事业单位档案数字化管理问题及对策

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摘要：档案管理是事业单位管理工作的一项重要工作，各项工作的开展都需要它来作为参考依据，是事业单位工作可持续发展目标实现路上的重要组成部分。在信息技术和通信技术体系不断发展的大背景下，数字化技术援助已在档案管理工作得到了很大的成效。事业工作单位管理工作要得到稳定快速的发展，就必须顺应现代数字信息时代的发展趋势，加强数字化管理和信息建设。本文分析阐述了我国国内事业单位档案数字化管理的现状，和数字化管理的作用。最后就如何提高数字化管理水平提出了建议，希望对以后的分析研究有所参考。

关键词：事业单位；档案；数字化管理

事业单位档案是对于事业单位组织工作的构建和发展，对人员调动财务管理的信息保存手段。任何单位和组织，都离不开档案管理，所以需要根据不同时期单位发展的需求，合理制定档案管理策略，将数字化管理归纳入单位工作的重点。在事业单位的工作中，档案管理工作为事业单位的进一步发展打下了提供第一手资料的坚定基础。把档案数字化，通过数据库技术、压缩技术和扫描技术，把传统的纸质、声像保存为归档档案，通过数字化处理之后，可以利用计算机技术大大提高检索的速度，更节省了档案存储空间。所以事业单位必须加强数字化档案的管理整合，有效解决档案管理中存在的问题，使工作得到顺利完善的开展。

一、数字化档案管理分析

（一）数字化档案管理的意义

所谓数字化档案管理，简单地说就是将传统的纸张材质转化为电子形式，记录档案的工作方式也从人工录入转变成计算机录入，实现了档案管理的统一化、标准化。图像、视频等也可以转变为1和0组成的数码序列，统一刻录到存储磁盘当中。数字化管理模式，在档案管理事业中起到了很重要的作用，是我国档案事业一个跳跃性成就。

（二）数字化档案管理现状

1）缺乏现代化管理工具，档案的数字化管理离不开计算机设备的支持。现阶段虽然很多的事业单位都建立了数字化管理模式，也逐渐认识到了数字化管理的重要性，但是管理中缺乏规范化，很多事业单位的计算机设备和计算机软件十分缺乏，导致档案工作数字化无法全面开展。虽然有了数字化管理理念，但是没有硬件设施的配合，提高工作效率的作用将发挥不出来。2）档案检索效率低，数字化档案管理中计算机检索是关键，代替了以往的人工手动检索方式，大大缩减了查找时间，提升了工作效率，不过目前的事业单位在档案检索方面技术不够成熟，检索效率低，阻碍了数字化档案管理的发展，降低了工作质量。3）数字化档案管理的必要性，档案管理分为文书档案、基建档案和人事档案三个部分。传统意义上的档案管理工作效率低，不方便查找，所以数字化管理的优势就体现出来了，查阅更加方便，查找时间缩短，有效提高了经济效益。不再需要大量的人力资源整理，提高了办公效率。提高了档案的利用率，让翻阅档案工作变得方便简单，用户在计算机上就能准确得到有效信息，大大提高了档案的利用效率。

二、档案数字化管理的策略讨论

（一）建立完善的档案管理系统

数字化档案管理是通过运用计算机来进行档案管理，一系列的管理工作是综合性活动，所以需要在工作中建立有效的数字化工作管理系统，事业单位可结合自身的实际情况来制定，其中包含有设备的型号选择、档案整理、档案系统管理、软件开发、光盘备份还有扫描录入、管理查询等系列工作安排。档案管理系统的建立属于数字化档案管理的基本方法，可以在单位的内部建立一个特殊域名的网站，将所有的档案数据统一管理。

（二）档案管理工作责任的合理分配

将纸质档案转化为数字化档案的录入过程是比较复杂的，由于事业单位的各项事务在不断的进行，档案资料内容也越来越多，分类需要非常的详细。以前传统的纸质档案需要专门的工作人员来收取归档并且保存管理，造成很大的负担。因为合理的规划档案管理工作十分重要，需要在数字化档案管理过程中，任何的工作人物和工作问题都要得到有效的解决，工作问题不遗留，把档案资料完善的编辑和分类，可以专门规划几名工作人员共同参与规划工作，保证上交档案格式的整齐规范。

（三）档案管理工作的标准化

事业单位的档案数字化管理工作除了对于现存的档案进行数字化扫描录入、建立各种档案表格、财务档案、员工档案等分门别类的信息输入工作之外，还需要根据单位工作的实际需要，把档案的提交格式和时间等进行统一规定，便于工作人员统一录入管理。对于档案工作管理的标准化制度设定，就是针对档案来源、类型以及存档位置制定统一的档案资料范本，要求各部门按照标准来执行工作，能够有效提升录入和检索工作的完成。

（四）保证档案的安全管理

数字档案不同于以往的传统文件档案，在管理工作上就有很多特殊性，建议事业单位在进行数据库建设时，选择合适的设备进行档案保存和备份，根据档案的重要程度来选择不同的保护级别，让档案管理人员能够获得有效的处理效果，积极保障系统的工作能力，提高系统数据的安全性是数字化档案管理的重中之重。

三、结语

数字化信息技术已经是现在社会中主流的工作技术种类之一，在档案管理中运用信息技术，实现数字化档案管理模式，使得档案管理的工作质量和效率得到有效提高，数字化管理模式已经成为了档案管理的主要趋势，事业单位在工作中必须重视这一现实，在工作中积极引进计算机信息技术，培养专业的档案管理人才，全方位推动我国事业单位档案管理数字化的发展。

作者:邢炜 单位:河北省广播电视技术中心

参考文献:

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