数字化管理在自然资源档案管理的作用

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摘要：随着经济社会的持续健康发展，各级政府部门和企事业单位的管理发展正朝着数字化和信息化的方向发展，这也促使数字化档案管理在各级政府部门和企事业单位发挥着前所未有的重要作用。本文分析了数字化档案管理方法在自然资源和规划部门管理中所具有的内涵和自身的主要意义，研究并探讨了数字化档案管理在自然资源和规划部门中具有的适用性，以期为自然资源和规划部门数字化档案管理工作的发展和进步贡献一份力量。

关键词：自然资源和规划；档案管理；数字化管理；适用性

数字化档案管理就是借助数字信息技术进行档案资源的管理工作。通过数字化档案管理能够实现档案信息的数字化整合，促使单位内部的整体工作向数字化方向转型。由于数字化档案自身具有传统档案管理方式所不具备的方便查阅、存储和物理空间占用少的优点，这就使得相关单位在进行档案信息数字化管理过程中能够有效提升档案信息的安全性。同时，档案管理借助信息技术能够实现档案资源的有效整合，并且能够统一档案规范模式，便于单位内部进行档案信息的共享，并借助信息技术的发展为自然资源和规划部门的日常管理工作减少负担。

一、自然资源和规划档案数字化建设的内涵和主要意义

现阶段，自然资源和规划单位正在进行档案管理的数字化处理。数字化管理就是运用数字信息技术将传统的纸质档案信息录入相应的存储模块中，从而实现档案的数字化管理，促使自然资源和规划单位的传统纸质档案管理转向新型的数字化档案管理，从而大大提高相关部门的工作效率，减轻档案管理人员的工作负担，实现档案管理的高效性和有序性。同时在实现传统档案转化为数字化档案的过程中，需要一些先进设备和技术的支持。只有通过相关人员的正确操作和合理使用，才能切实推进现阶段自然资源和规划单位的数字化档案管理进程。从目前的情况来看，现阶段我国大部分自然资源和规划单位还是使用纸质档案进行信息管理，这种传统的档案管理形式不仅在存放档案时会面临一定的空间问题，而且随着档案信息的不断增加也会导致纸质档案信息的共享出现一定的困难。相反，随着现阶段数字信息领域的发展，将自然资源和规划部门的档案进行数字化管理能够有效改善档案存放的问题和信息共享的问题。由于计算机和局域网的不断普及和发展，单位内部进行组网的现象越来越普遍。随着组网工作的不断开展，越来越多的单位认识到信息技术的重要性，这就使得现阶段我国相当一部分自然资源和规划单位在进行档案管理时采用数字化档案管理的方式。与此同时，也就导致了自然资源和规划部门在进行档案管理时出现纸质档案管理和数字化档案管理糅合的情况。但随着信息技术的不断发展，这种多种档案管理方式糅合的局面肯定会朝着数字化档案管理的方向进行倾斜[1]。也只有这样，才能实现自然资源和规划档案管理工作的有序和高效，实现提升单位自身社会价值的目的。

二、数字化管理在自然资源和规划档案管理中的适用性

（一）缓解档案占据空间大的问题。随着经济、科技的不断发展和进步，我国现阶段的自然资源和规划建设项目越来越多，使得自然资源和规划的档案信息变得更加复杂，导致档案数量出现指数式增长，档案类型也变得更加丰富。同时，由于现阶段自然资源和规划单位的档案管理转型还处于发展阶段，这也使得单位内部呈现纸质档案和电子档案并存的局面，档案类型也出现更加具体的类型划分。由于目前自然资源和规划单位的档案形式正朝着多元化的方向扩展，所以在进行档案管理工作时应注重采用多元化管理方式，通过对不同类型的档案进行划分和对相同类型的档案进行合并等方式，将档案数据通过计算机等软硬件的支持存储到大型数据库中。（二）解决档案庞杂繁琐的问题。在自然资源和规划部门进行档案数字化管理的过程中，应关注档案的特性。这些特性不仅指档案的种类繁多，也指对不同类型的档案所采用的数字化管理方式有异，这就使得自然资源和规划部门在进行数字化档案管理过程中要进行的流程较为复杂[2]。针对这些问题，就应该提升档案管理部门的人员素质和专业水平，加强数字化档案管理知识的学习，并通过借助计算机等软硬件的帮助实现档案管理的高效性。

三、进一步加强自然资源和规划档案数字化建设和管理的措施

（一）对档案数字化建设和管理引起足够重视。在现阶段自然资源和规划部门的日常管理工作中，应切合实际，只有对数字化档案管理工作引起足够的重视，才能做到对数字化档案管理工作理念的及时更新，达到实现积极推动我国自然资源和规划部门档案管理工作的目的。同时由于在自然资源和规划单位下属部门较多，这就使得在进行档案管理工作时可能会面临大量信息的整合问题，而且由于数字化管理的不普及会导致相关部门不能及时在数据库内进行信息的记录和更新，这些问题严重影响了档案管理数字化的进程。所以这就要求自然资源和规划单位应对单位内部的管理方式和理念进行及时更新，借助数字化信息技术为档案管理工作提供一定的技术支撑，以推动自然资源和规划单位内部的档案数字化建设和管理工作。（二）及时制定数字化档案管理细则。由于自然资源和规划档案管理工作涉及面广，从而在进行数字化档案管理工作过程中会面临巨大的问题。因此，相关人员应提前认识到进行数字化档案管理改革的难度，同时可以联系上级部门进行单位内部的信息资源共享工作[3]。此外，还应投入相应的资金进行数字化档案管理工作的开展和建设，同时引进数字化档案管理的相关人才，在单位内部培养起良好的数字化工作意识。单位内部还应对数字化档案管理工作的过程进行监督和审查，确保整个数字化档案管理工作过程中不会出现较大的纰漏，从而实现自然资源和规划部门的数字化档案管理的转变，提升单位内部的管理效率。

综上所述，由于自然资源和规划部门的工作涉及面广，从而导致其在进行数字化档案建设和管理的过程中会遇到一定的困难，但随着各级自然资源和规划单位对数字化档案管理工作认识的不断加深，以及数字化档案管理优势的不断显现，自然资源和规划部门的数字化档案工作将会随着我国经济社会的不断发展得到长足发展。

参考文献：

[1]傅宇.新时期加强国土资源档案信息化建设的对策探讨[J].浙江国土资源,2017(4).

[2]李群.国土资源业务档案数字化管理存在的问题与对策[J].兰台内外,2017(2).

[3]马卓敏,张先华,朱海龙.借助先进技术促进山东省国土档案管理现代化[J].数码世界,2018(7).

作者:崔鹏 单位:平邑县自然资源和规划局