农业科技档案数字化管理研究

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信息技术在新时代下的快速发展，给农业科技档案管理工作提出了更大的挑战，怎样做好农业科技档案资源的管理，使各类资源在更大的空间范围内进入到准确的位置中去，并继而实现其利用率的创新突破，是一个非常关键的理论研究课题。针对这一问题的所有思考，都将使农业科技档案的管理工作取得进步。

一、农业科技档案数字化定义

农业科技档案的数字化，意为将基于各种载体的资源转化成为数字化形式，并可以实现网络化链接，以期及时、安全地提供相关服务，利于资源的共享及传承。具体而言，即以手工操作进行的诸如收集、筛选、整理、鉴定、保管、搜索、统计、应用等步骤，借助电[1]子信息系统来完成，达到数字化管理的效果。农业科技档案的数字化管理属于当今时代信息化建设的一项关键性内容，其中的核心无疑在于资源管理。对于农业科技档案来说，其资源范围涵盖面很广，而且信息保有量大，且在多个种类上都有显现，农、林、牧、渔齐备，科研、生产兼具，而按照事物本质属性进行划分，农业科技档案资源管理工作可以有：综合类工作、农业经济工作、粮食作物工作、农产品贮藏工作、农业新技术应用工作、农业环境保护工作等等。所以，相关人员需要了解农业科研档案在当今时期的涵盖范围，并提前制定形成完善的应对策略，以保证工作的有条[2]不紊进行。

二、农业科研档案特点农业科技档案具有下述几项特点。

（一）特殊化特点农业科技档案形成于区域差异化极大的自然环境之中，同时因为农业科技人员在洞察力及思维力等方面的区别，其原始记录必然不[3]同，均属于难以取代的特殊资源。

（二）专业化特点农业科技档案基于农业科技研究而形成，每一项研究内容都较专业，长期积累下来，产生的几乎所有原创性材料，都具有独一性和专业性特色。

（三）系统化特点农业科技档案的整个积累过程，基本处在相对稳定的系统内状态。同时，进行农业科技研究的关键性目标之一带动农业增效，发展农业先进生产力。基于这样的原因，所有阶段性成果都是系统环节中不可拆分的一部分。

（四）权威化特点农业科技活动从计划形成，到实践阶段，再到后期的验收、推广、应用、奖励等，均应把第一手材料予以科学化归纳整理。所以，相关档案内容既应可以表达出信息的真实可靠性，具有权威优势。

三、农业科研档案数字化管理对策

（一）有条不紊的建设

档案信息走数字化转化之路，是当前档案馆工作的重点内容。现在一般所应用的手段为把全部档案内容借助手工著录及扫描等办法存储至光盘与磁盘之中。在此环境下，工作人员需要有计划、分重点地实施。在实施过程中，应当坚持标准、健全规则，达到档案数字信息化的标准效果。特别是应当做到统一的规划，以应对档案数字化的大规模实施，并且一定要具备开放性好、兼容性强的计算机处理软件，以该软件为中心，在系统内部上下协调，环环相扣，满足档案资源交流共享的要求。

（二）定期检查档案载体

现今，如果温度及湿度等外部环境适应，光盘一类的载体使用寿命可以达到100年左右，而缩微胶片一类的载体使用寿命则能够高于300年[4]，然而即使这样，我们依然需要采取多种手段促进载体稳定性及应用寿命的提升，其中常规性工作即是适时做好档案数据迁移工作，若是遇到档案载体同计算机语言产生变化的情况，便要依照软、硬件的实际情况，把数字资源由环境升级到新环境，，继而保证所有的数字资源得以在新环境中能够应用裕如。另外，档案馆需要形成合作管理模式，注意到资源持续保存与应用需要考虑国内甚至国际的合作，因此档案馆需要同图书馆、各研究所以及政府、软件硬件供应商等加强合作，以有效增加资源应用时间。

（三）积极确保档案安全

档案部门需要形成科学的档案安全思维，始终坚持防御和防治相结合的策略，依照档案法、保守国家秘密法、计算机病毒防治法等法律规章，并参考本部门的实际工作情况，形成尽可能完善化的档案信息安全保护系统[5]。另外，档案管理者一定要积极谋求自身保密意识的强化，使工作过程中的各种行为均受到严格监督与自我监督，有效避免人为因素的影响。而在技术层面，则应当努力增加电子文件与电子档案密码的技术含量，且做好访问控制技术的升级等，用于避免档案信息在网络环境下被不法分子访问与利用的可能性。

（四）提供人才与经费保障

人才和经费的保障对于各行业来说都是基础性的。对于农业科技档案数字化管理工作来说同样如此。首先需要做的是增加人才创新培养，给农业科技档案数字化以必要人才支持，及时确定引入急需人才、培养既有人才、发掘后备人才的完善科学观念，将三种观念妥善结合，统一落实到具体的工作当中去，用以促进数字化管理相关工作人员能力的持续进步。其次要做的是保证必要经费开支，按照自身馆藏实际情况，多方筹措，量入为出，形成合理的档案数字化建设规划。

四、总结

对档案加以数字化处理，是档案馆基础工作之一，同时也是信息化环境下的客观需求。我们应当努力做好农业科技档案的数字化管理工作，以冷静的思维、客观的精神、务实的态度做好相关工作，努力防止建设数字化档案馆过程中的偏失。

作者:兰前 单位:宁德市农业科学研究所

参考文献：

[1]朱旦君.农业科技档案数字化建设的实践与思考[J].浙江档案，2013，06：42-43.

[2]浅析农业科研档案数字化管理的策略与技术途径[J].才智，2015，10：18-19.

[3]毛彦芝.浅议农业科研档案数字化管理[J].安徽农学通报，2014，12：09-11

[4]殷艳.信息化时代农业科技档案管理人员发展趋势分析[J].办公室业务，2015，11：11-14.

[5]刘萌.农业科研院校科技档案信息化管理体系在科研绩效评价中的作用[J].热带农业工程，2015，02：36-37.