医院声像档案数字化管理研究

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摘要：声像档案作为一类特殊载体的档案资料，其在内容征集、归档要求和检索利用等方面有其自身特殊要求。本文在分析了医院声像档案的特点及数字化内容的基础上，针对医院声像档案的数字化要求，提出了具体的数字化管理方法，对做好新时期医院声像档案数字化管理工作，提升医院声像档案在医院发展和管理中的应用价值具有积极的现实意义。

关键词：声像档案；数字化管理；数据传输；医院概述

声像资料在记录医院发展、反映客观事物等方面，有着传统文字档案无法替代的重要作用，也是医院档案管理的重要内容，声像档案作为医院档案的重要组成部分，主要包括相片、录像带、录音带，以及由录像带编辑而成的光盘等。作为一类特殊载体，在内容征集、归档要求和检索利用等方面有其自身特殊要求。因此，积极探索医院声像档案及其数字化管理具有积极的现实必要性和重要性。

1医院声像档案及其特点

医院声像档案医疗机构在从事医疗卫生事业管理及临床诊疗活动中形成的、具有保存价值的，且以音像等形式为载体，并辅之以文字说明的历史记录，医院声像档案又叫视听档案或音像档案。与传统的文字档案不同，医院的声像档案有其较为显著的特点：1.1形象直观性。声像档案记录了诊疗活动以及医院行政管理过程中的声音、图像，反映了医院业务开展过程中的直观形象。医院声像档案较多，如CT片、文明创建视频短片。这些声像档案以画面和声音的可视、可听性将现场原景原声原貌记录下来，从而给人以时空感和真实感。这种明显的形象直观性是文字档案所无法替代的。1.2载体多样性。从载体来看，文字档案主要依附于纸张，而医院声像档案信息所依附的载体有照片、幻灯片、缩微胶片、光盘、磁盘、录音录像制品等等，医院声像档案载体的多样性增加了档案管理的难度，也使得医院声像档案管理的要求更高，但与此同时，医院声像档案的内容则更为丰富和多样。1.3记录原始性。医院声像档案自身形成的过程也决定了声像档案在记录诊疗活动、存储医院行政管理活动的初始第一手资料。记录原始性作为医院声像档案的本质属性和根本特点，真实地记录了医院从小发展壮大的历程、风貌，也是医院院史院貌的最真实、最原始的详细资料。1.4保管特殊性。医院声像档案的载体材料与纸质档案不同，其主要是由感光材料、磁性材料等构成，与医院的纸质档案不同，声像档案的容量大且空间所占较小，但对光、磁、震、光等外在条件要求较高，医院声像档案保管条件的特殊性，也决定了其使用寿命的长短，要根据医院声像的特殊材料，不断增强声像材料的耐久性，做好特殊载体档案的保管。

2医院声像档案数字化内容

2.1医院录音档案数字化。医院录音档案数字化，通常是利用音频数据线将录音笔或磁带机等原始录音的耳机接口与计算机话筒的接口进行连接，再利用盒式录音机的播放以及计算机中安装的播放软件进行接收，从而将原始的音频数据信号转化成为数字信息，并将数字信息保存至计算机硬盘中或者移动硬盘中。2.2医院录像档案数字化。医院录像档案数字化，主要是将已经摄录的视频资料采集卡植入电脑主板的插槽中；利用视频数据线将计算机与录像播放机连接，在视频数据线的两边拥有“红黄白”等三色插头，将两个连接线分别对照着颜色一一连接。录像档案数字化通常是先用视频采集卡将视频资料集成AVI文件格式，再将其刻录成VCD或DVD格式保存。2.3医院照片档案数字化。医院照片档案数字化，是将照片扫描后，将其转化成为数字信息，并将其入档存储。目前医院照片档案数字化的扫描仪主要由平台式和相片扫描仪两种，前者具有质量好、速度快等优势，而后者则像素高，也是较为专业的照片数字化常用到的仪器设备。

