浅析疾控机构数字化管理与利用

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随着企事业单位电子办公系统的不断推进，过去单一的纸质公文运转形式逐渐由电子公文代替。以疾控系统为例，2012年以来，各省疾控机构已基本实现办公自动化，档案数字化建设成为今后疾控机构档案管理的必然趋势。本文就疾控机构的档案管理现状进行深入分析，为今后档案的开发与利用提出建议。

疾控机构档案管理现状

疾控机构的工作大多围绕公共卫生、疾病预防、公共卫生突发事件及重大疫情的应急处置等内容开展，工作过程中产生的各类原始数据及资料都有着重要的科研和史料价值。因此，疾控机构的档案管理工作尤为重要。现阶段，疾控机构的档案主要分为传统纸质档案及电子档案，其中纸质档案占机构档案的主体地位，管理方式仍以人工管理为主，电子档案管理模式正处于探索阶段，数字化程度比较落后。传统档案管理现状目前，疾控机构的传统档案主要分为文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、合同档案等，管理方式采取人工管理，归档文件每年由单位内设部门自行整理、移交。由于对档案的理解与重视程度不同，各内设部门的归档范围仅限于基本的收文、发文收集，业务工作办理过程中产生的各类有价值的文件往往会产生缺失，归档时还容易出现同一文档被不同部门多次归档，极易造成档案的不完整或重复并存的情况。同时，由于缺乏归档意识，一些保存价值较高的文件或合同的原件往往被留存在各处室，导致机构档案的不完整，这样不利于档案的管理与利用。除此之外，传统档案管理模式中审批是当前疾控机构档案借阅流程中不可或缺的环节，如遇审批人出差等情况只能延后，降低了档案利用的时效性。而传统财务、基建图纸等档案的案卷目录相对简略，无法直观地反映出案卷的具体内容，导致档案查找时间较长，浪费人力资源，工作效率较低。因此，存在较大弊端的疾控机构传统档案管理模式，已无法满足现阶段工作需求。电子档案管理现状自2012年以来，我国疾控机构开始逐步推进办公自动化。中国疾病预防控制中心(以下简称中国疾控中心)于当年正式运行协同办公省级公文节点，各省级疾控机构的文件传输完全采取电子传输方式，除涉密文件以外的公文，全部停止纸质流转，各机构内部的收文、发文全部开展数字化管理。截至目前，各省疾控机构已基本实现了办公自动化模式，每年流转的电子文件数量呈不断增长趋势。以某省级疾控中心为例，2012年至2016年电子公文归档增长情况见图。在办公自动化基础上，2015年中国疾控中心通过引进电子档案管理系统，每年定期从电子办公系统中通过抓取数据的方式实现电子文件的迁移。在档案管理系统中，通过对原始电子文件进行分类筛选、鉴定，填写归档编号及各类要素，最终完成全部的归档流程。各类电子档案的全宗、案卷及类目管理，均可实现在档案系统中进行管理。档案查找时，除件号、发文字号等检索条件外，还可在电子案卷目录中对具体内容进行备注，缩短了查询时间，提高了档案查找的正确率及工作效率。借阅审批模块目前正在开发中，完成后可在档案系统中实现电子审批，能够简化档案借阅的流程，保证档案的时效性。

疾控机构未来档案建设趋势

通过对疾控机构传统档案及电子档案的管理现状对比分析发现，电子档案管理模式可以在一定程度上有效地避免传统档案管理25002000150010005000图某省级疾控中心电子公文归档数量增长情况20122013201420152016数量／件模式的弊端，进一步优化档案管理环境。同时，数字化管理模式既可以提高档案管理的工作效率，又可以简化借阅流程、缩短档案查找时间。数字化档案管理还可以有效地节约管理成本，节省档案存储空间，解决档案库房空间不足等问题，保证档案查找的准确率和时效性。综上所述，当前档案建设环境下，数字化档案建设既符合信息时代的要求，又有利于提升疾控机构整体档案管理水平，是未来疾控机构档案管理的必然趋势。

