高校基建档案数字化管理模式

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摘要：本文以高校基建项目档案管理为例，分析了目前高校基建档案管理工作中存在的问题，阐述了基建档案管理数字化在高校基建项目建设中的优势及改进措施，摆出了数字化基建档案管理在实际应用中的优势。

关键词：数字化；基建档案管理；高校基建项目

1现阶段高校基建档案管理存在的问题

1.1资料收集工作难度大。一个完整的基建项目不仅包括立项、设计、招标、施工、竣工验收以及工程交付等各个环节，还包括后期的维修、改建等工作内容。基建档案管理的对象就是以上各工程环节的原始性文件，是一整套完整的归档卷宗。高校基建档案材料的来源覆盖范围极大，包括审批部门、规划部门、设计单位、施工单位、材料供应单位、监理单位以及检验部门，而且基建档案所使用的周期较长，短则数月、久则几年甚至几十年[1]。因此基建档案资料的收集、归档和管理工作难度较大。除此之外，部分隐蔽性极强的分项工程，如地下综合管网工程、光纤光缆工程以及智能化工程等，进一步加大了基建档案收集工作的难度。1.2管理人员专业化程度不高。目前国内各高校为了积极响应国家教育部门号召，对校内行政人员进行人员精简化管理，各高校在短期内无法为基建部门增加基建档案管理专业人员，因此目前大多数高校基建部门档案管理工作，主要由本部门的非专业人员兼职。由于这些兼职的非专业档案管理人员没有系统学习过档案管理方面的知识，也没有专门从事过档案管理的相关工作，因此让这些非专业人员在没有经过专业化档案管理培训的情况下，直接接手档案管理工作，再加上很多存档基建档案的部分丢失和档案收集的时效性已过等问题，以及这些兼职人员还有本职工作需要完成，分配到整理基建档案工作的时间就很少[2]。因此，以上这些因素直接影响基建档案管理工作的专业性。1.3管理机制不完善。现阶段，我国各大高校的发展重点和中心依然放在教学改革和招生就业这两大方面。高校院领导对于学校基建项目的关注点也主要在工程质量、工程造价以及防腐廉政上，对基建档案管理工作的重要性的认识程度和关注程度远远不够。大多数高校的基建档案管理工作还没有完善而健全的管理制度，很多基建档案管理还停留在最基本的资料收集、整理与保管的工作层面。基建档案资料的分类收集、分项管理和再利用模式均无章可循。由于基建工程资料涉及的相关部门较多，缺乏统一管理方法和调控手段，导致档案管理工作难以落实，管理人员工作积极性不高，工作效率太低、工作态度拖沓。另外，高校对基建档案管理工作的硬件投资、人员配备和经费保障等方面的约束性较大，导致无法满足基建档案管理工作的顺利进行。1.4档案管理模式落后。现阶段我国高校基建部门的基建档案管理工作，主要还是以纸质材料为载体进行记录和保存。利用纸质材料为主要载体的最大优势就是档案查找的直观性和便捷性，这种档案利用方式最原始也最直接[3]。但是由于纸质材料的特殊性，以此作为资料存储的载体并不利于长期保存。而且很多需要长期保存或永久保存的重要档案原件和工程图纸被借用以后，存在缺损、污浊、褪色甚至丢失等情况。这些情况对以后的维修、改建、同类型工程资料参考等基建工作都会有很大程度的影响，不利于学校后续基建工作的开展。

