报业档案数字化管理优势

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【摘要】在日常生活中，报纸出现在人们视野中的机率也越来越小，而在网上随处可见，现在很多报社已经从线下转型到网络上。报业的转型，实质是没有改变的，它只是改变了一种传播新闻的方式。

【关键词】报业档案；数字化；网络化

1引言

在新闻事业的蓬勃发展之下，信息化的容量越来越大。很多传统的纸媒已经在向网络化转型，很多报社都开通了一系列网上阅读APP，例如，电子版新闻、微信公众号、微博公众号以及手机客服端等。人们可以通过这些方式足不出户地快速获取到最新的新闻资讯。但是，由此产生的大量文字、图案以及视频档案就需要进行专门的数字化管理，目前，有些报社建立了数字化档案管理系统，这个系统能够对丰富的新闻资源进行数字化处理，具有采集信息、编辑信息、以及存档管理等为一体的多媒体数字化管理平台。数字化管理系统具有储存信息以及随时查阅新闻的功能。此管理系统配备一台储存服务器、一台备份服务器，以防机器出现故障造成信息的丢失。

2报社档案数字化管理的意义

报社档案数字化管理具有简单、节省人力、能够提高工作效率的意义[1]。将报社档案管理从纸质变为电子档，用数字化管理系统储存整个报社的各种业务以及活动档案，实现了集档案信息的接受、传递、储存和利用为一体的数字化管理，也实现了档案信息的共享，能够及时查找想看的新闻内容，既节省了人力、物力以及财力，也提高了工作效率，给使用者带来了极大的方便。利用数字化的管理，还给报社减少了一定的纸质档案储存空间，使档案信息的保存更加方便快捷，也大大增加了档案的保密性。可以为新闻提供有用的背景资料，背景资料的运用可以为新闻的成功增添几分色彩，背景资料的来源很大一部分来源于档案，在整个世界范围之内，报社利用档案资源来作为新闻背景，在新闻写作当中被大量的运用。这也成为新闻写作当中的一大趋势。利用数字化管理可以把档案随时随地拿出来作为背景资料进行写作，能够增加新闻读者对新闻报道的感受，以及增加读者对新闻报道的兴趣。还可以给新闻报道提供大量的资料，新闻报道讲求快速、准确、真实，这就需要记者做好充分的信息准备，要想完成高质量的写作，就必须做好材料的准备，并且材料在新闻写作里面是非常重要的，新闻写作的内容都是依靠材料完成的。只有在资料准备得非常充分，且信息非常丰富的情况下，才能把整个事情非常有逻辑地整合在一起，然后发现整个事情最本真的地方，这样才能在新闻报道中体现新闻的真实性和客观性[2]。

3报社档案数字化管理的优势

3.1提高工作效率。档案数字化管理系统启动以后，可以根据报社中人员的不同以及活动的不同，给予他们不同辅助功能，例如，记者在采集写作新闻时，这个数字化管理系统可以协助记者进行录入、上传新闻的工作；已经上传过的新闻如果有需要修改的地方，记者可以登录自己的账号，根据自身权限对新闻进行修改。3.2有利于信息的交流和共享。电子文档与纸质文档相比有着相当大的优势，电子文档用起来比纸质文档更加方便，更加快捷，随时随地都可以用来阅读，而纸质文档会受时间和空间的约束。在这个计算机网络高速发展的时代，只要是有计算机网络的地方，便可足不出户查询自己想看的新闻类型，各种报纸都可以免费浏览，而且同一份电子文档新闻可以在同一时间提供给多人使用，实现了信息资源的共享。3.3有利于延长报社档案的保存年限。纸张在放久了的情况下，都会出现模糊不清和长虫的现象。同样，如果报社所有的资料都用纸张进行保存的话，在不久的将来很有可能会出现纸张腐烂的问题或纸张上面的字模糊不清的现象。因此，资料在保存时的时间是有限的，不会无期限地保存下去。但是电子档案就不会出现这些问题，它能够无限制地对档案进行保存，只要将每份档案进行备份，服务器不出现瘫痪的情况，就能够有效延长档案保存的年限[3]。3.4具有安全性。报业数字化管理系统可以实现用户使用权限管理，在实名认证以后，资料的保存以及传输都需要密码或者指纹进行解锁，这在很大程度上保障了资料的安全性，因为只有具有使用权限的人才可以进行相应的操作，这也避免了资料泄露事件的发生。

4结语

随着我国网络信息化的大力发展，报社档案数字化管理是一大发展趋势，目前，各大报社已经陆陆续续走上数字化管理的道路，报社档案数字化管理带给报社的优势也是显然的，减少了财政开支，节省了人力物力，提高了工作效率，给档案的储存也节省了不少的纸张，这有利于环境的保护。最重要的是报社档案数字化管理能够给新闻读者带来方便。

【参考文献】

【1】刘俊.读图时代下报纸数码新闻照片的档案管理[J].新闻研究导刊,2016,7(17):358-359.

【2】郭娴若.报业档案管理多元化构建方式研究[J].中国报业,2015(12):49-50.

【3】王茂华.历史报纸档案数字化项目的几点经验———《重庆日报》历史报纸抢救工程的回顾和总结[J].新闻研究导刊,2013(05):55-56.

作者:韩健飞 单位:潍坊日报社