企业图书数字化管理思路分析

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摘要：网络和信息化技术的飞速发展，为传统图书管理工作模式带来了新的发展方向。高效和高质量的图书管理方式，对企业管理起到重要的促进作用。在数字化建设过程中，越来越多的企业逐渐看重数字化图书系统的建立与实现。由于数字化图书具备便捷、安全、高效等特点，企业越来越重视图书数字化建设。在建设数字化的过程中，图书数字化管理过程中的质量和安全保障思路会影响到信息获取效率等方面工作。本文将以企业图书数字化管理过程中的质量安全作为主要内容进行思路方法方面的分析探讨。

关键词：图书数字化；质量；安全；保密

图书是企业进行生产经营活动的重要信息获取途径和企业文化建设的重要依托，是企业的重要信息资源和资产，它对企业生产经营活动起着至关重要的作用。大中型企业具有组织规模大、职能部门广、下属单位多、层次复杂等特点。对企业而言，构建企业数字化图书管理系统是企业图书管理的最佳解决方案。完善企业图书管理，充分发挥图书资源价值，是企业开展经营分析、安全生产、人力资源、财务预算等管理分析和文化建设的基础，是为企业提供高层次科学决策服务的主要信息支撑，会间接推动企业的持续发展。随着我国信息科学技术的不断发展和壮大，图书数字化建设成为企业现代化管理建设工作的议题，是未来图书数字化工作发展的必由之路，也是顺应新时展潮流和适应数字化时代的新举措。目前，图书数字化已经发展得相当成熟，我国大中型企业的图书基本上都实现了信息化、数字化管理，并且一些图书在数字化管理方面已经达到了较高的水平。但与此同时，在图书数字化管理工作中出现了一些质量和安全方面的问题，对于此问题企业必须给予格外重视。

1图书数字化管理的意义

进入21世纪后，随着企业对图书管理工作的日益重视，图书数字化管理逐渐走向成熟，图书数字化已经进入了全面发展的时期。图书数字化就是指利用计算机技术、虚拟化技术、数字化设备、移动互联网技术等专业技术，对传统的纸质图书信息内容进行收集、管理、保护等处理，再将处理后的图书采用电子文档的方式进行保存。而所谓的数字化则是通过计算机处理将图书信息、纸质信息转化为电子文档的一种技术手段。简而言之，就是一种计算机网络和信息管理融合处理技术。当今，数字化图书的作用已不仅仅局限于存储信息，而是随着现代化技术的发展产生形成了诸多作用。首先，图书数字化的建设可以提升图书管理工作的标准化和规范化水平：图书管理工作中应用数字化，有益于图书管理的规范化。图书数字化建设，需要将原有纸质的图书文件的内容输入保存到计算机中，再对储存到计算机中的图书内容进行数字化管理。因此，图书数字化的管理需要企业的图书管理部门不断提高信息化技术水平，将纸质图书储存到电脑中，并建立电子图书数据库，为之后数据资料的提取和使用提供方便。用数字化技术，图书数字化工作人员可以更准确和便捷地查询图书信息的完整与否，确保了图书信息的完整性、一致性和准确性。其次，利用数字化技术管理图书可以有效提升图书管理工作的效率：运用数字化技术管理图书不仅有益于图书管理工作人员的整理和储存，提高工作人员的工作效率和质量，减少人工管理的错误，还有利于图书使用者的查取和储存，大大提高了效率和质量。最后，图书数字化与传统图书管理工作对比可以显著降低工作成本：图书数字化的又一大优点就是降低成本、节省资源。传统图书存放需要大量的纸张和空间，对于图书的维护和整理分类需要耗费大量的人力和时间，但是图书数字化打破了这一约束，只需要有足够的计算机内部存储空间，同时对于图书后期的维护，只需要几个甚至只需一个专业人员就足够了。除了以上的优点，图书数字化还具有提高经济效益、可长期保存、增强图书保护等优势。所以，在追求快速、效率和质量的今天，充分利用数字化图书，对企业发展具有重要意义。

