地勘单位档案数字化管理路径探讨

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档案是一个单位发展进程的历史记录，是单位的信息库，是其生产、发展和创新的重要来源。随着科技进步，计算机技术和互联网的普及，数字信息技术在各个领域的发展和应用越来越广泛，地勘单位档案的数字化管理已成为今后档案管理的主要发展方向。

一、地勘单位档案管理的现状

目前，很大一部分地勘单位的档案还处于传统的手工管理阶段，人工运作的传统管理随着时代的发展渐渐显露出其缺陷和不足。

（一）档案整理不规范。面对数量众多的库藏档案，有的地勘单位甚至没有制定档案分类标准，在档案整理阶段，几乎都是人工操作，随意性很大。档案作为一个单位工作活动的历史记录，是极其珍贵的历史资料，其参考凭证价值也是其他普通文字材料所不可比拟的，在查阅量很大的情况下，档案管理人员往往忽视了文件材料的规范整理。有时还会有工作人员随意摆放、借出的档案没有及时归还等现象发生，这也给后期的档案查阅工作带来极大不便。

（二）档案检索效率低。目前大部分地勘单位的档案检索途径有人工检索和计算机检索两种方式。近年来，随着信息技术、互联网理念的深入人心，以及计算机操作等知识的普及在很大程度上促进了档案数字化建设的发展，但就实际来看，手工检索仍是大多数地勘单位档案管理采用的主要查阅手段，尤其是在一些边远地区以及一些发展相对不均衡的地勘单位或地质队伍，大部分注意力都放在如何发展经济上，忽视了档案数字化建设工作，从而导致了档案检索效率的低下。

（三）档案毁损时有发生。地勘单位保存的档案，尤其是一些地质勘查资料，很多具有保密性和极高的科研价值，传统档案保管多以纸质形式存放。大部分地勘单位成立于上世纪五六十年代，历史久远，不少档案资料的形成时间较长，在借阅过程中，发生损坏是不可避免的，这对于档案的管理十分不利。档案资料一旦损毁难以复原，无形的损失不可估量。

（四）投入不足，人员素质偏低。随着数字化建设的推广，部分地勘单位的档案管理进行了数字化建设试点，但依旧没有得到普及。有的是因为资金投入不足，设备无法更新，有的是因为历史遗留问题多、包袱重的原因下不得不暂缓档案数字化建设，还有的源于档案管理不受单位重视，安排非专业人员进行管理，有的还是兼职，有的管理人员不思进取，安于现状等，所有这些，都成了档案数字化建设的桎梏。

二、实施档案数字化管理势在必行

（一）档案保存更安全、完整。地勘单位的地质勘查材料很多都是在野外形成，在传统纸质档案管理模式下，第一手材料的保存和传递在很大程度都依赖于单位的人力、物力，并受时间、距离、气候、温度等的影响，而在数字化管理模式下，地质勘查资料的保存和传递演变为电子版，其保存将更完整、安全，时间也会更长。随着存储方式的多样，存储容量的增大，传递和保存将更为便捷、稳定。

（二）档案资源充分共享。地质勘查、地质灾害治理等档案资源实现数字化管理，不仅在单位内部可以交流和共享，在与其他机构、兄弟单位之间也能相互传递和利用，除提高档案信息的共享利用之外，还能实现优势互补、取长补短，实现资源的交换互补，促进了解和共同进步。

（三）办公效率的进一步提高。在传统档案管理模式下，地勘单位档案更多地依靠人力管理和手工操作，时间成本很高，大量档案材料占据的空间也大，由于缺乏专业人才进行系统的档案管理工作，出错率也比较大，很难达到档案管理规范。在档案数字化管理模式下，档案的形成、传递、利用等环节都由计算机完成，使得档案的收集、分类、统计、查阅等工作变得简便、快捷、有序、高效，极大地提高了档案管理工作的效率。

（四）档案的机密性、实效性得到保证。多数地质勘查档案本身具有机密性。在传统模式下，档案通过人工传送容易丢失延误，容易造成泄密。实现档案管理数字化以后，相关管理人员可以通过设置管理权限对需要保密的档案进行管理，从而保证档案的安全。同时，在档案数字化管理模式下，只要输入相关关键词就能查阅到自己想要的资料，且用户可以在任何时间、地点通过计算机进行检索和利用档案信息，大大节约了人力、物力和财力。

三、实现档案数字化管理的路径

实现档案数字化管理是时代的需求，是社会科技进步的结果，是大势所趋，地勘单位在经济发展新常态下，需要借助大量的档案资源为经济社会可持续发展提供助力，地勘单位实现档案数字化管理的路径包括以下几个方面。

（一）理念先行。地勘单位管理者要树立信息管理意识，更新档案管理理念。随着我国各项工作数字化进程的推进，地勘单位档案管理数字化成为必然，只有革新地勘单位管理人员的管理理念，才能在思想上为工作创新提供动力和源泉。只有认识到信息技术对档案管理工作的重要性，才能不断强化档案数字化管理理念，逐步向数字化管理过渡。

（二）制度保障。地勘单位要建立健全档案数字化进程中的各项规章制度，完善管理机制，加强制度机制建设，保障制度机制执行力度。制度建设是做好档案数字化管理工作的前提和保障，档案数字化管理的制度建设包括档案的收集、归档、存储、利用等各个环节。档案数字化管理需要单位建立健全科学完善的制度体系，通过制度来促进档案数字化管理工作的规范化、科学化。科学的制度更需要有科学的机制来保证其实施，就需要将岗位职责等纳入考核办法，调动工作人员的积极性，促进工作的规范有序和健康发展。

（三）构建平台。地勘单位档案数字化管理系统构建，包括数字化管理系统内网、外网分离，档案管理办公自动化，搭建信息共享平台，新型档案管理软件开发等。在已试行档案数字化管理的地勘单位，多数档案管理系统也只是实现了部分档案的目录级管理，而更为方便、快捷、准确的全文检索还没有及时跟上；在有的地勘单位已经实现办公系统自动化的情形下，还需要搭建平台，进一步构建一套完善的档案管理信息系统，进一步提高管理效率和档案利用率。同时，还需要注意利用物理隔离、设置防火墙等多种方式对内外网进行隔离，过滤数据，以保障档案管理系统的安全性。

（四）保障投入。加大扶持力度，营造良好的档案工作环境，培育一支优秀的档案管理队伍。除了为档案工作人员提供学习、交流分享的机会，还需要单位重视对档案数字化管理的投入，保障资金的支持力度，配置适应地勘单位发展规模的软件硬件设备，安装高性能高质量的网络安全软件，确保档案数字化管理系统的正常运行。

（五）优化队伍。无论是资金支持还是制度保障，最终都会落脚到具体从事档案管理工作的人员上，因此，加强档案管理工作人员的计算机应用知识学习和实际操作技能，掌握专业技能，提高专业素质，不断更新知识，融入现代化档案管理理念，并与地勘单位从事的各项业务结合，使得地质勘查档案的利用更有针对性和实用性，对实际工作更具有指导作用和参考价值，多项措施齐头并进，才能在经济文化不断飞速发展的大环境下，确保档案数字化管理工作更加安全可靠、实用高效，才能在新常态下，为地勘单位更好更快、更科学地实施可持续地发展提供助力支持。

作者:张勘华 单位:四川省煤田地质局