招投标档案数字化管理探讨

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摘要：随着计算机和网络技术的快速发展，如今已进入到信息化社会，各行各业都加快了信息化建设的进程。招投标档案作为建设工程档案的重要组成部分，向数字化管理模式转型势在必行。本文从如何创新着手，对招投标档案数字化管理的路径选择进行了具体的分析。

关键词：信息化；招投标档案；数字化管理；路径；创新

在建设工程实施过程中，需要采用招投标方式选择实力强、质量高、信誉好的承包商，招投标全过程中所形成的原始资料归档整理后成为招投标档案。这些资料具有较高的价值，需要进行妥善保管和开发利用，从而确保招投标档案的完整性，以便于更好地发挥招投标档案作用，更好地为经济社会发展服务。长期以来纸质档案是档案的主要形式，招投标档案也不例外。近年来信息化技术迅猛发展，招投标档案已形成电子文档为主、纸质资料为辅的格局。传统的招投标档案管理模式已不适应形势的需要，选择合适的路径，积极探索，不断创新，从传统管理模式向数字化管理模式转型是现实的迫切需要。

一、信息化环境迫切需要招投标档案管理转型

（一）传统思维模式和工作方式的转变需要一个过程。信息化环境下，数字化招投标档案的先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了巨大的变化。但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员形成了一系列工作习惯、方式方法，在档案数字化变革的冲击下，会有一些不适应的方面，在工作中就会产生脱节现象，档案数字化管理工作任务艰巨。（二）档案数字化配套环境尚未形成。在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套严重不足，不能满足招投标档案数字化的要求。由于当前档案管理软件开发商往往只是面对单一的档案管理部门，导致档案信息系统包容性不够，不能完全适应档案信息共享的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，招投标档案数字化管理存在较大的安全隐患。（三）档案数字化管理工作缺乏统一的规范和标准。档案数字化管理还处于初级阶段，与当前信息化环境对档案管理的新要求不相适应。当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，信息综合处理水平较低，对数字化设备操作能力不强，数字化的优势没有完全发挥。

二、信息化背景下招投标档案数字化管理的路径选择

（一）管理理念创新。随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息开发利用的要求越来越高。就招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便地浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求；在理念上，档案不再是纯公益的台账资料，它也可以产生经济效益。个人凭身份证、企业凭企业代码证到窗口查阅非保密档案，完全可以利用信息网络平台、电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证。届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。（二）技术架构创新。应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由数字档案管理应用程序、数字化档案管理节点、计算机专用网络、信息安全设备等构成，利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。数据挖掘与数据分析技术，为档案信息化增值服务提供了巨大空间，招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，有助于理解招投标文件，招投标组织工作的效率可以大大提高。（三）流程再造创新。真正将招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档作了规定，但还是从大框架上提出要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再交给相关人员整理。如果能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成了。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，既提高了效率又降低了人为误差。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。

三、抓住关键节点，加快推进招投标档案数字化管理

（一）建立模型模块。建立和完善电子文件元数据接收采集的数据模型和功能模块。根据国家和浙江省有关电子文件元数据规范要求，要建立各类电子文件的元数据采集模型，并在前端业务系统和电子文件归档管理系统的元数据接收采集功能模块中进行技术对接和功能实现，确定招投标电子文件元数据的可靠、完整、规范、有效。招投标电子文件形成阶段的元数据一般采取自动采集方式，完整记录电子文件的形成背景，尽量减少人工参与，以确保元数据的真实可靠性。（二）建立对应关系。对招投标电子文件的内容与元数据进行必要的组织或封装，建立起对应和关联关系。（三）建立验证机制。招投标档案应根据元数据统一模型，建立必要的真实性、完整性、一致性验证机制，通过权限控制、日志、电子签名等技术和管理手段，对招投标电子文件进行必要和恰当的版本控制，确保招投标电子文件及元数据的真实、完整、可靠和安全。信息化时代，网络给我们带来了全新体验，不同操作系统和不同类型终端连接在一起。在这种环境下，招投标档案管理运用信息管理系统，可以大大提高工作效率，招投标数据库的建立为大数据分析夯实了基础，招投标数据备份等形式有效确保了数据安全。不久的将来，招投标档案服务经济社会发展水平会有一个质的飞跃。

作者:曹雷 单位:浙江省平湖市公共资源交易中心