):19-20.

[3]许冰心.“大数据”趋势下的公立医院人事档案信息化管理分析[J].中国市场,2020(06):111+194.

[4]刘丽丽.公立医院档案规范化管理的创新思路[J].兰台内外,2019(01):29-30+54.

[5]马睿.公立医院档案管理信息化建设探究[J].中国卫生产业,2018,15(24):31-32.

作者:马真 单位:聊城市人民医院