2企业图书数字化质量保障的提升

2.1加强工作人员的专业素养。新时代下的图书数字化管理对图书管理人员提出了新的工作要求。图书数字化工作的最终成果好坏往往是由工作人员的技能和职业素养决定的。为此，企业在招募和选拔相关工作人员时，应设置相应的门槛，有针对性地考察其职业素养，提高人才利用率，并且贯彻图书数字化管理“三审”责任制，坚持做好初审、复审和终审工作，确保图书数字化的质量。对于在岗职工，需要定期开展培训和考核活动，使其能熟练利用数字化技术进行图书管理工作，如此才能有效促进工作效率与工作质量的提升。2.2选择合适的图书数字化管理软件并不断完善。企业应联系实际，选择与企业管理相适应的MIS系统等信息化软件，加强对软件的引进和利用，有序推进图书数字化工作。对于数字化图书管理软件，人们对其的认识层次不一，有一个循序渐进的过程。图书管理人员在利用软件进行图书管理时，应多注意软件的工作流程，以避免在以后管理中经常出现一些不必要的人为性质的工作错误。当然，图书管理工作人员在工作过程中应注意对硬件设备的维护，对软件进行实时更新，保证应用软件的先进性。

3企业图书数字化安全保障的提升

3.1制定科学严格的规章制度。图书数字化管理过程中不可避免地会涉及有价值性和保密性的信息，因此，企业为了保证信息的安全，需要制定一套科学有效的保密规章机制。在图书数字化过程中，不同的工作和程序交由不同的小组或人员进行，并制定相应的约束制度，例如制定保密规定，设置信息管理场所的保密措施，对图书整理场所人员的身份验证等。3.2加强对图书管理工作人员的安全教育。数字化为图书管理工作带来了新的契机，同时为图书管理工作带来了安全隐患。图书管理工作人员的安全意识是保证图书数字化管理工作安全性和保密性的重要依靠。应该通过举办相关网络和信息化安全教育讲座、举行相关网络和信息化安全教育活动，增强工作人员的安全意识和责任心，提高工作人员的职业素养，以此杜绝在图书数字化过程中管理上存在安全隐患，人员上出现泄密行为。3.3设置明确的职责分工和奖惩机制。企业建设数字化图书管理系统的重要基础是保障图书内容的安全及信息获取的便捷。面对重要的图书信息工作，企业应该明确图书管理工作相关部门和各部门工作人员的职责分工，避免出现工作推诿做不到位、工作交叉相互干扰、工作衔接存在漏洞等情况，职责应落实到细节当中，必要时签署相关保密协议。在图书数字化管理过程中，充分利用并发挥企业有关管理制度，加强实施过程监管力度，确保图书数字化工作的安全。3.4进行定期图书备份工作。利用数字化进行图书管理工作具有高质、高效、节约成本等优点，但是，储存在计算机中的信息容易受到病毒、不法分子侵入、计算机损坏等因素导致丢失。为了避免此种情况，应在服务器配置安装专业安全防护软件，建立信息安全防护体系，解决图书数字化管理工作中可能存在的数据、应用、数据存储、隐私保护等方面安全问题；图书管理工作人员应该进行图书信息数据的定期备份，不仅要将数据进行更新，使图书数据不断扩充，还要将原图书与备份图书信息分别储存，避免图书数字化信息丢失。

4结束语

总而言之，随着我国网络和信息化科学技术的迅速发展，尤其是互联网+信息管理技术的发展，图书数字化建设已成为企业建设工作中的一项关键任务，图书数字化工作不仅要追求速度和效率，保证图书数字化过程中的质量管理和安全管理更是重中之重。企业应当加强对图书数字化工作的监督管理，实时完善相关软件系统及硬件设备，综合采取技术措施和管理措施，保证图书数字化管理工作的保密性、先进性、适用性、经济性、安全性，成功建设企业图书数字化管理系统。

参考文献：

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作者:王璞 单位:中国电力规划设计协会