药检机构财务数字化管理研究

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摘要：本文以Z药检机构为例，分析药检机构建设财务数字化管理平台的必要性，阐述了药检机构财务数字化管理平台的搭建思路和总体方案，从提升财务信息服务质量的角度考虑如何运用信息化、平台化技术满足不同的使用者对财务信息获取的需要。

关键词:药检机构;财务管理;数字化平台;系统关系

近年来，事业单位面临着改革和转型，对于药检机构来说，其性质既综合了公共事业的服务特性，又汇集了企业特有的经营业态，因此，对该类单位的财务信息化建设不能只进行单一性研究，应该综合考虑其社会性质和经营特点，实现简化和优化内部流程、各部门之间的信息共享、提高工作效率和管理水平、降低财务风险和管理成本的目标。同时，行政事业单位内部控制制度体系框架的建立有利于提升单位的内部管理水平，加强廉政风险防控。内部控制体系框架涉及到多方面的内容，利用信息化手段可以实现各部门之间的信息共享，从而实现单位内部控制全流程的管理，搭建内部控制体系。本文通过案例分析法，对我国药检机构财务数字化建设的战略要求和战略部署进行分析和构建，希望从财务信息服务质量和效率提升的角度制定平台构建方案，作为数字时代前进方向的参考。

一、财务数字化管理平台的概念及构建背景

（一）概念。从字面意义上分析，财务数字化管理平台是财务管理系统和数字化平台的集成。建立平台的基础应该包括财务管理系统、数据中心和数据交换平台，比如财务管理系统与科研、资产、物资供应等相关业务系统的数据共享和统一认证，这样既能避免对相同数据的重复采集，又能通过数据中心进行资源整合，从而避免通过各自的业务系统进行信息共享而可能导致的安全性问题。（二）Z研究院财务数字化建设的背景。在财务管理方面，Z研究院已基本实现了信息化，目前已投入使用的功能有财务核算、预算管理、项目管理、工资管理、网上查询平台。Z研究院使用浏览器进行工资、项目经费等查询；其财务管理部门使用会计核算软件客户端进行日常的核算，具体如图1所示。近年来，Z研究院一直认真贯彻落实财政部和上级单位关于财务信息化工作的要求和部署，充分利用信息技术建立高效、稳健的财务管理体系。考虑到内部控制要求、上级审计、多地运行后带来的财务报账和查账问题，Z研究院要求将网络集成作为发展战略，实现财务信息共享。Z研究院目前使用普通B/C模式的会计软件进行核算和查询，从2014年初开始，Z研究院将网络集成作为发展战略，将操作灵活和使用方便作为基本目标，拟建立财务与业务相统一、信息资源相整合、不同信息系统集成的数字化平台。本文对Z研究院目前的建设成果进行展示和分析，并根据其自身的文化特点、组织机构和运营方式给出下一步的建设指导。

