档案数字化管理必要性及路径

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档案数字化以系统理论为基础，以现代化方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系。通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息，并加以存储、组织、检索、维护的过程。运用现代化技术手段，通过科学的管理提高档案数字化管理的水平是我们努力的方向。为什么说档案数字化管理是信息时代的必然要求？如何实现档案数字化管理？本文主要说明了档案数字化管理的必要性和实现档案数字化管理的路径。

一、实现档案数字化管理的必要性

以纸张等非数字化介质为载体的档案信息长期以来多数以实物的形式存放在档案馆室中，这会给档案管理和档案利用带来巨大难题：一方面，实物档案信息的存储异常困难，而且随着档案信息数量的增大，安全存储这些实物档案信息要耗费大量的人力物力和财务；另一方面，档案信息的实物形式限制了其流通效率，使得这些档案信息得不到有效利用。而档案数字化管理可以实现快速检索、异地传输、远程利用，易于进行复制、更改等操作。档案数字化管理可以极大地提高档案信息的易用性，为档案信息价值的充分发挥创造便利条件。在实行档案数字化管理过程中形成的数字化档案是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

二、实现档案数字化管理的优越性

（一）强化经济效益。社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成了尖锐的矛盾，使用粗放型管理模式增加了办公人员和办公费用，致使成本大幅上涨，效率却十分低下，而档案数字化管理使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。（二）提高办公效率。档案数字化管理可以实现快速检索、异地传输、远程利用，易于进行复制、更改等操作，使档案信息能够及时归档，尽快提供利用。随着信息化的深入，越来越多的单位采用了计算机网络的工作方式，工作效率得以极大提升。尤其是对外业务，如外单位来文、保险合同、银行票据等，将这些业务文件数字化，纳入业务系统，可以借助于信息技术，提升文件处理流程的效率。（三）有利于档案信息原件保护。将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案信息的使用更加安全。尤其对珍贵的历史档案信息制作数字化副本，可以减少因档案信息利用时的物理接触对其造成的损伤。此外，当档案实体保持原有状态时，通过数字化，其信息生命可凭借数字化方式得以延续。

三、如何实现档案数字化管理

针对档案馆室目前存在大量纸质文档信息的现状，结合档案馆室对档案信息快速便捷的应用需求，通过档案数字化加工系统来完成档案采集，并通过档案系统实现管理。档案数字化采集的主要方式有：通过一定的技术手段将存储于传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的信息。以档案信息为操作对象，通过模数信号转换、目录录入、数据库建设、软件应用等手段获得有序、可用的数字化信息。档案数字化管理的主要任务是通过建立海量存储备份、灾难恢复系统和系统安全解决方案，制定相应的安全策略，以保障档案资源的原始性、安全性、可靠性和可用性。数字化档案的利用通过整合档案资源信息，为更多用户提供更及时、更满意的服务。档案馆室的数字化馆室藏凡属公开范围的，宜通过互联网网站的方式对外，通过查询、就地阅览等方式提供在线服务利用。档案馆室的数字化信息通过内部网络为内部用户所共享，便于在一个可扩展的政府网络应用系统上采集、处理、海量存储、归档、组织、、利用和管理各种多媒体信息，提高了档案利用率，实现办公自动化系统和档案系统的无缝衔接，还可使先前静止的文档资源在应用中增值。综上所述，我们了解到实现档案数字化管理，是档案事业长远发展的需要。随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。同时利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案资源，并迅速传递到每一个需要利用地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的深入开展。因此，改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务，而实现档案数字化管理是解决这一难题的最佳方法。

作者:孙妍 单位:七台河市城乡规划局城建档案馆