疾控中心档案数字化管理的重要性

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疾病预防控制机构(简称疾控中心)是由政府举办的实施国家疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位，在防止疾病传播流行、保护人民健康、维护社会稳定和促进经济发展等方面起着重要作用。工作职能涵盖传染病、慢性病、地方病等疾病的防控、突发公共卫生事件的应急处置、实验室检测分析、健康危害因素监测等。其档案是疾控工作的原始记录，尤其疫情数据更是保密资料，需要长期完整保存，这些资料有着重要的科学研究价值，它对于提高疾病预防控制工作的整体水平、保障人民的健康有着重大的意义。而档案的规范化数字化管理则能够大大提高档案管理水平和利用率，更好地为疾控事业的可持续发展提供有力支持，为维护广大群众身体健康做出积极贡献。

一、疾控机构档案管理现状

目前，多数疾控部门的档案仍采用传统的、烦琐的、人工的方式进行管理，并且分科室进行资料的收集、整理、存放。没有专人负责全中心的档案管理，单位内部业务考核和上级各部门的考核需要查阅相关资料时，都要到具体科室翻阅审核纸质档案，电子版资料也存放在各自科室的计算机中，非常零散不便查找。没有做到统一的规范化、信息化管理，资料整合利用率低下，已不适应现在疾控工作发展的需要。

二、实施档案规范化数字化管理的必要性

（一）国家自2009年实行疾控机构绩效考核，对档案管理的标准和要求提高了，资料分类要求更加细化。疾病预防控制工作绩效考核操作手册（2009版）考核指标体系中，省级机构34个项目77个指标，设区市级35个项目104个指标，县级机构35个项目101个指标，主要包括日常工作记录、监测数据、检测结果现行的信息管理系统数据、有关专业的专项调查资料等，需要收集信息数以万计。面对着日常工作中产生的海量数据，疾控档案数字化规范化管理已是势在必行。

（二）办公设备自动化、信息化技术应用的不断发展，以及大数据时代的到来，为疾控档案管理提供了技术平台。以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现规范化数字化档案管理，可以确保档案及时收集整理、统一保管，不但高效、安全，而且能够及时提供利用，实现资源共享，必将使疾控档案管理模式发生巨大转变。

（三）实现档案规范化数字化管理的具体措施。1.加强档案管理人员培训,增强业务人员专业技能。定期对档案管理人员开展专业培训，内容主要有计算机基础知识，数据库技术、数字档案信息存储、管理、索引等，以及网络安全、电子档案保密等相关知识与技能。培训可以采用“请进来，走出去”等多种方式，定期请行业专家到疾控中心进行专题讲座，派出专业人员到档案管理先进单位进修学习。通过专业化、系统化培训，档案管理人员能够及时了解档案的最新发展动态及信息，并实现日常电子档案的维护、管理与利用，不断提高疾控中心档案管理人员的业务水平。2.加大投入，逐步完善档案管理的软硬件设施。疾控中心首先要整合各科室现有资源，将目前的档案信息采集设备、存储设备等集中归中心档案室管理使用，档案室配备专职人员具体负责，在此基础上再购进一些高端的扫描仪、计算机、服务器、关盘等设备，更好地完成纸质档案的数字化转换、存储、检索、统计等功能。3.各业务科室档案管理员对本科室纸质档案进行数据录入、全文添加、目录整理、图片扫描等，将整理后的资料设为共享，由中心档案室专职人员负责将各科室的档案进行统一编目、标引，在计算机上进行文档一体化管理，本单位局域网用户都能查阅，方便文件的检索，可以大大提高了疾控中心档案管理质量与效率。4.建立疾控中心的档案信息网站，将必要的档案信息网联入互联网或公众信息网，不但可以实现本单位部门间的信息交流和资源共享，而且使异地档案信息资源传输和利用成为可能，更加突出疾控档案工作社会化服务的时效性、广泛性。5.严格控制电子档案的质量，中心档案专职人员定期对业务科室的档案数据录入情况进行抽查，对数据的年号、卷宗号、卷内目录顺序、保管期限等内容是否准确无误，扫描的图片是否清晰完整、目录与文件、图像的对应、保密资料是否加密等内容重点检查，发现问题及时处理，确保电子档案的准确性、完整性和规范性。

三、建议

我国的档案管理工作已进入网络信息时代。疾控机构专用的档案信息管理系统操作方便，数据输入方式灵活，易于升级和维护，业务处理高度智能化，信息自动识别分类归档，资料检索查询快速而准确，且可实现系统功能的增加及调整，国家应采取必要措施在疾控机构尽快推广使用，以提高了档案的整体利用率。总之，档案数字化规范化管理已成为疾控机构档案发展的必然趋势，疾控部门要在工作实践中不断创新与完善，提高档案管理水平和档案的利用率，更好地为疾控工作服务，为群众健康服务。

作者:王冬微 祁业敏 单位:沧州市疾病预防控制中心

参考文献:

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