二、Z研究院财务数字化管理平台建设方案

（一）主导部门。财务数字化平台的存在是为了解决单位内部职能信息与财务信息互相脱节的问题，简单地说，就是为了解决“信息孤岛”的问题。因此，需要建立平台开发和维护的主导部门。目前，财务管理部门提出需求，由软件开发公司和信息部门配合实施。Z研究院在构建平台之前已经具备由计算机处理财务数据的能力和配套设施，继而才能继续建设财务数字化管理平台。（二）系统构架。Z研究院的组织机构包括领导层、管理层和业务层三个基本层面，具体如图2所示。财务数字化管理平台是为全院整体构架规划而设计和存在的，无论是基础业务还是上层管理或是决策控制，都将被财务数字化管理渗透其中，这也是平台建设的基本目标。平台建设初期，Z研究院除进行预算和核算管理外，其他层面互相脱节，而财务管理是重要的信息流通和转化枢纽，因此，更需要与其他业务层面共享信息，从而达到为领导决策做出贡献的目的。财务数字化管理平台。第一阶段计划将预算管理、网上报销、网上审核、档案管理、人事管理纳入平台，实现数据共享，同时，扩充财务信息网上和查询平台的功能，从而简化流程，提高工作透明度；第二阶段集成物资供应系统、资产管理系统、合同管理系统的关键数据，同时，将为领导提供决策支持，为院内职工提高工作效率，简化工作流程。（四）平台上的关键流程。财务数字化管理平台实现从业务层到决策层的一条龙服务，进一步将各部门的关联业务联系在一起，实现数据的摘取与互相印证，进行平台式管理，满足一体化流程，具体如图3所示。1.财务预约报销Z研究院原采用现场财务报销的方式：经办人按照相关财务流程请领导审签后，到财务部门进行现场的核算结算。目前来看，存在的问题主要是找领导审签难，等待报销的人员多，财务人员的核算量大等。采用网上预约报账后，院内职工和学生使用工号登陆网上预约报账系统填写报销信息，并扫描和上传相关的原始凭证，系统将自动读取经办人的人事信息。预约系统事先设置好审批流程规则及嵌入相关的报销标准，单据在预约系统内部进行自动流转。在前一个审批环节结束后，进入后一个审批环节。审批环节结束后，经办人可打印出报销预约单至财务部门现场报销。网上预约报销系统与财务核算系统对接。财务工作人员在财务核算系统中报销预约单号可直接生成凭证。预约功能为Z研究院实现了如下几点：1.自动转入财务系统内生成凭证，解决报账人排队时间长、财务审核人员现场工作量大的问题，提升工作效率；2．网上审核签字提高了各级领导的工作效率，报销流程更加规范化；3.嵌入报销标准，保证内部控制；4.采用附件扫描为后续查询、审计等提供方便。2.网上审核经办人填写完整预约单后，能够查看审核流程。Z研究院目前采用项目负责人审核制，审核流程将根据所填项目的代码、费用项归口和大额资金性质进行流程分配。审核流程包括：项目负责人审核、财务经办人审核、横向业务归口审核、纵向大额资金审核。为了方便业务往来，Z研究院还开发使用加审功能，保证副主任及以上职务的领导能够在其之前或其之后加审本部门或其他部门的领导。为了提高服务质量，财务数字化平台添加了短信提醒功能，系统将在工作日定时发送短信，提醒领导审核单据数量，审核完成后也会发短信提醒经办人持原始单据前往财务部门报销。Z研究院的财务数字化管理平台中将读取人事部门的电子签名和职称、职级等人事信息，从而简化跑腿签字流程，也实现了财务系统自动计算员工所对应的各项补助的功能，从而简化了流程并提高了报账的准确性，降低误差和差错出现的概率。3.项目余额控制填写预约单时，系统会自动检查项目余额是否足够；项目负责人审核后，该笔报销单金额将被冻结并占用项目余额。4.物资采购Z研究院日常所用物资包括办公用品、专用材料、五金劳保、玻璃仪器等，采购流程包括申请领用物资、后勤采购物资、政府招标情况、物资入库、出库和结算。经与后勤服务部门协商，财务数字化管理平台将自动读取出库单上的项目代码、金额及发票内容从而自动生成预约单。由于Z研究院日常采购数量大，而供应商的范围相对固定，因此，Z研究院与部分供应商达成协议，采用定期统一结算的形式，简化流程、减少银行汇款次数、方便日后审查。5.无现金支付作为数字化平台的必要工具，银企互联是实现Z研究院高效办公和数字化管理的重要手段。无现金系统即为Z研究院银企互联的工具，它能够实现对私转卡、对公转账、汇款、公务卡还款、网银对账的功能。为实现银企互联，Z研究院单独为无现金系统购置服务器作为交换机，并增加银行密钥和无现金大额支付密钥功能，确保资金流向的安全可查。同时，分岗位使用密钥，保证内部控制及资金安全。6.决策支持数字化管理平台为领导层提供决策支持。院领导通过阶梯模型和饼状模型的可视化分析，能够直观地反映出需要强化的经营业务或需要监督的预算执行；院领导或科室负责人也可以通过对关键的经营指标进行监控和分析，从而掌握未来一段时间的发展趋势。（五）财务信息与查询。Z研究院财务信息与查询平台是基于面向服务的体系结构（Service-OrientedArchitecture）搭建网站式系统构架，平台上各模块的搭建及其功能的运行将通过与应用程序之间建立接口实现，在确保数据来源的安全与稳定后，为方便查询，Z研究院在原有网上查询平台的基础上，扩充内容、分成模块，包括新闻模块、查询模块、系统模块等，如图4所示。1.新闻模块反映重要文档的。该模块与院内其他应用程序并不关联，而是由财务部门根据国家政策的内容定期更新，其主要功能包括财务知识、财务新闻和解读政策文件。新闻模块包含财务部门的通知公告、工作动态、单位内部规章制度以及国家相关政策法规等子模块。Z研究院拟根据自身情况在平台内嵌入搜索引擎，为已的文档增加搜索功能。2.查询模块反映对共享信息中关键数据的。该模块根据图3中的关系图筛选关键数据，并提供实时更新的服务。查询模块的功能是为登录用户提供其权限下各子模块的查询结果。例如，单位负责人能够查看单位财务报表和整体收支情况；项目负责人能够查询项目经费使用情况；部门资产管理员能够查询资产领用进度和使用情况；职工查看个人工资；财务人员和经办人员查看合同付款进度等。另外，Z研究院将在“银行到款”功能模块下每日定时更新银行到款情况，职工可对银行到款留言回复确认部门或直接前往财务部门确认收入，这项功能将为财务部门和经办人员提高工作效率，节省等待时间，保证收入及时确认。3.系统模块该模块允许用户修改登录密码、维护个人信息。另外，为了既方便单位领导和项目负责人下放权限、允许他人查看项目经费等信息，又保护个人信息不被泄露，财务信息与查询平台在系统模块中增加“授权他人”的功能，该功能允许负责人将个别信息授权给本单位其他职工查看。该情况应用于负责人出差或临时出国等原因而委托他人负责代管项目的情况，或为了方便规模较大的业务所下设的综合业务科室随时掌握项目余额和预算执行进度，以便报销使用。

