房屋档案数字化管理方法研究

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摘要：社会经济发展，房地产行业实现了良好的进步。由于房屋交易数量不断增加，因而房屋档案工作也逐渐复杂。在房地产管理工作中，档案管理是极为重要的工作内容，随着信息技术的快速发展，房屋档案数字化管理成为重要的发展趋势。本文就房屋档案数字化管理的意义进行阐述分析，并提出科学的管理方法策略，更好地实现房屋档案管理。

关键词：房屋档案;数字化管理;方法

房屋档案数字化管理是社会发展的重要产物，满足时展的需要。当前信息技术快速发展，企业应把握时展的机遇，顺应社会发展需要，强化数字化、信息化技术的应用，更好地提高企业竞争力。房屋档案管理在房地产行业中占有十分重要的地位，并发挥着重要的作用，实现档案的数字化管理能够保证档案安全，避免人为或自然灾害导致档案丢失、损害现象的出现，同时提高房屋档案管理的效率，实现资源的共享，减少重复性的工作，使得房屋档案管理更加科学，促进房地产行业稳定发展。

一、房屋档案数字化管理的意义

房屋档案的数字化管理满足办公自动化的实际需要，数字化管理能够使档案的服务以及载体形式发生变化，但是其内容和性质是不会发生改变的。传统的房屋档案主要是以纸质形式存在的，数字化档案管理将档案的实体与日常服务相分离，实体档案可以作为原始凭证保存到档案室中，在日常使用时，就需要利用计算机中的图像、声音、文字等多媒体信息，发挥计算机网络设备、管理系统以及数据库等作用。现如今，我国的房地产行业不断发展，房地产的业务量也逐渐增加，房地产市场中的登记记录逐渐增多，由于房产台账需要经常的茶语、记录等，因此容易缺边少角，纸质档案管理的方式已经无法满足房地产档案管理工作的实际需要。档案现代化管理逐步推进，人们开始对纸质档案进行扫描，并将其保存到光盘中，人们可以利用网络对档案信息进行查询。这种数字化的档案保存方式能够重复备份，能够减少工作的负担，使得档案管理的压力得以缓解。房屋档案数字化管理能够将档案的原件有效的保护，对于档案的利用也十分便利。档案原件是不可替代的，在管理过程中要保证档案能够长时间储存，并快速的编排、查找，避免档案被随意篡改、破坏。实现档案的数字化管理，原件与扫描件之间能够相互监督，避免被篡改，随时查阅能够随时获得结果，能够很大程度上减少工作人员的工作压力，也能够避免档案原件的磨损破坏。用数据库将档案打印出来并编排档案号，通过软件实现档案之间的联系，档案室只需要依据编号就可以将档案进行有序的保存。计算机中储存的档案能够为用户的查阅提供便利，使原件能够长时间使用，并对原件进行很好的备份与监督。

二、房屋档案数字化管理的有效策略

1.提高对数字化档案管理的重视。以往的房地产行业档案管理中，工作人员在档案管理过程中缺乏积极性，由于档案管理的重视程度不足，档案管理人员也不注重自身业务水平的提升，数字化档案管理后，档案管理人员很难适应数字化管理的需要。在实际工作中需要提高对数字化档案管理的重视程度，房地产企业的管理者也需要认识到数字化档案管理的重要性，积极引导档案管理人员形成管理意识，提高自身的管理能力，更好地为档案管理数字化提供服务。提高管理者对数字化档案管理的重视，才能够更好地引导工作人员，对档案进行规范化管理，并保证其安全性。

2.完善档案的数字化管理制度。与传统的档案管理方式不同，数字化的档案管理要实现良好的效果就需要有完善的档案管理制度作保障，满足房屋档案管理的实际需要。进一步优化档案工作制度、信息管理制度以及保密制度，使得档案的数字化管理更加规范标准。房屋档案数字化管理中最为主要的就是档案的安全问题，要树立安全保密意识。电子档案信息是通过数字化的形式储存在数据库中，一旦出现安全为，房屋档案数据信息也会受到损坏。在房屋档案数字化管理过程中，要强化安全防范，将档案数据的储存盘进行有效的保管，科学的使用计算机，避免病毒侵入计算中，影响档案的安全。

3.完善数字化档案管理设施的建设。要促进房屋档案数字化管理，就需要有完善的管理设施作保障，因此在档案管理过程中要进一步完善基础设施建设，档案管理部门要采购先进的档案管理硬件以及软件设备，使得档案数字化管理顺利推进。档案管理人员要依据房屋档案管理的实际情况，明确房屋档案管理的数量，了解数字化档案管理的要求，实现特色化的管理，保证档案管理达到较高的水平。此外还需要建立完善的信息化资源体系，使得档案信息能够共享，建立专业化的档案管理网站，充分利用档案资源开展其他工作。

4.建立完善的数字化管理标准。建立完善的数字化档案管理标准体系能够使档案管理实现信息化发展，并且能够避免标准不统一造成的阻碍。在对房屋档案录入、扫描以及传输过程中，若数字化管理的标准不统一，文件格式就可能出现差异，格式不同的文件在转化过程中会遇到一定的困难，使得今后的档案数字化管理受到影响。建立档案数字化管理标准时，需要从房地产行业的实际情况出发，对档案数字化的标准以及内容进行规范，并将标准融入到档案数字化管理的具体环节中，使得档案信息的扫描、储存更加科学合理。

5.做好数字化档案管理人才的培训。房屋档案数字化管理工作需要有高素质水平的管理人员作保障，因此需要强化房地产档案管理人员的素质水平，形成先进的用人理念，明确档案数字化管理的要求，聘用更多懂得数字处理知识的人才，形成高素质的档案管理团队。同时注重数字化档案管理人才的教育培训，不仅懂得档案管理知识，还能够熟练的操作计算机，提高档案管理人员的技能水平，提高其管理能力。还需要强化管理人员的职业道德，更加认真、严谨的管理档案。

三、结语

总而言之，随着房地产行业的快速发展，房屋档案管理工作也逐渐受到重视，数字化的档案管理将成为未来发展的重要趋势。房屋档案数字化、网络化管理能够使房地产档案的管理、归档、检索、利用等更加便利，能够实现高效的房屋档案管理水平，更好地为房地产健康发展提供好的环境氛围，有助于城市的数字化发展和进步。

作者:胡朝华 单位:重庆市合川区不动产登记事务中心

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