3医院声像档案数字化要求

近年来，随着大数据、云计算技术的应用和发展，医院声像档案数字化管理成为发展的趋势，也是新时期医院声像档案管理的必然结果，能够有效提升声像档案的管理效率和利用价值的发挥。为确保医院声像档案质量，在不同类型的档案数字化过程中应遵守具体原则和要求。3.1数字化流程规范性。医院声像档案数字化应严格按照流程要求，进行规范操作，例如，采用国际通用软件系统、技术标准、声像格式进行规范操作，若存储格式不统一、软件应用系统不兼容，势必会增加后期数字化共享难度，提高数据存储的传输效率，便于声像档案数字化采集、存储和传输及利用。3.2数字化应用专业性。声像档案的数字化应用离不开多媒体、计算机以及信息网络技术和采编技术。除了要求档案管理人员掌握一定的专业档案管理知识外，还要求其掌握一定的摄像、编辑、计算机应用等数字化技术，以满足声像档案数字化应用的专业化需求。3.3数字化管理安全性。与传统的纸质介质不同，声像档案的数字化对服务器的性能要求，备份介质材料的选用，存储空间的容量，以及声像档案的访问设置等等要求较高，这就要求在做好医院声像档案管理过程中，确保声像档案信息存储的安全性，防止重要档案信息被计算机病毒侵害或存储介质的损毁而丢失。

4医院声像档案数字化管理方法

根据医院声像档案的不同类型，在数字化过程中的要求和采取的方法差异较大。具体来说：4.1照片、底片档案数字化。针对医院日常行政管理和业务活动中产生的照片、底片等档案，这一类档案的数字化相对简单，即，利用扫描仪或拥有刻录功能的计算机即可实现其数字化。医院档案管理部门利用扫描仪对照片、底片档案进行统一扫描，并将其保存至磁盘阵列，统一格式后上传至数据库。具体操作时应注意：底片扫描仪应选用专业底片扫描设备；照片扫描仪选用A4幅面的扫描设备；照片及底片应根据尺寸大小设置相应的分辨率，≥5寸，应设置300DPi分辨率；＜5寸，应设置600DPi分辨率，照片统一采用JPEG或PNG等。4.2录音带、录像带数字化。选用卡带式录音机或录像机播放录音带、录像带，计算机应具有声卡、视频采集卡和光盘刻录功能，安装专业的音视频采集编辑软件。录音带数字化后应保存为MP3、RM或WAV格式，声像档案的数字化应还原原始档案和电子文件存储之间的平衡点，并根据不同的利用方式，选择不同的数字化标准和存储格式，并封存好原始声像档案材料，最大限度地保存好原始声像档案资料。4.3建立声像档案索引系统。随着医院发展规模的不断扩大，声像档案资料的数量和规模也呈现出较大幅度的增长态势，应本着安全、便捷、有效地原则建立一套简便的索引系统，方便对声像档案检索、查询、利用和阅读。具体来说，可参照档案著录原则，以及数据库规范化建设要求，基于Excel建立简便的索引系统，索引内容应包括声像档案的设置时间、地点、事件、对象及任务等，并做好分类编排和编号，形成完整的目录，以便于后期在检索时只需输入检索词或者字段即可实现检索效果。4.4搭建实时共享平台。目前，医院信息管理系统平台建设已经十分成熟，依托医院的局域网构建声像档案数字化网络传输，最终实现声像档案资源的共享。将医院的声像档案资料进行数字化信息采集、编辑和存储，并将声像档案数字化信息压缩后上传至网络服务器的数据库中，在医院局域网中建立声像档案系统查询导航，利用实时性和连续性较强的流媒体（StreamingMedia）点播技术实现声像档案资料的查询、阅读和利用。

综上，随着信息化、网络化和数字化发展在医院档案管理领域中的应用，医院声像档案数字化管理是适应时展的现实需要。做好医院声像档案数字化管理，应根据声像档案的数字化内容及具体要求，积极做好医院声像档案数字信息的读取、采集、备份、传输和利用，并做好声像档案数字化应用和管理安全，切实发挥医院声像档案在行政管理和业务诊疗中的应用价值，为医院各项工作提供优质高效的内容和服务产品。

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作者:韩雪 单位:临沂市中心医院