三、Z研究院财务数字化管理平台的价值分析

随着系统的开发和建设，Z研究院财务数字化管理平台逐渐体现出其不可替代的价值，用十六个字概括为：“统一认证，协同办公，流程清晰，便于审查”。首先，财务数字化管理平台消除了“信息孤岛”的问题，它通过有效的利用信息资源，避免重复的手工工作，从而提高工作效率；其次，Z研究院通过预约报账和网上审核，将人事管理系统和物资供应系统等有效的集成，能够有效地将财务系统与业务系统协同，并提供信息查询、、提醒、分析等多窗口的服务功能。再次，数字化管理平台建成后解决了两地办公和异地报账的难题，不仅为领导和职工提供舒适的报账环境，也为上级审计提供了接口，节省跑腿和等待时间。最重要的是，财务数字化管理平台为事业单位内部控制提供了解决方案，通过在信息化环境下识别、评估和控制风险，能够及时发现内部控制各个环节出现的问题并及时改进，从而促进单位内部控制全流程的管控。

四、建设与实施中的问题

本文展示了Z研究院现有财务数字化平台的建设内容，也讨论了理想环境下数字化管理平台的建设内容，但实施中仍会遇到问题，以下两个问题是实际开发中比较常见的，因此，也应该在实际应用中做好准备，与专业技术人员共同讨论解决方案。（一）安全问题。单位和个人的财务信息属于重要的信息，也属于非公开的信息，因此，平台的安全性应该是开发和设计过程中重点考虑的对象。为保证财务数字化管理平台安全有效的运行，Z研究院将平台放置于局域网中，而与外部互联网的数据交换需要配置专门的服务器，这样虽然实现了数据的互联交通，但因网络环境的不同，服务器经常出现应答失效的现象，导致业务中断。因此，Z研究院将安全问题视为永恒的话题，为了长远发展，Z研究院考虑的更多，例如，数字平台是否需要更换网络环境，服务器应置于何种运行环境、用户登录密码的复杂程度及敏感数据是否需要加密处理等，确保将平台的安全风险降至最低。（二）接口问题。目前，各部门所使用的应用程序都是单独开发或单独采购的；应用程序之间存在较大的差异，这将产生接口不统一的问题。接口问题会在开发阶段影响平台与其他应用程序的共享程度。对于这个问题，Z研究院分两种情况进行研究：首先，平台与已有应用程序接口不统一的问题。该问题需要通过技术开发人员个别开发接口程序来解决，解决问题需要时间和技术成本，而在开发后期也需要一定的技术维护。其次，站在科研机构未来发展的角度考虑，平台要留出接口和足够的开发空间用来方便与目前尚未实现的应用程序对接，避免二次开发，节约机会成本。

五、结语

以Z研究院为例的药检机构财务数字化管理平台是保障管理会计实施及内部控制有效运行的重要工具之一。本文深入探讨平台存在的必要性、平台的构建思路，分析其实际价值并提出可能出现的问题，希望在提高Z研究院会计工作效率、提升管理水平的同时，也能为同行其他药检机构提供参考。

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作者:曹洪杰 张旭 单位:中国食品药品检定研究院