高校学生档案信息数字化管理模式分析

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所谓高校学生档案指的是高校的学生自身于接受教育的不同时段经历的各种事项，是对其真实状况的最佳表现，属于国家选取职员的重要材料。当前信息化进步飞速，将信息数字化管理模式用于高校的学生档案管理中，能够使其呈现出更高的成效，令高校对学生档案的管理更显秩序化与规范化。而现今高校需思考的就是怎样更好地达成学生档案管理的信息数字化，为学校的档案管制事项做贡献。

一、信息数字化管理模式运用于高校学生档案管理中的必要性

信息数字化管理模式运用于高校学生档案管理中，是时代进步的必然趋势。当前大部分高校在招收新生时，必须建立电子档案，而非以往仅仅需纸质档案。纸质档案多属于手写文字，纸张也易损坏，存留时期受到限制；而电子档案弥补了其缺陷，占的空间比较小，存储的内容多，且存留时期相当长。电子档案在国内首次出现于2001年，当时高校录用新生均在网上，参与考试的学生须将最基础的资料填入电脑，由此形成了电子档案。在时代的进展下，高校网上录用学生的科技逐步走向熟练，愈来愈多的资料可运用数字化传送实现，怎样能够更加高效的存留住此消息，成了高校学生档案管理需追求的目标。信息数字化高校学生档案管理首要是基于当代通讯、互联网、多媒体信息科技等，构建计算机互联网平台，设立多种多样的学生档案消息库，合理采用智能化的消息处置科技，把数值转化成各种知识，便于更多人的快速查找，而且有着异常安全的保障对于消息资源的运用。该形式下高校学生档案管理显示出资源消息的数字化、资源管制的智力化、使用者查找的便捷化等优势。

二、高校学生档案管理的现状

（一）档案监管者缺乏强烈的管理意识。现阶段，很多高校都有着的现状便是学生档案的监管者缺乏强烈的管理意识，最主要的特征是，对于学生档案的统计形式没有次序性，很多的消息不完整。有些特别的资料本来需放到学生的档案袋中，而由于档案监管者缺乏管理的意识，对此根本不关注，故出现了漏放或是错放。如此对于学生日后的工作与进展等产生不利的影响，易诱发人事档案材料不全等问题。

（二）学生档案监管系统缺乏完善性。目前大部分高校中的学生档案监管系统缺乏完善性，当对学生档案实施整合时，使用的管制形式不够严谨，易出现档案遗漏的状况。很多高校的档案监管者均是于学生邻近毕业时才对于档案实施汇集与整合，如此就很难存入学生的日常分数与奖惩，严重干扰了档案资料的事实性。

（三）档案监管者缺乏一定的专业素养。现今，大部分高校的学生档案监管者缺乏一定的专业素养，他们多是些岁数较大抑或是文化专业程度不怎么高的人，由于其自身没有太多关于学生档案管制的专业常识，故于档案整合管制中易产生不同的失误，这些对于学生日后的工作与进展均有着不利的影响。

（四）档案监管形式较落后。现今，很多的学校在管制学生档案时，采取的是纸质收藏，因纸张的特性，极易导致学生档案的破损，不利于学生将来的工作。还有就是，部分高校只会将学生的成绩单与自身简单状况等放入其中，难以引起工作单位的关注，因没有办法在这些资料中知道更多的信息，不利于学生于就业市场中的竞争。

三、将信息数字化管理模式用于高校学生档案管理的途径

（一）推行数字化档案监管的宣传，强化监管者的管理意识。将信息数字化管理模式用于高校学生档案管理，最先要做的就是大力宣传数字化档案监管的常识，使更多人了解它，尤其令监管者意识到监管的重要性。只要有了意识，学生档案管制者才会更看重这一职责，才会大力提升监管的工作成效，促使学生在日后找工作时更有优势。

（二）健全档案监管机制，提升档案监管的秩序性。完整的学生档案内需包括学生迈入社会的基础消息，像学科分数、个人素养与社会实践等。因此，强化对于学生档案的监管意义重大，可奠定更为有利的根基为学生日后的进展。将信息数字化管理模式用于高校学生档案的监管，需高校持续改进并健全档案监管机制，提升档案监管的秩序性。高校还可将档案管理事项放置到绩效的评估体系内，进而鼓舞更多人主动完成学生档案的监管。

（三）增强档案监管团队组建，提升档案监管者的专业素养。信息数字化管理模式下的高校学生档案管理，拥有一支专业性强的监管团队最为关键。故高校须增强档案监管团队的组建，提升档案监管者的专业素养。当高校选用档案监管职员时，需将专业素养与职责感作为录用的首要因素；对于已经任职于学校的档案监管者，定期对其实施专业性的训练，使其掌握住信息数字化科技，进而提升学生档案监管的高效程度，创造更为有利的条件为学生日后的工作与进展。

（四）采取信息科技监管档案，提升档案监管的数字化程度。信息数字化管理模式属于比较先进的当代化监管形式，将其用于高校管制学生档案，避免了以往高校以纸质形式收藏学生档案造成的破损与不足，实现了电子档案的高效率。高校监管者可设置学生资料库，主要填写学生的各种状况，此种方式也使得对学生资料的查看、存储与修改等更为便利，利于学生日后的进展。

四、小结

总之，将信息数字化管理模式用于高校学生档案管理中很有必要，也有着极高的价值，可通过推行数字化档案监管的宣传，强化监管者的管理意识；健全档案监管机制，提升档案监管的秩序性；采取信息科技监管档案，提升档案监管的数字化程度；增强档案监管团队的专业化素养等途径来实现高校学生档案管理的利益最大化。

作者:张文华 单位:山东广播电视大学

参考文献:

[1]潘澜月.高校学生档案数字化创新管理模式构建策略研究[J].办公室业务,2016(13):127.

[2]傅永珍.现代信息管理技术在高校档案管理中的应用探析[J].科教导刊(上旬刊),2011(12):198-199.