计划生育档案数字化管理思考

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【摘要】随着国民经济的发展，我国计划生育档案管理也不断向信息化、科学化、数字化方向发展。本文总结了我国施行计划生育档案管理创新策略的重要性，分析了创新内容以及建设中存在的数字档案管理计划生育的问题，提出了有效的方法加强数字档案管理计划生育的建设，进一步发展中国的计划生育档案管理创新工作，提高我国计划生育档案管理信息化建设水平，为我国计划生育档案管理工作提供一定的理论参考。

【关键词】计划生物；档案；数字化

计划生育档案的管理也如同国家一样，也需要创新。如果计划生育档案的管理一直因循守旧，不寻求方法创新改革，那么他势必会被时代所抛弃，无法更好地为人民服务。因此，在计划生育档案管理的领域，我们需要切实提高服务的效率，要创新，但不仅仅是创新，更要向现代化、数字化的方向发展。然而问题是，在现在的数字化面前，计划生育的档案管理面临着各种各样复杂的问题，这严重制约了该领域的发展和进步空间。因此，现今而言，研究计生档案的创新和档案的数字化管理是及其必要的。

1数字化应用的必要性及优势

1.1数字化档案方便快捷。随着市场经济的发展和城市化进程的加快，人口流动大而频繁，跨省跨地区的人口众多，增加了计划生育档案管理的工作量和难度。特别是大量农民工离开家乡谋生，增加了计划生育管理部门的工作负担。在农村和乡镇，只有纸质登记记录，不能保证及时管理。此外，由于管理不善，纸质登记处容易受到损害和丢失等问题。其次，由于计划生育档案管理项目和内容众多，需要一定的空间和空间进行保存。在环境、温度、湿度的影响下，文件容易发霉变质损坏档案。同时，由于数量多，急用某一个档案时候也不容易找到。此外，计划生育档案的归档要求因地而异，尤其是档案管理人员的频繁更换，不同时期的归档要求也不尽相同，这造成了档案工作效率低下，存放方式纷杂。1.2有效提高管理效率。实施档案信息管理是提高档案管理效率的有效手段。总之，档案的网络化和数字化管理。实施互联网和数字档案双重管理手段，将为计划生育档案管理工作提供极大的便利。信息技术的应用促进了计划生育档案管理工作的飞速发展，提高了档案的质量和档案的规格，促进了档案管理内部的良性循环。同时使用数字化技术可以减少文件管理人员的工作量，使其更快、更高效的为文件需求的用户提供方便。

2计划生育档案管理创新的条件

2.1管理者要对计生档案加强理解。对于管理档案的人员来说，首先也是最重要的就是要加强对创新意识重要性的认识。计划生育档案管理对我国的生育状况有着非常广泛的影响，如果这项工作能够优秀的完成，它将在国家的人口控制中过程发挥及其重要的作用。因此，有关部门应在员工中普及和宣传计划生育档案管理培养创新意识的重要性，使员工对计划生育档案管理的数字化有全面且清晰的了解和认识。2.2规范化的计生档案管理模式。计划生育档案的管理人员应当有规范化的管理模式，建立相应的管理制度，使计划生育档案的管理工作流程具有较强的权威性。为了提高档案的规范化管理，档案工作人员应了解和学习新技术、新设备，定期维护设备系统，合理利用计划生育档案的资源，通过规范化管理来不断提高计划生育档案的真实性和权威性。2.3引进先进设备提高工作人员专业素质。定期对计划生育管理人员进行专业培训，改革计划生育档案管理人员的工作方法，增强他们处理问题的专业技能和能力。此外，国家要提高计划生育档案管理的硬件和设备水平。随着计算机技术和网络技术的迅速发展，计算机技术和网络技术的应用发挥了出色的作用在计划生育档案管理的提高，和扮演非常重要的角色在提高计划生育档案管理的工作效率，建立相应的文件管理系统。

3结合数字化技术管理计划生育档案的策略

3.1采用先进统一的数字化设备。我国人口众多，计划生育档案管理任务繁重。传统的纸质档案用来记录计划生育的档案信息已经不再是最佳方法，他不仅仅浪费资源更会给档案的管理人员带来巨大的工作量和困难。因此，有必要让计划生育的档案管理跟上信息时展的趋势，将传统的纸质档案更新为现代化的数字信息，不仅仅能够节省资源，更方便了信息的编辑、存储以及检索。使用互联网数字化技术能够将计划生育的流动资源信息更好地记录。交换，为计生工作的全面铺设打下良好的基础。因此，计划生育档案管理的过程中需要实现整齐划一的计算器管理设备，只有这样，才能对计生档案信息进行更好地管理。计算的一大特点既是超大的存储功能，这一功能可以很好的解决纸质档案老化、发霉、缺失或者认为损坏等问题。与此同时，使用计算机的磁盘进行存储，可以很好的解决文件信息存储困难等问题。使用数字化的技术不仅仅能够减少工作者的工作量，提高管理人员的工作效率，更是能够为以后的检索提供了大大的方便。几个关键字就能把检索这想要的信息显示出来，比起之前的纸质翻阅，为查阅人员提供了极大地方便。飞速的科技发展将人们带入了信息化的时代，档案的管理工作应当顺应这一趋势，采用稳定、安全的现今设备，施行科学的管理方法，更好的为计生工作的档案管理所服务。3.2建立专业且科学的团队。能够直接决定档案的信息化以及发展速度和质量的因素有很多，最重要的一点就是能否实现计生档案信息化建设中档案管理人员的科学配置。从传统的纸质档案转化到现代化的数字化保存方式，计生档案的管理越来越受到国家以及民众的重视。不仅仅是相关的工作流程需要完善，相关的工作人员的综合素质也急需加强。首先，文件和档案的管理人员要对自己管理的信息有一个重要的认识，其次，要不断加强管理人员对信息的责任认识。目前的大多是信息都是由计算机所存储的，从档案的注册到归档和后期的搜索标注、传输存储等过程，都是在计算机上实现的。因此，文件的管理人员除了要熟悉整个标准化的电子档案存储流程之外，更要明确自己也有保护计算机系统保护档案网络安全的责任。档案工作者要通过不断地学习，不断地记录，从而为基层群众提供最完善最高效率的服务。当然，档案部门也应该定期安排一些专业的培训人员，找一些专业知识过硬的人员对工作人员展开定时的培训、抽查。并安排一些全职人员负责基层的工作，及时上报基层的上门辅导、档案的收集整理等工作。针对档案工作人员有针对性的谈论问题。档案工作者应积极与其他档案工作者进行交流，交流工作方法和经验，共同进步。

4结束语

综上所述，计划生育档案管理的信息化以及数字化是未来计划生育档案管理发展中完善和创新的必由之路。对档案管理人员进行培训、管理，对信息的安全有针对性的保护，加强对基层人员责任心的培养，对数字化的时代有个清晰深刻的理解，需要对创新内容和建设中存在的数字档案管理计划生育的问题，做出有效的措施加强数字档案管理计划生育的建设和进一步发展中国的计划生育档案管理创新工作，提高计划生育档案管理信息化建设水平在我国，为我国计划生育档案管理提供一定的理论参考。因此，计划生育档案管理相关人员在工作中必须不断提高专业知识和综合素质，不断探索新的工作方法和措施。

参考文献

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作者:黄霞 单位:郓城县妇幼保健计划生育服务中心