大数据时代实物与声像档案数字化管理

时间:2022-09-29 08:57:39

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大数据时代实物与声像档案数字化管理

摘要:信息化技术的飞速发展,带动了信息的高速传播,信息量也呈现出了几何递增的趋势,大数据时代随之到来。在大数据背景下,档案管理呈现出数字化管理的特点,传统的档案管理模式暴露出许多缺陷和问题。对于管理人员而言,如何适应大数据时代的要求,做好实物声像档案数字化管理,是需要重点研究的课题。本文结合大数据时代的特点,对实物与声像档案的数字化管理策略进行了分析和探讨。

关键词:大数据时代;实物声像档案;数字化管理

档案主要是针对相关部门生产经营活动的一种历史记录,是具有保存价值的文档资料,可以对部门发展的真实情况进行反映,是内部管理的重要组成部分。在当前大数据时代,传统的档案管理模式暴露出许多问题,需要及时引入现代信息技术,实现实物与声像档案的数字化管理,提升档案的管理水平。

一、大数据背景下的档案管理特点

(一)大数据时代的特点

大数据也称巨量数据,指数据量极其巨大,无法通过现有的主流数据处理软件,在合理的时间内进行采集、管理、处理的资讯。大数据是继移动计算、物联网、云计算等信息技术之后的又一个新兴事物,是在信息技术快速发展的基础上产生和发展起来的。当数据容量在10TB-1PB之间时,就可以称之为“大数据”。大数据的特点,一是信息容量庞大,能够达到1ZP(约为1.0×1012GB)的数量级,与传统1TB(约为1.0×103GB)的数量级相比要远远超出;二是处理效率极高,信息流能够进行实时计算存储,依托于网络可以实现高速传输;三是信息结构多样,除传统的文本信息,还包括了音频、视频、图像等多样化的内容,在为人们提供更加高效的数据服务的同时,也在一定程度上增大了信息处理的难度。

(二)数字化档案管理的应运而生

大数据时代,在信息化技术飞速发展的影响下,档案信息逐渐向着数字化的方向发展,数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比,数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群,能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集,通过数字化加工存储,形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质,可以看作是对数字信息进行存储的数据库,可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储,用户能够通过连接网络的终端设备,随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展,信息存储方式也在不断变革,相比较传统的纸质载体和胶片载体,在存储同等数量信息的前提下,电子存储设备的价格更加低廉,而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势,也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言,在实物、声像档案中实现数字化管理,应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势。

二、传统实物、声像档案管理存在的问题

实物档案是指以物质实体为载体,能够反映相关单位和部门职能活动以及历史事件的,具有保存价值的物品,其具有档案本身所具备的原始性、直观性以及确定性的特征,包括各类证书、奖杯、锦旗、名人字画、牌匾等;声像档案则是以感光材料或者磁性材料为载体,通过声音、图像的方式对各种活动进记录,形成的具有保存价值的历史记录,包括照片、磁带、录像带等。实物档案和声像档案都是全宗档案的重要组成部分。在传统的实物、声像档案管理中,大数据时代的影响使得档案数量持续增长,而由于档案载体的多样性,在管理中存在着一些问题。

(一)工作环节重复

在实物和声像档案管理中,由于载体众多,为了方便管理需要首先进行分类,针对不同的档案载体采取不同的管理方式。在这种情况下,不仅工作量巨大,而且存在着大量的重复劳动,对于人力资源的需求巨大,而且不同载体在材质上的差异性对于管理工作提出了更高的要求,加大了对复合型人才的需求。

(二)资金投入巨大

与常规的文书档案不同,实物档案和声像档案的载体更加特殊,对于存储环境有着更加严格的要求。为了提高管理效率,对档案进行保护,需要购买专门的存储设备,尤其是对于一些媒体部门,其对于声像档案管理工作要求极其严苛,存储设备的专业性也更强。在这种情况下,购买存储设备会导致成本的增加,给企业的生产经营造成一定的负面影响。