2数字化模式在高校基建档案管理中的优势及完善措施

2.1数字化基建档案管理模式的优势。基建工程档案信息化管理融合多种信息技术于一体，将各自优势应用在基建工程档案的生成、存储以及管理各个环节中，增强基建工程档案管理的规范化与高效性，对整个基建工程行业的发展具有重要的现实意义。档案管理人员的工作强度大幅度降低，工作量缩减。与此同时，档案信息化管理有效提高了信息共享程度，方便档案资源的查询与使用，有利于使用者对基建工程全过程的信息进行高效使用，对信息的更新与补充意义重大。另外，基建工程档案资料的传递更显高效，借助信息技术，将档案资料进行数字化处理，时间、人力以及物力等成本有效降低，对基建工程成本控制与管理十分有利。高校基建档案的数字化管理，不仅节省了人力资源和存储空间，而且提高了基建档案管理的工作效率。2.2完善数字化档案管理模式的主要措施。a.加强软硬件基础设施建设。高校基建档案管理模式已经由纸质化向信息化逐渐转变。例如将前期基建工程的审批文件、施工资料、验收资料和竣工图纸等进行扫描、存档，以便后期查阅及调用[4]。因此，数字化档案管理工作所需的扫描仪、复印机、存储计算机等硬件设备数量和配置均需大幅度提升提，与此同时档案管理人员的专业化配置也要尽量到位。只有依托于先进的硬件设备和专业的人员配置，才能实现真正意义上的档案数字化管理，才能从陈旧的纸质化档案管理模式中彻底解放出来。b.提高档案管理人员的业务水平。一名合格的档案管理人员首先应具备吃苦耐劳、乐于奉献的精神，其次要认真仔细地做好本职工作，最后要充分利用业余时间提升业务理论水平，只有这样才能保证高校的基建档案管理工作朝着科学化、高效化的方向前进。由于很多高校历史悠久，前期基建项目档案年代久远，再加上以往基建档案保管手段落后，导致档案管理人员的工作量较大。因此，对档案管理工作人员的业务水平要求和专业化要求更高。其中，归档资料审核工作是档案管理工作的核心工作内容。对基建项目建设过程中的归档资料，要进行认真严谨的审核和筛选。审核归档资料的真实性和完整性，同时要把不符合归档条件的资料以及图纸进行销毁，避免档案隐私内容外泄。c.加快档案管理系统建设。基建档案管理系统是一种以计算机硬件为储存载体、以网络为传输介质、以档案管理人员为实现手段的多功能应用系统。在基建档案管理工作中，根据查阅者所需查阅的内容进行按类别查询和记录，以此推测借阅人的目的，并且通过一些先进的科技技术来拓宽档案资源的信息量，由此可以为广大借阅者提供更全方位更高效的档案查阅服务工作。利用一些先进的图像扫描设备，将纸质档案转化成电子档案，再转存到档案管理系统中或移动存储设备中（如U盘、移动硬盘、光盘等），进而实现全面化、高效化的资源共享和信息化传播。档案管理系统的建立即可以提升档案管理的工作效率，又可以有效降低档案破损和永久性遗失事件的发生【5】。

3数字化档案管理在大学生创业创意园项目中的应用

3.1建立大学生创业创意园项目档案数字化管理平台。为了提高大学生创业创意园项目档案数字化管理的高效性和便捷性，建立合理的档案管理系统，并配备合适的硬件设施。承载基建档案管理系统的计算机需配备双服务器，并且要对计算机硬盘进行实时备份保存，以此确保基建档案资料的真实性和时效性。在基建档案管理过程中，可以借助先进的软件技术对基建档案进行存储和管理。，例如运用GPS系统、CAD软件和SCADA系统等现代信息化技术建立档案信息化管理平台，提升基建档案管理工作的信息化、数字化水平。3.2定期安排档案管理人员参加继续教育培训。基建档案管理人员的业务素养、专业水平以及工作能力，直接影响基建档案管理工作的成效。因此要建立完善的基建档案管理系统平台，除了配置先进的硬件设备，还需要对系统平台的管理人员进行定期的业务能力培训。在基建档案管理工作中，无论是文本档案还是图像档案，这些档案资料的收集、整理、归档和利用工作都要依靠档案管理人员来实施。因此，档案管理人员在整个档案管理工作中起着决定性的作用。比如很多机密性的工程资料不可外泄，这就需要基建档案管理人员具备良好的职业道德，仔细收集档案资料，保证档案资料完整性的同时也必须保证资料的安全性。在这个日新月异的信息化时代，档案管理人员有必要定期对业务专业知识进行系统性地学习，才能最大程度地提升自身专业知识水平和档案管理工作能力，以便更好地适应业务知识的更新迭代。

4结束语

综上所述，高校基建档案管理工作的良性发展离不开完善的管理机制、高科技的管理系统配置、数字化的档案管理模式和专业能力过硬的档案管理人员。只有在以上诸方面齐头并进的基础上，才能保证高校档案管理工作朝着高效化、数字化、专业化方向稳步前进，才能辅佐高校基本建设更好地发展，才能促进我国高校教育事业蓬勃发展。

参考文献：

[1]徐佳.解析档案管理在基建工程建设中的重要作用[J].综合论述,2017(12).

[2]杨桂湘.现代化管理在基建档案建设中的应用[J].城建档案,2018(2).

[3]杨巧.基建工程档案管理现状及问题综述[J].新商务周刊.

[4]肖宇.高校新区基建档案资源管理模式探究[J].资源信息与工程,2018(2).

[5]米东荣.“互联网+”背景下基建档案管理工作的创新[J].城建档案,2018(2).

作者:邓哲 单位:江苏经贸职业技术学院