疾控机构档案的开发与利用

加强人员培训，强化思想意识疾控机构工作专业性较强，档案管理者需要有一定的专业知识，才能更好地服务于卫生系统的档案管理工作，因此，要加大疾控机构档案管理人员的公共卫生专业知识培训及档案专业知识、计算机能力的学习。各省市疾控机构推进档案数字化建设时，还要考虑引进计算机网络应用、档案信息化等专业的高层次档案管理人才，不断发挥专业人才优势。此外，疾控机构业务处室的文书人员，也必须不断加强档案培训，强化其归档意识，从而更好地推动疾控机构的档案建设，提升疾控机构档案数字化建设的水平。疾控中心的工作是通过对疾病、残疾和伤害的预防控制，创造健康环境，维护社会稳定，保障国家安全，促进人民健康。正是由于卫生档案的重要性与特殊性，只有通过不断强化归档意识，从思想上充分认识档案工作的重要性，才能体现疾控机构档案的价值。另外，档案管理者要从根本上转变档案管理理念，当前的档案管理重点是提高卫生档案的利用率，使其更好地服务于各项工作。因此，档案管理者要不断转变服务模式，最大限度地发挥档案材料的利用价值，大力推进档案的交流与资源共享，使疾控机构的档案充分发挥其在各个阶段的作用，最终实现档案利用率的最大化。加强基础设施建设，提高安全防范档案管理不仅仅依靠人工管理，现代化管理设备也是数字化档案建设稳步推进不可或缺的保障因素之一。因此，有关方面要不断加大对档案设备的资金投入，通过对网络基础设施、数字化转换设备及数据存储介质的投入，更好地完成档案的数字化转换；要不断强化系统平台内的网络建设，按照密级分别建立档案管理专用网、档案查询服务外网及物理隔离区域等网络；要加大数字化设备的更新，如扫描仪、数字翻拍仪、录音录像等设备，使纸质档案更便捷地转化为电子档案；还要更新完善数字存储设备和数据备份系统，以保证数字档案的安全保管。随着疾控机构电子化办公及电子档案管理的发展，众多潜在的安全隐患也随之出现。在网络开放的信息时代，为保护档案信息的安全，必然要靠强大的技术推动。特别是在档案管理系统的设计与应用方面，为使电子档案管理系统免受黑客威胁，必须依靠强有力的技术支撑。通过配置防病毒软件、利用防火墙技术及推广安全监测系统等安全措施，将档案管理系统的安全隐患降至最低，从根本上保障数字化档案的信息安全。建立完善数字化管理体系档案管理制度的缺失，是阻碍档案建设与发展的根本因素。随着疾控机构档案建设的数字化趋势，必须建立、完善相关的制度，以保证数字化档案管理的正常运行。各疾控中心应根据自身的工作实际，结合《档案法》《保密法》及国家档案局的相关规定，逐步建立档案管理责任制，规范各类电子档案的归档范围和保管期限等。同时，为保证电子档案的信息安全，还应建立一系列的网络信息安全制度及保密制度，明确借阅审批权限，从源头上保证档案信息安全。此外，还应将档案数字化建设纳入疾控机构的整体发展规划中，在工作人员每年的绩效考核中加入档案管理的考核内容，充分调动各处室工作人员参与归档工作的积极性。档案利用率较低是当前疾控机构档案管理的薄弱环节，要提高卫生档案的利用率，应在整个疾控领域不断倡导档案的共享机制，通过不断优化电子档案的管理模式、创新服务形式，扩大档案利用的覆盖范围，实现疾控机构的档案资源共享与交流，最终建立完善的资源共享机制。通过共享，提高疾控机构的利用率，将数字化档案管理的积极作用充分发挥出来，从而更好地服务于卫生事业。

作者:杨璐璐 莫杨 孙玥 张伟 单位:中国疾病预防控制中心