(三)影响体系构建

对于企业而言,构建完善的档案管理体系,是提高档案管理效率的关键所在。而对于实物、声像档案而言,管理体系的构建需要能够同时满足档案的收集、鉴别、整理、存储、转递以及查阅等多方面的业务需求,集合相应的模块化设计以及网络技术,才能够实现高效快捷的数字化档案管理。如果依然沿用传统的档案管理模式,很难形成满足上述需求的系统化模式,可能导致归档不完整、管理混乱等问题,进而影响档案管理的优秀性。

(四)档案保护措施不够

许多单位在实物和声像档案入库后,没有采取相应的保护措施,一方面加大了档案检索的难度;另一方面部分存储时间较长的档案可能会出现损坏和报废的情况,导致档案资料的丢失。

三、大数据时代实物、声像档案数字化管理策略

以数字化技术实现对于实物、声像档案的管理,可以将证书、奖章、照片、视频等进行相应的数字化处理,经转录和编码后,存储在计算机平台中,利用专业的管理软件,可以大大提高档案检索的效率,同时具有更高的存储价值。具体来讲,在大数据时代背景下,实物、声像档案的数字化管理应该从以下几个方面着手:

(一)数字化采集

数字化采集主要是利用专业的数字化设备,将实物、声像档案转化为数字化信息,实现相应的档案采集。例如,针对照片、证书等档案,可以利用扫描仪等设备,将收集到的资料扫描到计算机系统中,同时对其进行编码和保存,实现档案的数字化管理。对于数码胶片等声像档案,可以依托于互联网技术,实现数据资料的网上采集,然后对采集到的所有信息进行分类归档。与传统数据采集方式相比,数字化采集可以进一步提高资源的利用价值,同时采集到的信息便于进行管理和保存,即使数据损坏或者丢失,只需要再次采集即可,不会对原来的实物、声像档案载体造成影响。

(二)数字化处理

数字化处理必须依照相同的标准,确保处理后的数据信息格式统一,方便进行归档和管理。同时,为了保证良好的档案检索效率,确保用户能够以最快的速度、最短的时间获得自身需要的目标资源,就必须针对采集到的档案信息进行统一编码。例如,在对视频光碟类型的声像档案进行管理时,必须关注录制的镜头和场景,将视频中涉及的制片、编导、演员等资料进行相应的编目。应该认识到,档案管理的主要目的,并非是对各类文献资料等的保存,而是为了方便使用,因此必须做好编目工作。由于实物、声像档案本身的特点,编目工作量巨大而且工序比较繁琐,需要耗费大量的时间,必须依照统一的标准,强化档案管理人员的责任意识和质量意识,保证较高的编目水平,为用户提供更加完善的服务。

(三)数据库建设

资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量,在实物、声像档案的数字化管理中,应该构建完善的在线数据库,做好档案的整理和分类。以声像档案为例,结合其特点,可以分为图片、音频和视频三种不同的类型,通过合理分类,可以提高管理与检索的效率。同时,档案分析人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。例如,在企业档案管理中,结合企业经营管理的实际需求,可以利用检索查询方式将在线数据库分为专题专项信息数据库、时间信息数据库、项目工程建设信息数据库,而为了进一步提升数据库的使用价值,在对在线数据库进行建设时,必须结合实际情况,采取针对性的措施,严格依照相应的档案管理标准,确保资源的有效共享。另外,考虑到实物、声像档案的特殊性,即使转化为数字化档案,仍然需要占据大量的存储空间,需要不断进行系统升级。对此,可以构建在线档案,减少对存储空间的占用。具体来讲,可以将磁盘数据分为近线数据流磁带库和离线数据流磁带库,结合数据库的利用率进行分别存储,从而提高系统存储空间的利用率。实践证明,这种方式不存在安全风险,而且具有非常显著的效果,是当前技术条件下数字化档案管理的一种有效手段,值得进行推广。

四、结束语

总而言之,信息化技术的发展和普及,带动了大数据时代的到来,对于档案管理工作也产生了巨大的冲击。在这样的背景下,传统实物、声像档案管理模式暴露出许多的问题,影响了档案管理水平的提高。档案管理人员应该及时更新观念,利用信息化技术,实现实物、声像档案的数字化管理,确保档案管理的效果,为人们提供更好的服务。

作者:宋茜 单位:中铁大桥局一公司档案室

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