农业科研档案数字化管理措施

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通过对农业科学技术的不断研究，形成具有保存价值的科研档案。由于农业的特殊性，其科研工作具有存储周期长、类型多、数据庞大分散、涉及范围广的特点，所以科研档案管理也具有复杂性。为保障农业科研档案管理更加有效合理，推动其实现数字化建设具有重要作用，利用科学的、先进的档案管理系统提高档案管理质量，从而为农业发展提供更加科学的数据资料。

一、农业科研档案管理现状

1.实验档案管理现状。农业科研实验档案是农业科学研究过程中不断积累形成的重要信息，是农业科研工作的真实记录，也是未来科学研究的重要资料。所以妥善、完整、科学保管农业科研试验档案有利于农业科研工作的开展，帮助科研人员了解阶段性实验进展，通过对以往实验效果的总结和分析，发现不足，并在不断完善中吸取经验和教训，从而帮助科研人员更好地调整、研究思路和科研方向。农业一直是我国国民经济中的重要组成部分，也是关乎国计民生的重要的内容，为保证我国农业基础，满足社会需求，农业科研实验成为必不可少的工作之一，在我国农业科研单位比较多，在不断的研究和实验中，形成丰富的科研实验档案资料。为更好的整理农业科研实验相关档案，部分科研机构开始安排专门人员对文字版资料进行整理，并按照日期、内容的不同实现分类管理。这一工作虽然实现实验档案的科学管理，但是并不利于资料查询，要想调取某一年的相关资料需要耗费大量时间和精力。2.课题档案管理现状。农业科研课题分为基础性研究课题和应用性研究课题，而在实际研究过程中又分为国家、省、地市等不同等级。每个等级的课题研究过程中都会涉及复杂流程，从申请、审批、实验、验收、申请专利等都会产生大量数据资料，这些资料都是课题研究的重要信息，所以必须做好科学管理，保证课题档案研究资料的完整性，为后期知识产权的保护和课题申请提供充足的、完善的资料。当前现有的所有课题档案资料都交由专业的人员进行管理，但是事业单位中存在人员流动大、调动频繁等问题，因为工作衔接过程中存在问题，会造成资料丢失等问题，给资料查找增加难度，影响农业科研课题研究的顺利开展。3.会议、竞赛及学术交流档案管理现状。为了提高农业科研水平，科研单位每年都会组织和参加众多会议、竞赛和学术交流活动，在这些活动中会有行业中顶尖的专家学者参与，在知识的碰撞中会提出更好的对策，所以对相关活动做好整理并以档案形式进行备份和管理，具有重要作用。在活动中每个科研人员都是行业中的专家，将自己的阶段性研究提出来与所有专家分享，可以说是非常珍贵的资料，但是有些科研单位并没有意识到这一部分资料的重要性，将其作为一般资料整理，导致会议中提出一些重要内容和理念被忽视。

二、农业科研档案数字化管理的重要性

1.提高档案管理效率。农业科研档案最终是为科研工作服务，为工作人员查阅、存档等工作提供便利，本身具有一定的服务特性，为提高科研质量和档案管理效率，实现科研档案数字化管理格外重要。农业科研档案管理人员通过对档案的分类后，利用输入设备做好电子存档，这是实现电子化管理的第一步。另外，还需要对电子资料进行复查，保证资料的完整性，并针对不同的档案资料制作完整的目录表格，详细填写材料的各项信息。以上是数字化管理的基础工作，之后在不断完善下，科研人员可以更快速的查找到自己需要的相关资料，提高资料利用率和档案管理效率，充分满足科研人员对档案的需求。2.减轻对纸质档案的伤害。我国作为农业大国，对农业的研究起步比较早，所以农业科研档案也非常丰富，在我国农业科研档案管理中存在的一部分历史的科研档案，在长时间的存储、应用过程中历史资料已经发生改变，每次对纸质档案的调取和翻阅都会对其造成一定程度的损坏，为保证资料的完整性，同时满足科研人员对历史资料的利用，实现档案数字化管理具有重要意义。将档案信息转化为电子信息，有效实现资源共享，同时科研人员调取资料更加便利，减轻对原始纸质资料的损伤。3.保证科研档案的完整性。农业科研资料在交接到档案管理人员手中后就进入档案管理流程，按照档案管理相关规定开始对档案进行整理、移交、存档等，根据档案的内容、性质和特点划分为不同的区域，一旦错放、丢失都会对科研研究造成不利影响，同时对档案管理工作产生不利影响。所以资料一旦做好归档处理就要保证其位置的准确性和内容的完整性，但是，在对档案频繁查阅和调取中可能会造成信息的丢失、错放等，为降低这一事件的发生，利用计算机系统实现数字化管理，直接在数据库中调取相关资料，降低丢失问题的发生。

三、加强农业科研档案数字化管理的有效措施

1.建立健全档案管理规章制度。为保障农业科研档案资料的完整性，应当根据当前档案管理现状制定完善的档案管理规章制度，同时科研单位也应当在相关法律法规的规定下制定适合本单位档案管理制度，从而提高档案管理质量。完善的档案管理制度应当涵盖档案管理各个环节和流程，保证各项工作有章可循，推动档案管理规范化的实现。档案管理是一项保密性工作，建立健全农业科研档案管理制度，可以规范档案管理行为，使档案管理更加规范。2.加大对档案数字化管理中软硬件设施的投入。传统档案管理是对纸质档案的整理、归类和储存。在不断发展中，这一档案管理模式已经无法满足新时期科研人员对档案的需求。在信息化环境下，尤其是可持续发展理念的提出，给档案管理工作提出新的要求，档案数字化管理已经成为必然选择。通过数字化管理的分析，其具有明显的优势，所以为推进农业科研档案数字化管理的实现，必须加强对软硬件设备的投入，引进专业的档案管理设备，建立完整的资料库，为科研人员提供更加便利的查阅渠道。除此之外，还要对设备和软件及时进行更新，不断完善农业科研档案管理。实现对当前庞杂资料的整理和分类，实现统一化、数字化管理。3.提高档案管理人员的专业素养。档案管理人员的专业认知对档案管理质量有决定性影响，所以科研单位必须加强对档案管理人员的重视，定期组织管理人员进行培训，学习先进的管理理念和管理技术，不断提高农业科研档案管理效率，发挥科研档案最大作用和价值，推动农业科研成果的提升。

四、结束语

农业科研档案实现数字化管理可以实现信息共享，打破传统管理模式的局限，提高档案利用效率，同时为科研人员查找资料提供便利。数字化管理的实现，需要从制度、软硬件、管理人员专业素质等方面着手，推动农业科研档案数字化的实现，为农业科研工作实现进一步发展提供支持。

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作者:罗志花 单位:三明市农业科学研究院